Programmarekening 2010 Stadsdeel Zuidoost

vereist vanuit het stadsdeel. Dit was onder andere bij ICT-hardware en
catering het geval.
De materiaaldienst van de centrale stad levert het stadsdeel materieel
voor grote bedragen. Dit koopt zij duurzaam in en hierbij gaat deze dienst
verder dan de criteria van de overheid. Bij kleinere aankopen van het
stadsdeel (< € 50.000) is nog nauwelijks aandacht voor duurzaamheid.
In 2010 heeft het stadsdeel de duurzaamheid van de basisschool het
Klaverblad weten te borgen in de bestekken, al gebeurt de bouw niet in
opdracht, maar onder begeleiding van het stadsdeel.
Andere aanbestedingen zoals die voor groenbeheer, bouwrijp maken,
slooprijp maken en herbestraten voldoen nog niet aan de minimumeisen
voor duurzaam inkopen. Bij de aanbesteding voor groenbeheer zijn wel
een aantal duurzaamheidaspecten meegenomen bij de gunningcriteria.
Veel aanbestedingen zoals inhuur van personeel gelden niet als ‘duurzaamheidgevoelig’.
Betalingstermijn crediteuren
De betalingstermijnen in het bedrijfsleven zijn sterk aangescherpt sinds
de financiële crisis. Het tijdig afwikkelen van betalingen is voor veel bedrijven
een zorgenkindje. Een snelle administratieve afwikkeling is ook voor
Stadsdeel Zuidoost vereist om leveranciers op tijd te kunnen betalen en
daarmee extra kosten te vermijden.
Als onze doorlooptijd niet op orde is moet het stadsdeel acht procent
vertragingsrente betalen, bovenop een boete van € 40 voor elk te laat
betaalde factuur. Dit heeft het kabinet in het kader van Europese afspraken
vastgelegd.
De meeste leveranciers hanteren een betalingstermijn van 30 dagen en
enkele hanteren een termijn van 14 dagen. De gemiddelde betaaltermijn
op basis van alle facturen bedraagt in 2010 25,3 dagen.
Subsidieproces
De afgelopen jaren is veel gebeurd ter verbetering van het subsidieproces
(tijdige vaststellingen, verbetering van het instrumentarium zoals
het controleprotocol, beschikbaarheid procesinformatie, implementatie
administratieve organisatie). Ook in 2010 zijn goede vorderingen geboekt
aangaande dit proces. De administratieve behandeling van alle subsidieverstrekkingen
van het hele stadsdeel zijn centraal georganiseerd. De
informatie voor de subsidiemonitor wordt daardoor efficiënter verwerkt
en de kwaliteit van de monitor is verbeterd.
Meer dan negentig procent van de subsidieaanvragen is op tijd vastgesteld.
Het controleprotocol voor subsidieverantwoording is naar alle
gesubsidieerde instellingen verstuurd. In 2011 wordt de administratieve
organisatie voor alle subsidieverstrekkingen doorontwikkeld en zal
verdere aandacht worden besteed aan het verbeteren van het informatieproces,
waarvan de subsidiemonitor een wezenlijk onderdeel is.
Inhuur derden
In het afgelopen jaar is er veel ontwikkeling geweest in het formuleren
van heldere richtlijnen en borging van procedures voor externe inhuur.
Het bleek noodzakelijk een nieuw kader (het vorige dateerde uit 2003,
met recentere aanpassingen) te formuleren dat aansloot op de stedelijke
ontwikkelingen, richtlijnen en gedragscode Externe Inhuur. Ook bleek de
naleving van al bestaande afspraken beter geborgd te moeten worden.
Het nieuwe kader heeft u begin 2011 vastgesteld. Belangrijke wijzigingen
zijn:
■ de 13% norm (niet meer dan 13% van de loonsom besteden aan externe
inhuur), met een overgangstermijn van 2 jaar
■ inzichtelijk maken hoeveel wordt ingehuurd wegens ziektevervanging
■ voor interim-management geen ambtelijk mandaat om boven de
€ 150,00 per uur in te huren (moet eerst aan het DB voorgelegd worden)
■ heldere definities die aansluiten op definiëring binnen de gemeente, bij
begrippen zoals externe inhuur, interne inhuur, inhuur derden
Behalve nieuwe elementen zijn ook eerdere afspraken herbevestigd, zoals
het eerst zoeken naar extra capaciteit bij boventalligen binnen Amsterdam,
als dat niet te vinden is dan eerst zoeken bij een preferente leverancier
(een raamcontractpartij), een aanstellingsperiode voor een externe
van een half jaar, maximaal 1 maal te verlengen (met uitzondering van een
aantal categorieën), rechtmatigheidaspecten (zoals een VAR verklaring,
een KvK nummer en kopie ID), budgetbeheersing en zo meer.
Het nieuwe kader en de bijbehorende regels voor externe inhuur en inhuur
derden worden nu maandelijks op de belangrijkste rechtmatigheid- en
budgetaspecten gemonitord en leidinggevenden ontvangen maandelijkse
managementrapportages. Hierop kan het MTZ/Directieteam sturen.
Uw raad ontvangt met ingang van dit jaar op drie momenten cijfermatige
200
JAARREKENING 2010 PARAGRAFEN