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ORGANISATION & KOMMUNIKATION
Zentrale Beschaffung in der KAGes
Medizinische und nichtmedizinische Güter- und Dienstleistungen als Beispiel
Die strengen Vorgaben
des Bundesvergabegesetzes
(BVerG) und das
Gebot der Sparsamkeit
und Wirtschaftlichkeit im
Einkauf einzuhalten, verlangen
bei der Zentralen
Beschaffung in der KAGes
ein klar abgestimmtes
Vorgehensmuster anzuwenden.
In der Regel wird
ein einziges Produkt „als Bestbieter“
des Beschaffungsvorganges
hervorgehen, welches fortan von
allen Anwendern in der KAGes,
abgesehen von seltenen Ausnahmen
(vergleiche dazu die FDion
ArbU 1001.3228), benutzt werden
muss. Gerade aus diesem
Grunde ist es wichtig, die Anwender
in den Beschaffungsvorgang
einzubeziehen und ihr umfangreiches
Wissen für die Produktbeschaffung
zu nutzen.
Bedarfserhebung und
Angebotsprüfung
Im ersten Schritt des Beschaffungsvorganges
wird der künftige
Bedarf erhoben, um so den
geschätzten Auftragswert zu ermitteln.
Der Bedarf
spielt für die
Art und die Auswahl
des Vergabeverfahrens
eine
große Rolle. Mit
Hilfe der Anwender
wird ein Ausschreibungskonzept
erstellt, welches
den Leistungsinhalt,
ein Leistungsverzeichnis,
die Mindestanforderungen
an die Produkte sowie die
Zuschlagskriterien (beispielsweise
das Verhältnis von Preis und
Funktionalität bzw. Qualität) beinhaltet.
Nach der Prüfung der Angebote
erfolgt die formelle Prüfung nach
den Vorgaben des Vergabegesetzes
durch den Zentraleinkauf.
Als nächster Schritt werden von
den Lieferanten, die den formellen
Anforderungen der Ausschreibung
entsprechen, Muster
angefordert. Diese Muster werden
an die ausgewählten Anwender
übermittelt und einer
ausführlichen funktionalen Testung
unterzogen.
Dr. Thomas
Zacharias,
Finanzdirektion, F1.
Von der Produktauswahl
bis zur Artikelbereinigung
Die Auswahl der einzelnen Produkte
erfolgt aufgrund der Expertisen
der einzelnen Tester.
Die Auswahl der Tester erfolgt
aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung,
eines bekundeten Interesses
an der Mitarbeit am
Beschaffungsvorgang oder aufgrund
von sachlicher Notwendigkeit.
Die Anwender nehmen
als Mitglieder der Bewertungskommission
eine Beurteilung
nach Qualität und Funktionalität
der Produkte vor; die Beschaffungskommission
ermittelt unter
Berücksichtigung von Preis
und Funktionalität den Bestbieter.
In der Folge wird dem Bestbieter
der Zuschlag erteilt. Danach
wird eine Einkaufsrichtlinie
erstellt, die Artikel werden
im MATEKIS-System eingegeben
und die Einkaufsrichtlinie
wird im Intranet publiziert. Teil
der Umsetzung des Ausschreibungsergebnisses
ist auch die
Artikelbereinigung von nicht
mehr ausschreibungskonformen
Produkten im MATEKIS-System
(Sperre von Artikeln).
Beschaffung über die
Bundesbeschaffungsgesellschaft
(BBG)
Der KAGes ist es auch möglich,
Produkte gemäß den Ausschreibungen
der Bundesbeschaffungsgesellschaft
(BBG) zu erwerben,
z.B. Büromaterialien,
Büromaschinen. Vor dem Ankauf
dieser nicht zentral ausgeschriebenen
Artikel ist jedenfalls ein
Preisvergleich durchzuführen.
Dieser Preisvergleich ist primär
zwischen den Produkten der
Bundesbeschaffungsgesellschaft
und der im MATEKIS unter
„Info Quick Bestpreisliste“
angeführten Produkte und Preise
der verschiedenen Anbieter vorzunehmen.
Bei Interesse am Ankauf
von Artikeln, die von der
BBG ausgeschrieben sind, ist
das Einvernehmen mit dem Zentraleinkauf
in der ZDion unter der
Angabe der Beschaffungsgruppe
herzustellen.
■
thomas.zacharias@kages.at
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März 2007
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