PDF-Ausgabe - G´sund Online

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ORGANISATION & KOMMUNIKATION
Internes Kontrollsystem
Das IKS als komplexes Geflecht von Regelungen, Funktionen und
Kontrollmechanismen (Teil 2)
Das IKS der KAGes ist, wie
auch in anderen Unternehmen,
ein sehr komplexes Geflecht
von Regelungen, Funktionen
und Kontrollmechanismen,
welche großteils nicht bewusst
als IKS wahrgenommen werden.
Eingebunden ist es in die gesamte
Aufbau- und Ablauforganisation
der KAGes.
In der letzten Ausgabe von
G'sund wurde über die Ziele des
IKS sowie das Kontrollumfeld als
Mag. Birgit
Fahrnberger,
Organisationsabteilung/Interne
Revision.
wesentlicher Faktor für die Wirksamkeit
des IKS und das Kontrollbewusstsein der
Mitarbeiter und Führungskräfte berichtet.
Im Folgenden werden organisatorische Vorkehrungen
und Regelungen zu den Arbeitsabläufen
beschrieben, die zu einer transparenten
Aufbauorganisation und schlüssigen
Ablauforganisation beitragen sollen.
Organisatorische Vorkehrungen
Organigramme und Funktionsbeschreibungen
dokumentieren die Aufbauorganisation.
Sie regeln neben grundsätzlichen Bestimmungen
wie Geschäfts- und Anstaltsordnungen
die Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen
und Verantwortung. Ergänzt werden
sie durch Handlungsvollmachten, unternehmensspezifische
Regelungen für die
Zeichnungsberechtigung und auch durch
das Vier-Augen-Prinzip.
Vier-Augen-Prinzip/
Funktionstrennung
Das Vier-Augen-Prinzip/die Funktionstrennung
soll sicherstellen,
dass die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen
über mehrere
Personen oder Abteilungen verteilt
ist. In organisatorischer Hinsicht
soll gewährleistet sein, dass
kein Geschäftsvorgang von seinen
Anfängen bis zur endgültigen
Erledigung in einer Hand liegt und
auch Buchungs- und Zahlungsgeschäfte
nicht von ein und derselben Person
durchgeführt werden.
Das Vier-Augen-Prinzip findet sich in den
organisatorischen Strukturen (z. B. gemeinsame
Aufgaben der Anstaltsleitung lt.
Anstaltsordnung) und auch in Richtlinien
wieder.
Zugriffs- und
Änderungsberechtigungen
Das Datenschutzgesetz 2000 und darauf
aufbauend die Datensicherheitsvorschriften
der KAGes sehen eine Regelung der
Zugriffsberechtigungen auf Daten und Programme
und den Schutz vor der Einsicht
und Verwendung durch Unbefugte vor.
Dies wird durch Vorgaben zur Einrichtung,
Änderung und Löschung von Zugriffsberechtigungen,
die Verantwortung hiefür
und deren Dokumentation ermöglicht. Wesentlich
ist, dass für die Beantragung von
Benutzereinstiegen zu EDV-Systemen
standardisierte Formulare vorliegen, die
eine ausreichende Dokumentation ermöglichen
und eine Missbrauchsmöglichkeit
präventiv ausschließen. Für den einzelnen
Mitarbeiter bedeutet dies eine erhöhte
Verantwortung für den Schutz vor unbefugtem
Zugriff auf seinen EDV-Arbeitsplatz.
Regelungen zu
den Arbeitsabläufen
Die Beschreibung und graphische Darstellung
der Kernprozesse der Patientenbetreuung
und -versorgung sowie der wichtigsten
unterstützenden Prozesse sind das
dynamische Element eines IKS. Dazu
gehören Festlegungen über die Schnittstellen
und die Verwendung von genormten
Formularen ebenso wie Hinweise auf
Richtlinien, Standards, Arbeitsunterlagen
und Kennzahlen.
So wurden beispielsweise die Haupt-
Geschäftsprozesse der Zentraldirektion im
KAGes-Richtlinie für die Zeichnungsberechtigung
Diese regelt die äußere Form der Ausübung
von Vollmachten, die Zeichnungsberechtigung
für den Schriftverkehr, das Eingehen
von Verpflichtungen sowie die Genehmigung
zur Abschreibung von Forderungen
und das Ausscheiden von Vermögenswerten.
Der Berechtigungsumfang für den rechtsverbindlichen
Schriftverkehr und die Vergabe
von Lieferungen und Leistungen (Investitionen,
Materialien und Sonstige Leistungen)
ist in sechs Berechtigungsstufen gegliedert.
Damit wird u. a. die Vorlage bzw. Zeichnung
von Geschäftsvorgängen an/durch einen
Gesamtprokuristen, Vorstandsdirektor oder
den Vorstand festgelegt.
Das Überwachungssystem der KAGes als Grafik.
März 2007
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