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9.1 Stand: 24. April 2006 Aufgaben der Bezirke und Ortsstellen im Rahmen der Mitgliederverwaltung Diese kurze Übersicht gibt Ihnen einen Überblick über die Aufgaben und Tätigkeiten als Vertrauensperson des SWB in Ihrem Bezirk oder Ihrer Ortsstelle. Die Erledigung dieser Aufgaben ist sowohl für die Werbung neuer Mitglieder als auch die Betreuung der vorhandenen Mitglieder für eine erfolgreiche Arbeit des SWB von besonderer Bedeutung, da diese nicht nur durch eine der Geschäftsstellen erledigt werden können. Im Einzelnen sind dies: - Entgegennahme der Beitrittserklärungen (einschl. Überprüfung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit) sowie Kündigungsbestätigung an die Mitglieder und Weiterleitung an die Hauptgeschäftsstelle - Bestätigung der Mitgliedschaft - Ausstellen von Bescheinigungen über gezahlte Mitgliedsbeiträge - Feststellung und Mitteilung der Privatanschrift von Mitgliedern in Rente und Ruhestand - Verteilung der Mitgliederzeitschrift (Anforderung von Adressetiketten bei der HGSt) - Mitgliederbetreuung und -beratung in der Ortsstelle - Aushändigen der Ehrenbriefe für langjährige Mitgliedschaft - Mitteilung aller Änderungen anhand des Schlüsselverzeichnisses auf dem Formular „Änderung der Mitgliederdaten“ an die Hauptgeschäftsstelle. Mitgliederverwaltung und Beitragszahlung Im Rahmen der Mitgliederverwaltung und zur Sicherstellung des regelmäßigen und vollständigen Einzugs der Mitgliedsbeiträge ist es von besonderer Bedeutung, daß Sie die nachfolgende Aufgabe erledigen: - Bearbeitung der von der Hauptgeschäftsstelle vierteljährlich zugesandten Liste aller Nichtzahler. Diese zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09., 31.12. erstellte Liste informiert Sie darüber, für welche Mitglieder Ihres Bezirks oder Ihrer Ortsstelle keine Mitgliedsbeiträge gezahlt werden. Ihre Aufgabe ist es dann, den Grund (z.B. Krankheit, Versetzung, Abordnung, Eintritt in den Ruhestand, Rente, Elternzeit, Statusänderung von Angestellten zu Beamten usw.) dafür in Zusammenarbeit mit der Personalverwaltung oder der Personalvertretung Ihrer Dienststelle festzustellen und der Hauptgeschäftsstelle mitzuteilen. Dies erfolgt durch das Formular „Änderung der Mitgliederdaten“.
9.1 Ergibt sich im Rahmen der Feststellung, dass die Zahlungsunterbrechung mehr als drei Monate dauert, ist das betreffende Mitglied von Ihnen unter seiner Privatadresse anzuschreiben und ihm der entsprechende Vordruck zum Einzug der Mitgliedsbeiträge durch Lastschriftverfahren zu übersenden. Im Einzelnen handelt es sich dabei um: - Erklärung über die Beitragszahlung für Mitglieder in Rente und Ruhestand - Erklärung über die Beitragszahlung für Mitglieder, die aus dem Betreuungsbereich ausscheiden, aber weiterhin nach § 6 (1) der Satzung Mitglied des SWB bleiben möchten - Erklärung für Mitglieder, deren Beitragszahlung durch die Dienststelle unterbrochen ist Wir hoffen, dass wir Ihnen damit die wichtigsten Informationen bezüglich der Aufgaben und Tätigkeiten als Vertrauensperson in Ihrem Bezirk oder Ihrer Ortsstelle gegeben haben. Auf unsere Internet-/Intranetseite für Vertrauenspersonen (http://www.sozialwerk.bund.de/intern/index.htm und http://sozialwerk.ivbb.bund.de/intern/index.htm) finden Sie alle Vorlagen, Muster, Infobriefe und Richtlinien in Datei-Format. Bitte verwenden Sie ausschließlich diese Dateien. Für weitere Fragen steht Ihnen die Mitgliederverwaltung wie folgt zu Verfügung: Ansprechpartner Telefonnr.: Frau Fuchs 0611/75-2266 EMail Mitgliederverwaltung@destatis.de Herr Soccio 0611/75-4409
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