Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
56 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
Vid större statliga myndigheter som Skatteverket och Försäkringskassan är kostnaden för att införa
en intern arkivlösning för allmänna handlingar i elektronisk form normalt betydligt högre – oftast
mellan 20 – 50 miljoner per myndighet. Spannet i snittkostnad blir här större eftersom den slutliga
kostnaden är beroende av vilken funktionalitet respektive myndighet utvecklar i sin arkivlösning och
hur generell lösningen är i förhållande till myndighetens olika verksamhetssystem. Hur mycket
myndigheten satsar på att ta fram ”mjuka delar” som leveransinstruktioner, avtalsmallar, checklistor,
arbetsrutiner och liknande påverkar också. Begränsas kraven på funktionalitet kan kostnaden för ett
införande troligen pressas ned under 20 miljoner kronor, men värdet av investeringen blir då mer
tveksam. I de fall då datamängderna som ska processas är stora kan kostnaden istället bli högre än 50
miljoner kronor.
Idag används ISO-standarden OAIS för att minska tiden och kostnaden för utveckling av digitala
arkiv. OAIS-modellen har gett och ger avsevärda besparingar för de enskilda projekten. Att utveckla
en specifikation för SLI enligt förstudiens förslag som är gemensam för samtliga myndigheter kan på
motsvarande sett antas minska snittkostnaden för att införa ett digitalt arkiv. Minskningen kan
uppskattas till minst 10 % jämfört med dagens situation där varje myndighet utvecklar sin egen
lösning. Den uppskattningen inkluderar kostnadshämmande faktorer som samordnad upphandling av
hård- och mjukvara samt ökade möjligheter till flexibla lösningar för drift och förvaltning. En
gemensam specifikation för SLI förenklar dessutom initiering och genomförande av projekt för att ta
fram digitala arkivlösningar vid de statliga myndigheterna.
Tar man dessutom hänsyn till att förstudiens förslag innebär att det kommer att finnas en generell
informationsmodell, beskrivningar av informationsflöden, generella mallar, beskrivningar av mallar
och gränssnitt mm som myndigheterna kan nyttja, kommer den verkliga minskningen av
snittkostnaden för införande av SLI troligen att istället vara runt 20 – 30 %. För de myndigheter som
har en stor andel bevarandehandlingar, eller genomgår organisationsförändringar där verksamheter
överförs till en annan statlig myndighet, minskar snittkostnaden ytterligare.
Kostnadsbesparingar och andra nyttor vid införande av gemensamt SLI
En standardiserad nationell specifikation för SLI ställer krav på viss enhetlighet och standardisering
av myndigheternas verksamhetssystem för att de ska kunna exportera information till myndighetens
interna SLI. Detta kan uppskattningsvis sänka myndigheternas årliga IT-kostnader med cirka 5 %,
kopplat till i första hand lagring och systemförvaltning, där den senare har en tendens att bli den
dominerande kostnadsposten sett över ett systems hela livstid. Procenttalets storlek beror dock av
faktorer som hur stor den enskilda myndigheten är, hur myndighetens tekniska arkitektur är
sammansatt, antal system med allmänna handlingar med mera. Utformas den nationella
specifikationen för SLI så att den kan användas även vid upphandling av e-tjänster och vid
informationsutbytet mellan myndigheterna, kommer detta att ytterligare dämpa de årliga ITkostnaderna.
Detta stöds av de beräkningar utifrån fallstudier för en nationell specifikation för SLI
som förstudien har gjort.
Sammantaget ger detta en förväntad utveckling av IT-kostnaderna fram till 2020 utifrån olika
scenarier som framgår av fig. 3 nedan. Den röda linjen visar kostnadsutvecklingen inom staten om earkivfrågorna
fortsätter att skötas på samma sätt som idag. Den blå linjen visar kostnadsutvecklingen
vid ett införande av en nationell specifikation för SLI, inklusive kostnaderna för att utveckla och
bygga upp sådana verksamheter vid de statliga myndigheterna. Den gröna linjen visar
kostnadsutvecklingen om man tar hänsyn till effekterna av såväl att SLI införs hos statliga