Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
8. SAMLAD TILLGÅNG TILL VERKSAMHETSINFORMATION
8.1 DETTA DOKUMENT
Sid
66 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
Detta dokument är underlag till förstudien e-arkiv och e-diarium. Syftet är att beskriva SKL:s syn på
faktorer som ligger bakom och som driver behovet av samlad tillgång till verksamhetsinformation
från offentlig sektor, realiserat genom e-tjänster i form av e-diarium och e-arkiv. Den genomgående
idén är att information är en viktig resurs och att det är den digitala informationens användning och
användbarhet som ska möjliggöras, förbättras och utvecklas.
8.2 BAKGRUND OCH NULÄGE
8.2.1 Beskrivning av idén
Att inrätta för staten gemensamma tjänster för e-diarium och e-arkiv som ska vara tillgängliga för
kommuner och landsting att ansluta till.
De gemensamma tjänsterna för e-diariet och e-arkivet skapas på ett sådant sätt att befintliga och
framtida system – i forma av e-tjänster eller verksamhetssystem av olika slag kan ansluta för att söka,
hämta och lämna information. Härigenom kan alla – personer verksamma i myndigheter,
förvaltningar, bolag och andra organisationer, liksom privatpersoner – få tillgång till den information
de har rätt till.
E-diariets uppgift är att möta behov av registrering av allmänna handlingar, framför allt är detta av
betydelse i det tidiga skedet av informationshanteringsprocessen.
E-arkivets uppgift är att möta behov av att söka, lämna, hämta och använda verksamhetsinformation i
enlighet med behoven. E-arkivets uppgift är också att ge en överblick över den information som finns
i e-arkivet samt över informationsstrukturen.
E-arkivstjänsten kan mer ses som ett logiskt förhållningssätt än en teknisk lösning för att ge
elektronisk tillgång till information oavsett var i samhället den informationen är belägen.
Den e- tjänst som härmed skapas är informationsförsörjning.
Avgränsningen är att det handlar om verksamhetsinformation, dvs. allmänna handlingar i form av
digitala dokument, bilder, film, databaser, webbsidor och olika former av rådata och annat som
tillkommer och som tas om hand inom ramen för verksamheternas tjänsteutövning.
I fokus står informationen, dess användning och användbarhet. Det handlar om idag, i morgon och så
länge den behövs.
Idén är att genom dessa gemensamma tjänster skapa en grundtjänst, teknisk eller virtuell, kopplad till
de e-tjänster och verksamhetssystem som finns och som tillkommer inom offentlig sektor.
Offentlig sektor är närmast oöverskådlig med ca 350 statliga myndigheter, 290 kommuner bestående
av ett varierande antal förvaltningar bolag och stiftelser och 21 landsting och regioner bestående av
ett varierande antal förvaltningar, bolag och stiftelser. För den enskilde privatpersonen eller