Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 En gemensam hantering av digitala signaturer finns inte heller inom offentlig sektor. Sid 61 (80) Versionsdatum 2010-12-13 De flesta e-tjänster, såsom ett gemensamt e-diarium för allmänheten och e-tjänst för registrering av allmänna handlingar, behöver en grundläggande modell för informations- och ärendehantering för att man inte ska behöva lita bara till fritextsökningar, ostrukturerade sökmaskiner och liknande. Alternativet är fortsatt höga kostnader vid införande och förändringar av informations- och ärendehanteringen och fortsatta problem med att integrera informationsutbytet mellan myndigheter. 7.2.1.2 Förslag För att åtgärda problemen föreslår förstudien att enkla förvaltningsgemensamma specifikationer för informationshantering, med fokus på ärendehantering, utvecklas och antas. Det handlar alltså om att bygga upp grundläggande gemensamma ordningsprinciper för informationshantering inom offentlig sektor. En myndighet bör också utses som ansvarig för förvaltningen av framtagna specifikationer och rekommendationer. Om förvaltningsgemensamma specifikationer för informationshantering tas fram, kan även e-tjänster som använder ärendebegrepp utvecklas och förvaltas både enklare och billigare. Förslaget kan ses som ett komplement till Kammarkollegiets ramavtalsupphandling av e-tjänster för diarieföring och ärendehantering, då de gemensamma specifikationerna kan användas vid avrop och upphandling av e-tjänster. 7.2.1.3 Nyttoeffekter med genomförda förslag Om gemensamma specifikationer för informationshantering utvecklas och antas så bedömer förstudien att följande nyttoeffekter kommer att uppnås: • Enklare och billigare att kommunicera allmänna handlingar mellan system och myndigheter. • Ökad interoperabilitet mellan organisationer och system i enlighet med EU-direktiv. • Förenklad och kvalitetssäkrad återsökning av handlingar och ärenden för både medborgare och myndigheter. • Enklare att styra gallring av handlingar om grundläggande gemensamt metadata finns att tillgå. • Enklare och billigare överföring av bevarandehandlingar till arkivförvarande institutioner eller till annan myndighet vid organisationsförändringar. • Ökade möjligheterna att mer kostnadseffektivt införa nya dokumenthanteringssystem. • Förenklad upphandling och avrop av e-tjänster som rör ärendehantering. 7.2.2 Kostnadsuppskattningar för genomförande av förstudiens förslag 7.2.2.1 Basnivån, alternativ 1, gemensam specifikation för informationshantering Uppskattat resursbehov för att ta fram en utprövad gemensam specifikation för informationshantering (med fokus på ärendehantering) för offentlig sektor är cirka 15 personer under maximalt 2 år. Detta skulle ge en projektkostnad på omkring 15 miljoner kronor. Denna kostnad inkluderar både kostnaden för att ta fram och beskriva gemensamma funktionella krav, och krav som rör ärendemodell, livscykel och metadata. Framtagna specifikationer skulle behöva prövas praktiskt i en
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 62 (80) Versionsdatum 2010-12-13 öppen källkodlösning eller genom upphandling eller avrop utifrån framtagna specifikationer, och även detta inkluderas därför i kostnadsuppskattningen. Kostnaden kan dock bli högre om inte klara avgränsningar görs för vidare arbete i exempelvis krav på slutprodukter och avgränsningar. 7.2.2.2 Påbyggnadsnivån, alternativ 2, gemensamma e-tjänster Om basnivån med förvaltningsgemensamma specifikationer har genomförts finns det ett antal etjänster som lättare kan utvecklas. Exempel på detta är: • Gemensamt ”metadata repository”, ungefär termkatalog. Gemensam katalog för definition och utbyte av termer inom offentlig sektor. • Allmänhetens E-Diarium. Ett gemensamt diarium för allmänheten som finns tillgängligt via internet. • Myndigheters registreringstjänst. Enklare system för mindre myndigheter där allmänna handlingar kan registreras enligt lagkrav. • E-tjänst för enklare ärendehantering för mindre myndigheter. • Alla framtida e-tjänster som använder någon form av ärendebegrepp. Kostnaderna för att utveckla dessa e-tjänster måste beräknas i anslutning till respektive tjänst. Kostnadsnivån beror bl.a. på om det finns behov av författningsändringar och vilka funktionalitetskrav som ställs. Även krav på omfattande undantagshantering kan skapa stora utvecklingskostnader. 7.2.3 Besparingsuppskattningar Den potentiella besparingen för offentlig sektor (både kommunal och statlig) blir betydande om en gemensam specifikation enligt basnivån ”Gemensam specifikation för informationshantering” skulle utvecklas. Detta kan belysas med följande räkneexempel: Om man utgår från att 100 utvecklingsprojekt som rör ärendehantering initieras under de närmaste 5 åren, och om varje projekt antas bli 1 miljon kronor billigare beroende på att det redan finns en gemensam ärendemodell framtagen, blir besparingen totalt 100 miljoner totalt för denna period. Jämför man den siffran med kostnaden för att ta fram en gemensam specifikation, som ovan beräknats till ca 15 miljoner, är det uppenbart att det rör sig om mycket stora belopp som kan sparas. Dessutom blir det enklare och billigare att utbyta information mellan myndigheter och system, vilket antagligen kan ge betydligt större besparingar. 7.3 ANSVAR OCH FINANSIERING 7.3.1 Ansvar En statlig myndighet bör ges uppgiften att ansvara för att ta fram en gemensam specifikation för SLI och att senare även förvalta den. Riksarkivet är den myndighet som har normeringsrätt för arkivhanteringen inom statlig sektor, och myndigheten har även övergripande ansvar för att understödja arkivhantering inom övriga sektorer. Det vore därför naturligt om Riksarkivet utsågs till huvudansvarig för utveckling och förvaltning av en specifikation för SLI. En statlig myndighet bör på motsvarande sätt utses att ansvara för att ta fram specifikationer och tekniska lösningar inom området E-Diarium. Förvaltningen av resultaten kan ske vid samma
Page 1 and 2:
Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4:
Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8:
2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 9 and 10:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 11 and 12: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 61: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?