Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
2.1.6 Allmänna dokumentationskrav<br />
Dokumenttyp<br />
Underlagsmaterial<br />
Identitet/Dnr<br />
RA 230-2010/3161<br />
Status<br />
Slutlig<br />
Version<br />
1.0<br />
Fig. 2 Krav på registrering <strong>och</strong> <strong>arkiv</strong>redovisning<br />
Sid<br />
11 (80)<br />
Versionsdatum<br />
2010-12-13<br />
Enligt 15 § förvaltningslagen ska uppgifter s<strong>om</strong> en myndighet får på annat sätt än gen<strong>om</strong> en handling<br />
<strong>och</strong> s<strong>om</strong> kan ha betydelse för utgången i ärendet antecknas av myndigheten, <strong>om</strong> ärendet avser<br />
myndighetsutövning mot någon enskild. Anteckningarna bör i allmänhet dateras <strong>och</strong> undertecknas av<br />
den tjänsteman s<strong>om</strong> har gjort dem innan de läggs till övriga handlingar i ärendet.<br />
I 4 kap. 3 § offentlighets- <strong>och</strong> sekretesslagen föreskrivs, s<strong>om</strong> tidigare nämnts, att en myndighet s<strong>om</strong><br />
använder sig av en upptagning för aut<strong>om</strong>atiserad behandling för handläggning av ett mål eller ärende,<br />
ska tillföras handlingarna i målet eller ärendet i läsbar form, <strong>om</strong> inte särskilda skäl föranleder annat.<br />
Bestämmelsen är en förutsättning för partsinsyn <strong>och</strong> följer av stadganden i förvaltningslagen,<br />
förvaltningsprocesslagen <strong>och</strong> rättegångsbalken. Det är myndigheten själv s<strong>om</strong> får avgöra i vilka fall<br />
man bör underlåta att överföra en upptagning till läsbar form. Ett särskilt skäl kan vara att<br />
upptagningen finns lätt tillgänglig, t.ex. via bild7 skärm. Enbart det förhållandet att upptagningens<br />
innehåll är enkelt, t.ex. anger endast att en viss upplysning saknas i ett register, är däremot normalt<br />
inte tillräckligt för undantag från huvudregeln. Bestämmelsen avser endast upptagningar s<strong>om</strong><br />
används i mål eller ärenden, men <strong>om</strong>fattar såväl personuppgifter s<strong>om</strong> andra uppgifter.<br />
Av 21 § myndighetsförordningen framgår att det för varje beslut i ett ärende ska det upprättas en<br />
handling s<strong>om</strong> visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem s<strong>om</strong> har fattat beslutet, vem s<strong>om</strong> har<br />
varit föredragande <strong>och</strong> vem s<strong>om</strong> har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i<br />
avgörandet.<br />
2.1.7 Organisation <strong>och</strong> struktur<br />
En myndighet ska enligt 4 kap 1 § offentlighets- <strong>och</strong> sekretesslagen ta hänsyn till rätten att ta del av<br />
allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar <strong>och</strong> vid övrig hantering av<br />
allmänna handlingar. I 6 § <strong>arkiv</strong>lagen finns en bestämmelse <strong>om</strong> att myndigheten ska organisera<br />
<strong>arkiv</strong>et på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas.