PPS meets Workflow - Institut für Wirtschaftsinformatik der WWU ...

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wirkungsvollsten durch die belastungsorientierte Freigabe von Betriebsaufträgen (oder Vorgängen)
reduziert werden. Es werden nur dringliche und auch kapazitativ machbare Aufträge freigegeben in
einem Gesamtumfang, der verfügbare Kapazitäten gerade auslastet. Im übrigen wird der Auftrags-
durchlauf der Selbststeuerung durch die Akteure überlassen (Brödner/Pekruhl 1991).
8.3 Workflow-Management-Systeme
Während PPS-Systeme in erster Linie darauf ausgerichtet sind, den Materialfluß in Pro-
duktionsprozessen sach- und zeitgerecht zu steuern, entstehen WorkflowManagement-Systeme erst
sehr viel später, um mehr oder weniger standardisierte administrative Vorgänge mit
informationstechnischer Unterstützung abzuwikkeln. Dabei werden auch neuere Organisationsansätze
aufgegriffen.
Nach einer modernen Auffassung von Organisation werden Unternehmen, um sich rasch an
Marktveränderungen anpassen zu können, in kundenorientierte und flexible Geschäftsprozesse
gegliedert. Ein Geschäftsprozeß ist in diesem Sinne eine für die Strategie des Unternehmens
bedeutsame, abgrenzbare Folge von Aktivitäten oder Funktionen: Er kann „definiert werden als die
inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Abfolge der Funktionen, die zur Bearbeitung
eines betriebswirtschaftlich relevanten Objekts notwendig sind“ (Vossen/Becker 1996, 19). Durch ein
derartiges Bündel von Aktivitäten wird aus mehreren Inputs für einen Kunden ein Ergebnis von Wert
– in Gestalt eines Produkts oder einer Leistung – erzeugt.
Geschäftsprozesse setzen sich in geschachtelter Form aus komplexen und elementaren (Geschäfts-
)Vorgängen (den sogenannten „Workflows“) zusammen. So werden unter Workflows Folgen von
Aktivitäten (Vorgänge) verstanden, „welche die koordinierte Ausführung einer Reihe von Aufgaben
durch unterschiedliche Verarbeitungseinheiten (Personen oder Programme) umfassen“
(Vossen/Becker 1996, 20; vgl. auch Schäl 1996). Workflows werden durch eine Beschreibung der
Arbeitsaufgaben sowie die Angabe der sie ausführenden Einheiten und der sachlichen wie zeitlichen
Ausführungsbedingungen spezifiziert (darin gleichen sie den Arbeitsplänen der PPS).
Workflow-Management-Systeme (WFMS) werden zur Modellierung und Steuerung dieser Vorgänge
und Geschäftsprozesse eingesetzt, soweit sie sich schematisieren lassen. WFM-Systeme koordinieren
die in der Vorgangsbearbeitung anfallenden Aktivitäten, die von verschiedenen, räumlich verteilten
Aktoren (Personen oder Programme) ausgeführt werden. Um die Vorgangsbearbeitung steuern und
die entsprechende Koordination der Einzelaktivitäten leisten zu können, müssen die
Geschäftsvorgänge im WFM-System zunächst modelliert (und auch verändert) werden. Die Modelle
beschreiben nicht nur die Arbeitsabläufe als Folge von Aktivitäten (Prozesse), sondern auch die
Personen, die sie ausführen, die Daten, die dabei verarbeitet werden, und die Applikationen
(Programme), die in diesen Prozessen benutzt werden.