Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
49 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
Med juridiska beroende avses påverkan i form av regelverk i lagar, förordningar, föreskrifter och
allmänna råd. Det borde inte finnas några juridiska hinder för ett gemensamt ramverk för metadata.
Däremot finns regler och allmänna råd om uppgifter som ska finnas om diarieförda handlingar och
andra allmänna handlingar och som skulle kunna omsättas till metadata i ett ramverk. Här
sammanfattas dessa:
- Enligt 4 kap 1 § i Offentlighets- och sekretesslagen bör det framgå när uppgifter har tillförts en
allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett.
- Enligt 5 kap 1- 4 § i Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras.
Detta gäller för handlingar som innehåller sekretess och där undantag från
registreringsskyldigheten inte finns. Även handlingar som inte innehåller sekretess registreras i
myndigheternas diarier. Uppgifter som ska finnas på registrerade handlingar är datum när
handlingen inkommit eller upprättats, diarienummer eller annan beteckning som handlingen
fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare
samt i korthet vad handlingen rör.
- Enligt 5 § första punkten i Arkivlagen ska myndigheterna vid registrering av allmänna
handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivvård.
- Enligt 6 kap. 3§ och 7 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1 ändrade
RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, framgår att myndigheterna ska upprätta en
klassificeringsstruktur och att denna bör användas som utgångspunkt vid registrering enligt
Offentlighets- och sekretesslagen. Enligt 6 kap 16 § i samma föreskrift ska i arkivförteckningen
finnas uppgifter om beteckning på handlingsslaget, namn på handlingsslaget, namn på ingående
handlingstyper, handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation, gallring, och
sekretess.
- I Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:5) om registrering lämnas grundläggande regler om
hur registreringen kan organiseras genom beteckningar i registret, planer som stöd för
registreringen och om ändringar i registret.
6.3 VAD SKA VÅRA SLUTSATSER LEDA TILL?
Rekommendera att ett e-ramverk tas fram utifrån de standarder som redan finns med nationella
anpassningar. Detta är inget som måste utredas från grunden utan snarare värderas och beslutas
eftersom standarder finns, jmf exempelvis metadata kring vårdinformation inom landstingsområdet.
Sedan utgår man från det utarbetade ramverk och tar fram tillämpningsanvisningar för
myndigheterna. Jämför med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) arbete med
Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), ISO 27 000, och tillämpningsanvisningarna Basnivå
för informationssäkerhet (BITS) 37.
Ett ramverk kommer behöva uppdateras och uppgraderas med tillägg och för detta behövs en
förvaltning, se ovan.
Man bör göra en test i form av pilot genom att ta in dokument från flera myndigheter och se om det
fungerar i en liten skala.
Validering och konvertering av dokument bör kunna tillhandahållas som en tjänst och inkluderas i edelegationens
tjänstekatalog. Jämför W3C:s öppna validering av HTML-kod som anger om denna
37 Se vidare Myndigheten för samhällsskydd och beredskap på www.msb.se (20101202)