Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
58 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
informationsförsörjning uppstår fördelarna med en gemensam specifikation först vid
vidareutveckling av en SLI-lösning eller då en vald SLI-lösning ska ersättas. En specifikation för SLI
kan också vara till fördel vid organisationsförändringar då allmänna handlingar behöver överföras
inom eller mellan kommuner.
Ett flertal landsting har de senaste åren byggt upp verksamheter och skapat tekniska lösningar för
långsiktig informationsförsörjning, exempelvis Stockholms Läns Landsting, Region Skåne och R7samarbetet.
R7 är ett samarbete mellan sju stycken landsting för att ta fram gemensamma lösningar
för SLI. Nyttan med en gemensam specifikation för SLI torde för dessa organisationer bli mindre i
det korta perspektivet. På längre sikt, vid vidareutveckling och omfattande organisationsförändringar,
borde även dessa landsting ha nytta av en gemensam specifikation.
För en medelstor eller liten primärkommun är situationen ofta annorlunda. I de flesta fall är den egna
organisationen för liten för att man ska avdela resurser för utveckling inom informationshantering
inkluderande digital arkivhantering. Det är ganska vanligt att den lokala praktiska kunskapen i digital
arkivhantering är begränsad liksom kunskapen om hur den digitala arkivhanteringen påverkar
kommunens verksamhet. Att initiera ett stort utvecklingsprojekt för att ta fram en verksamhet för
digital arkivering är i många fall inte något som prioriteras med tanke på många kommuners
ansträngda budget. Man har andra verksamheter vilka ganska naturligt upplevs som mer angelägna,
exempelvis kan detta gälla att ha en fungerande infrastruktur, skola eller omsorg.
Det pågår flera samverkansprojekt mellan kommuner och landsting om frågor kring digitala arkiv.
De mest aktuella just nu är Samarbetsgruppen Nationell e-Arkivsamverkan (ENSAM), som arbetar
för sektorsövergripande kunskaps- och erfarenhetsutbyte kring SLI, och Sambruksprojektet
Elektroniskt bevarande, där 42 kommuner samarbetar för att förbättra möjligheterna för kommuner
och andra myndigheter att leva upp till offentlighetslagstiftningens krav på bevarande av allmänna
handlingar i elektronisk form. En gemensam specifikation för SLI borde underlätta arbetet i dessa
samverkansprojekt.
En annan variant är att flera kommuner går ihop och tar fram en gemensam organisation i form av ett
verksamhetsstöd för långsiktig informationsförsörjning, på liknande sätt som många närliggande
kommuner samarbetar i frågor om vattenförsörjning och återvinning. Även här skulle en framtagen
specifikation för SLI vara av stor nytta.
För en liten kommun kan det vara naturligt att istället avropa eller upphandla systemstödet för
långsiktig informationsförsörjning som en e-tjänst. Om det finns en gemensam nationell specifikation
för SLI skulle det underlätta en upphandling eller avrop, genom att man fick en färdig kravbild att
utgå från. Dessutom skulle kommunen få riktlinjer och anvisningar för hur man bygger upp den egna
organisationen för informationsförvaltning, förutom det rena systemstödet som kan erbjudas av en
extern leverantör. För varje kommun behöver inte besparingen bli så stor, utan den rör sig grovt
räknat om cirka 5-10 % av kostnaden för att ta fram en verksamhet för långsiktig
informationsförsörjning. På nationell nivå blir detta naturligtvis en avsevärd summa med tanke på
antalet kommuner.
Ytterligare en fördel med en gemensam specifikation, som inkluderar mjuka delar såsom beskrivning
av förvaltningsrutiner, avtalsmallar, informationsmodell och checklistor, är att den ger en
kvalitetssäkring vid utvecklingen av den egna arkivverksamheten. Konkret kan det innebära att risken
minimeras att kommunen förlorar allmänna handlingar, oavsiktligt bryter mot lagkrav eller initierar