4. arbeitskreis „technische und organisatorische datenschutzfragen“

Dazu gehörten unter anderem Telefon- und Faxnummern sowie der Geburtsort des Handwerkers. Telefon- bzw. Faxnummern
können für die Aufgabenerfüllung der Handwerkskammer, beispielsweise für Rückfragen, durchaus nützlich sein. Im Antrag
ist allerdings darauf hinzuweisen, dass deren Angabe freiwillig ist. Das Datum “Geburtsort“ war demgegenüber für die Aufgabenerfüllung
der Handwerkskammer weder erforderlich noch nützlich. Daher sollte es künftig nicht mehr erhoben werden.
Auch waren die rechtlichen Vorgaben zur gesonderten Speicherung der aus den Rollen entfernten Daten nicht realisiert. Ich
habe empfohlen, diese Vorgaben unverzüglich umzusetzen. Darüber hinaus sollte in einer Dienstanweisung geregelt werden,
welche Mitarbeiter mit den archivierten Daten für welche Zwecke umgehen dürfen.
Die mit personenbezogenen Daten umgehende Stelle hat durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen
dafür zu sorgen, dass die Daten nicht Dritten zugänglich sind. Hierzu gehört auch, dass der Zugriff auf Dateien durch ein
persönliches Passwort gesichert ist. Ein Passwort ist jedoch nur dann wirksam, wenn es vertraulich behandelt wird. In der
Handwerkskammer hat der Systemadministrator die Passworte ausgewählt und eingerichtet. Bei dieser Verfahrensweise ist
ein sicherer Nachweis, wer wann welche Daten verarbeitet hat, nicht gewährleistet. Deshalb sollte jeder Anwender sein persönliches
Passwort künftig selbst wählen.
Um bei einem Diebstahl oder Brand möglichst schnell reagieren und Datenverluste abwenden zu können, ist es notwendig,
dass der Server sicher untergebracht ist. Ich habe der Handwerkskammer empfohlen, den Raum mit Bewegungs- und Rauch-
/Brandmeldern nachzurüsten.
Eine weitere Aufgabe der Handwerkskammer ist die Beitragsfestsetzung ihrer Mitglieder. Zu diesem Zweck übermittelt die
Oberfinanzdirektion (OFD) Anschrift, Steuernummer und Messbeträge (Gewerbeertrag/Gewinn) aller im Bereich der OFD
ansässigen Handwerksbetriebe an die Arbeitsgemeinschaft Kammerleitstelle Messbeträge (AKG). Die AKG teilt der Handwerkskammer
zunächst einen verkürzten Datensatz mit, der im Wesentlichen die Betriebsbezeichnung, die Anschrift und die
Steuernummer enthält. Die Handwerkskammer gleicht diesen Datensatz mit den Betrieben ab, die in ihre Rolle eingetragen
sind, und vervollständigt ihn mit der entsprechenden Betriebsnummer. Der so bearbeitete Datensatz wird wieder an die AKG
übermittelt und dort mit den Daten zum Gewerbeertrag/Gewinn vervollständigt sowie an die Handwerkskammer zurückgeschickt.
Dieser Datensatz wird dann schließlich zur Beitragsfestsetzung genutzt. Bei diesem Verfahren ist es möglich, dass
eine Handwerkskammer von der AKG auch Daten von Betrieben erhält, die nicht in ihrer Handwerksrolle eingetragen sind
und die zur Aufgabenerfüllung der Handwerkskammer somit nicht erforderlich sind. Deshalb habe ich vorgeschlagen, wie
folgt zu verfahren:
Die Handwerkskammer sollte der AKG die Betriebsbezeichnungen, Anschriften und Betriebsnummern der bei ihr eingetragenen
Handwerksbetriebe übermitteln. Die AKG vervollständigt den Datensatz mit den von der Oberfinanzdirektion übermittelten
und für die Beitragsfestsetzung erforderlichen Daten und sendet ihn der Kammer zurück. Bei diesem Verfahren
erhält die Handwerkskammer nur die Daten der in ihrem Bereich ansässigen Betriebe, und es entfallen überflüssige Datenübermittlungen.
Die Handwerkskammer hat mir hierzu mitgeteilt, dass bereits in einem Pilotprojekt ein Verfahren getestet wird, das dem
vorgeschlagenen Verfahren entspricht. Meine weiteren Empfehlungen hat sie ebenfalls berücksichtigt.
3.14.2 Falscher Zeitungsausschnitt in der Akte eines Schornsteinfegers
Im Frühjahr 1999 hat mich ein Petent darüber informiert, dass im Wirtschaftsministerium unseres Landes seine Daten mit
denen des Vorsitzenden einer Partei mit rechtsextremistischer Tendenz wegen zufälliger Übereinstimmung der Familiennamen
in Zusammenhang gebracht würden.
Der Petent ist Schornsteinfegermeister und hatte sich beim Wirtschaftsministerium um einen Kehrbezirk beworben. Die
Beteiligten vertraten jedoch zum Verwaltungsverfahren unterschiedliche Auffassungen, deshalb entschloss sich der Petent,
seine Interessen gerichtlich durchzusetzen. Seine Anwältin nahm Einsicht in die Gerichtsakte und stellte fest, dass das Ministerium
Daten übermittelt hatte, die in keinem Zusammenhang zu dem Betroffenen standen. Es handelte sich dabei um die
Kopie eines Zeitungsausschnittes, in dem über den Vorsitzenden einer politischen Partei berichtet wird, der denselben Familiennamen
hat. Allerdings war unter dem Artikel handschriftlich der Vorname des Politikers vermerkt, der ganz offensichtlich
nicht mit dem Vornamen des Petenten übereinstimmt.
Vierter Tätigkeitsbericht des Landesbeauftragten für den Datenschutz Mecklenburg-Vorpommern 65