Tips voor tekstschrijvers - Leporello Uitgevers

DM-goeroe Max Kooijmans schreef twee DMboeken
die je gegarandeerd meer respons opleveren
tegen lage kosten. MEER RESPONS! en DIRECT
MEER OMZET! zijn praktische titels boordevol
praktische tips. Als lezer van dit boek kom je in
aanmerking voor een fl inke korting op beide
DM-boeken. Mail je naam, voorletters (vermeld
v/m) en adres naar maxvoordeel@leporello.nl
en je ontvangt beide titels voor € 25,- plus € 3,verpakken
& verzenden.
- Aarzel niet een afbeelding te gebruiken,
bijvoorbeeld van een premium
- Waak voor al te opgeklopte reclametaal,
dat werkt averechts.
Correspondentie / de zakelijke brief
Nog steeds is veel zakelijke correspondentie
niet-communicatief
en vooral heel onvriendelijk gesteld.
De lijdende vormen, ‘dienen’, overbodige
afkortingen en formele taal zijn hardnekkig.
Dat is raar wanneer je bedenkt dat
een brief die je van je verzekeraar, je
adviseur of je hypotheekverstrekker krijgt,
een belangrijke bijdrage levert aan het
beeld dat je van die partij hebt.
Vaak valt de briefschrijver in kwestie niet
zo veel te verwijten. Hij of zij moet het meestal stellen zonder richtlijnen
of andere vormen van hulp en kiest dus voor de veilige vorm.
Dus beginnen brieven met ‘hierbij’ en ‘bijgaand’, wordt de lijdende
vorm niet zo veel als mogelijk is vermeden (inderdaad, een lijdende
vorm) en gebruikt de schrijver lopende zinnen waar tekstkaders en
opsommingen beter op hun plaats waren geweest.
Vaak is een brief niet de geschikte vorm voor een boodschap. Een
overzicht van opgebouwd pensioen? Nieuwe voorwaarden voor een
verzekering? Die horen thuis in aparte documenten met een titel als
‘Uw pensioenopbouw’ of ‘Actuele voorwaarden’. Vaak kiest de
afzender de vorm van de brief omdat dat makkelijker is. Zo’n Worddocument
is eenvoudig te mergen met een adressenbestand en dan
ben je met één handeling klaar. Maar fi jne communicatie is het vaak niet.
Zakelijke brief
- Personaliseer! Het maakt een heel idiote indruk wanneer een op
naam gestelde brief begint met geachte heer / mevrouw. Vaak wil de
afzender niet de moeite nemen ook de aanhef te personaliseren. Weet
de afzender niet of het een heer of een dame betreft, dan beschikt hij
over een slecht adressenbestand. Verzamel daarom altijd de v’s en de
m’s bij je naam-adres-woonplaats-combinaties, je naw’s.
- Vervang hierbij en bijgaand door een andere opening. Begin meteen
met de boodschap:
Uw pensioen is in het afgelopen jaar weer gegroeid. In het overzicht
ziet u de actuele stand….
Dat klinkt toch heel anders dan:
Bijgaand ontvangt u uw overzicht van pensioenopbouw….
Zo spreek je de lezer direct aan en je gebruikt een persoonlijke toon.
- Houd je inleiding zo kort mogelijk. Begin niet met een verhandeling
over de veranderende wetgeving die verzekeraars noopt tot het
aanpassen van…. Begin beleefd maar direct met de belangrijkste
boodschap.
- Structureer de boodschap, gebruik tekstkaders, bullets.
- Neem de moeite voor overzichten en updates afzonderlijke formats te
ontwikkelen. Neem ook de moeite tweemaal te personaliseren: op het
document en de envelop.
- Onderteken met een naam met voorletters en een leesbare handtekening.
- Houd de nu gangbare Amerikaanse indeling aan: alles linkslijnend,
ook de afzender en de datum.
- Kies een letter die bij de organisatie past. Een Times is weinig origi-
neel maar altijd goed, net als de Arial. Een Verdana, een echte online
letter, loopt nogal breed maar geeft een mooie eigentijdse uitstraling.
86 87