Her kan du downloade rapporten om overvågning ... - Teknologirådet

eksisterende som alle nye medarbejdere og specifikt gøre opmærksom herpå. I
alles interesse bør ”internetpolitikken” nedfældes skriftligt, eksempelvis i en
personalehåndbog eller i et tillæg til ansættelseskontrakten.
5. Medarbejdernes brug af e-mails
På samme måde som ved brug af internettet bør virksomhederne informere sine
ansatte om, hvorvidt virksomhedens edb-system må bruges til at modtage og
sende private e-mails. Ud over den mere almindelige brug af e-mail og internet
har virksomheder i vidt omfang erfaret, at medarbejdere internt til venner og
kolleger sender e-mails vedhæftet såkaldte attachments, som kan være alt lige
fra uskyldige vittigheder, kulørte billeder til små videoklip af op til adskillige
sekunders varighed. Fra arbejdsgiverens synspunkt er attachments ofte en kilde
til virusinfektioner og server-nedbrud. De førnævnte filer med video-sekvenser
er pladskrævende på harddiske mv., og enhver kan forstille sig, at såfremt en
medarbejder, efter at have modtaget en video-attachment, videresender denne
til 15 af sine nærmeste kolleger in-house, der igen videresender filen til deres
venner og kolleger osv., udgør noget sådant en stor belastning af virksomhedens
IT-system med deraf følgende risiko for nedbrud.
Afhængigt af omfanget af virksomhedens brug af e-mail er der mange gode
grunde til, at en arbejdsgiver på samme måde som i relation til brug af
internettet implementerer en ”e-mail-politik”. Datatilsynet har tilladt, at
virksomheder ud fra ledelses-, drifts- og sikkerhedsmæssige hensyn må
foretage logning og kontrol af medarbejdernes brug af e-mail, hvis
nedennævnte retningslinier overholdes.
Organisationer skal ikke foretage anmeldelse af logning og kontrol af
medarbejdernes brug af e-mail, forudsat at nedenstående krav er opfyldt
(i) Sikkerhedskopieringen af e-mails og en eventuel gennemgang af en
medarbejders e-mails må kun ske, hvis det er nødvendigt for, at arbejdsgiveren
kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den ansatte
ikke overstiger denne interesse. En berettiget interesse kan f.eks. være
hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt
hensynet til kontrol af medarbejderes brug.
(ii) Medarbejderne skal på forhånd - på en klar og utvetydig måde - være
informeret om sikkerhedskopieringen og den eventuelle gennemgang af
den enkelte medarbejders e-mails.
(iii) Ved en gennemgang af en medarbejders e-mails må arbejdsgiveren ikke
læse medarbejderens e-mails, der er identificeret som private.
208
Rapport: Overvågning – Høring den 24. oktober 2001