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TRICCY-Soft Bedienungsanleitung - Fax-Anleitung.de

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Bedienung 4.4 Mit

Bedienung 4.4 Mit dem Adreßbuch arbeiten Mit TRICCY-Soft zu telefonieren wird um so komfortabler, je umfassender Ihre Gesprächspartner in Ihrem persönlichen Windows-Adreßbuch eingetragen sind. Der Pflege dieses Adreßbuches kommt daher eine besondere Bedeutung zu. 4.4.1 Format der Rufnummern Telefonnummern können Sie so eintragen, wie Sie sie auf der Telefontastatur eintippen würden. Besser ist es, Sie schreiben die Telefonnummern im internationalen Rufnummernformat, siehe Glossar. Dann können Sie das Adreßbuch, z.B. auf einem Notebook, ortsunabhängig einsetzen. Bei einem Standortwechsel müssen Sie dann nur unter Wahlparameter die anderen Kennzahlen für Ihren veränderten Standort angeben. Beim Anwählen einer Telefonnummer aus dem Adreßbuch wird diese abgeglichen mit den Kennzahlen Ihres Standortes. Dadurch erkennt das System, ob es sich um ein Orts- oder Ferngespräch (national/international) handelt, und paßt die auszuführende Wählsequenz entsprechend an. Ist die Telefonnummer im internationalen Rufnummernformat angegeben, funktioniert dieser Mechanismus an jedem Standort. 4.4.2 Erforderliche Angaben Für einen Adresseneintrag sind mindestens zwei Angaben erforderlich: Name und Telefonnummer. Je mehr Daten Sie pro Adresse aber aufnehmen, desto mehr Nutzen können Sie aus Ihrem persönlichen Adreßbuch ziehen: z.B. mit Microsoft Exchange bzw. Windows Messaging faxen und Emails versenden oder auch Serienbriefe erstellen mit einer Textverarbeitung, die das Adreßbuch einlesen kann. 4.4.3 Sortierkriterium Prüfen Sie, ob die Einträge Ihres Adreßbuches nach Name oder Vorname sortiert sind (Windows-Systemsteuerung, Symbol Mail und Fax, Persönliches Adreßbuch, Eigenschaften). 4.4.4 Mehrere Rufnummern Wenn Sie in der Adreßbuch-Karteikarte Telefonnummern für eine Adresse mehrere Rufnummern erfaßt haben, dann legen Sie auf der Karteikarte Geschäftskontakt über die PopUp-Liste Telefonnummer die primäre Nummer fest. Diese übernimmt TRICCY-Soft an erster Stelle, wenn Sie beim Wählen auf das Adreßbuch zugreifen. Zur namentlichen Identifizierung von Anrufern verwendet TRICCY-Soft alle eingetragenen Rufnummern eines Teilnehmers. 40 TRICCY-Soft Bedienungsanleitung

Bedienung 4.4.5 Mehrere Adreßbücher Wenn Sie ein weiteres persönliches Adreßbuch halten wollen, dann müssen Sie unter Windows ein weiteres Benutzerprofil anlegen. (Wie dazu vorzugehen ist, entnehmen Sie der Windows-Hilfe: Im Windows-Startmenü Hilfe wählen und als Suchbegriff Benutzerprofil eingeben.) Jedem angelegten Profil ist automatisch ein eigenes persönliches Adreßbuch zugeordnet. 4.4.6 Adressendatei importieren Sollten Sie eine andere, mit einem anderen Programm angelegte Adressendatei besitzen, werden Sie sicherlich den Wunsch haben, diese in Ihr persönliches Adreßbuch von Windows zu importieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Verwandeln Sie die zu importierende Adressendatei in eine ASCII-Datei. Dabei ist wichtig, daß nicht der Windows-Zeichensatz verwendet wird, sondern das Dateiformat MS-DOS-Text, sonst werden die Umlaute falsch interpretiert. Achten Sie darauf, welche Feldbegrenzungszeichen bei der Konvertierung verwendet werden. 2. Öffnen Sie die dann die Datei mit einem beliebigen Texteditor, z.B. Editor von Windows. Notieren Sie sich, welche Felder es in jedem Adreßdatensatz gibt und in welcher Reihenfolge sie stehen. (Jeder Eintrag ist als ein Datensatz in einer Zeile erfaßt. Jeder Datensatz beinhaltet dieselbe Anzahl von Feldern, in denen die Adressendaten wie Name, Telefon usw. stehen.) Prüfen Sie auch, welche Feldbegrenzungszeichen verwendet sind. Wählen Sie dann in TRICCY-Soft den Menübefehl Extras, Adreßbuch importieren. Im Feld Import-Datei die Adressendatei angeben, die Sie importieren wollen. Im Feld Trennzeichen zwischen den Feldern geben Sie das verwendete Zeichen an. Bei den Feldzuordnungen muß für jedes in Frage kommende Feld angegeben werden, an welcher dieses (z.B. das Feld Vorname) in den ASCII-Datensätzen steht. Falls Sie nach vollzogenen Zuordnungen diese als Feldzuordnungsdatei speichern wollen, klikken Sie Speichern (s.u.). Den Adressenimport vollziehen Sie mit Importieren. TRICCY-Soft Bedienungsanleitung 41

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