4. arbeitskreis „technische und organisatorische datenschutzfragen“

3.3 Das Nachrichtendienstliche Informationssystem der Verfassungsschutzbehörden
Im August 1998 habe ich beim Verfassungsschutz unseres Landes den Umgang mit Daten im Nachrichtendienstlichen Informationssystem
der Verfassungsschutzbehörden des Bundes und der Länder (NADIS) geprüft. In der Personenzentraldatei
von NADIS werden Daten gespeichert, die zum Auffinden von Akten und der dazu notwendigen Identifizierung von Personen
erforderlich sind.
Von besonderer Bedeutung im NADIS ist das „Datum der letzten Erkenntnis/Information“ (EK-Datum). Das EK-Datum ist
neben dem Wiedervorlagedatum (WV-Datum) maßgebliches Kriterium für die IT-gestützte listenmäßige Aufbereitung zur
Unterrichtung der eingebenden Stellen über die von ihnen zu überprüfenden Daten. Prüf- und Löschfristen orientieren sich
insbesondere an diesem Datum.
Die Kontrolle hat im Wesentlichen Folgendes ergeben:
− Lediglich in einem Fall stimmte das EK-Datum tatsächlich mit dem Datum der letzten relevanten Information überein.
Auf entsprechende Nachfrage hin wurde bestätigt, dass es offensichtlich jedem einzelnen Mitarbeiter überlassen war, welches
Datum als EK-Datum verwendet wird. Die eindeutigen Vorgaben der NADIS-Richtlinien waren völlig außer Acht
gelassen worden.
− Für die Mehrzahl der kontrollierten Akten konnte der jeweilige Bearbeitungsstand erst nach Einsicht in die Personenarbeitsdatei
Mecklenburg-Vorpommern (PAD-MV) herausgefunden werden. Verfügungen, die aus der Arbeit mit den Akten
resultierten, waren nur in wenigen Fällen in den Akten selbst zu finden. Daher war nur schwer nachvollziehbar, aufgrund
welcher Ereignisse welche Fristen vergeben worden sind.
− In mehreren Akten waren die Daten Unbeteiligter nicht gesperrt.
Aufgrund der Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen habe ich dem Innenminister eine förmliche Beanstandung
ausgesprochen und folgende Empfehlungen gegeben:
− Das EK-Datum ist gemäß den Vorgaben der NADIS-Richtlinien festzulegen und dem jeweiligen aktuellen Erkenntnisstand
anzupassen. Durch entsprechende organisatorische Hilfsmittel (zum Beispiel Dienstanweisung) ist sicherzustellen,
dass alle Mitarbeiter einheitliche Kriterien bei der Vergabe des EK-Datums zugrunde legen. Das betrifft ebenfalls die
Festlegung der Prüf- und Löschfristen (WV-Datum).
− Mit besonderer Sorgfalt ist zu prüfen, ob die gespeicherten personenbezogenen Daten erforderlich sind. Daten Betroffener
dürfen nicht zu lange oder ohne Rechtsgrundlage gespeichert werden.
− Besonders sensibel ist mit Daten Unbeteiligter umzugehen. Hier muss äußerst sorgfältig geprüft werden, ob diese personenbezogenen
Daten jeweils erforderlich sind.
− Es ist sicherzustellen, dass Verfügungen zur Löschung von Datensätzen umgehend umgesetzt werden. Die Prüflisten sind
entsprechend zeitnah abzuarbeiten.
− Sind personenbezogene Daten nicht mehr für die Aufgabenerfüllung erforderlich, muss unverzüglich die Löschung in der
PAD-MV, im NADIS und in den dazugehörigen Akten erfolgen. Daten sind mit Hilfe eines geeigneten Verfahrens zu
sperren, wenn diese in Akten mit anderen _ noch zur Aufgabenerfüllung notwendigen _ Daten derart verbunden sind, dass
eine Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist.
− Wird festgestellt, dass gespeicherte personenbezogene Daten nicht richtig sind, so sind diese unverzüglich zu berichtigen.
Das Innenministerium ist diesen Empfehlungen gefolgt.
32 Vierter Tätigkeitsbericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz Mecklenburg-Vorpommern