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Wissensbilanz 2007
Wirkungsbereich, Zielsetzungen, Strategien
1.3.10 Projekt 10 - Prozesse und Ressourcenmanagement optimieren
Die Optimierung von Prozessen und Ressourcenmanagement erfolgt im Rahmen von vier Maßnahmen:
„Vertragsdatenbank“, „TU Graz Einkaufskonzept“, „TU Graz Facility Management Konzept“ und
„Geschäftsprozessoptimierung im Dienstleistungsbereich“.
Vertragsdatenbank
Die Universitätsleitung benötigt für ihre Aufgaben bestmögliche Informationen über alle rechtlichen Verpflichtungen
der TU Graz. Deshalb werden in einer im hausinternen Informationssystem TUGonline eigens erstellten Vertragsdatenbank,
alle wesentlichen Verträge (inkl. Projektverträge der §§ 26 und 27 UG 2002) mit einem Vertragsvolumen
größer als € 20.000,- oder einer Laufzeit von mehr als 24 Monaten erfasst. In dieser werden nicht nur
alle relevanten Informationen zu Verträgen abgebildet, sondern auch eine Suche nach bestimmten Verträgen
aufgrund von Vertragsattributen und Verknüpfungen zu anderen Datenbanken (z.B. Forschungsdatenbank) ermöglicht.
Zusätzlich wird für die Aufgaben des Controlling ein Projektverwaltungs-Tool erstellt, in dem v. a. finanzielle
Größen für die Bewertung der Forschungsprojekte und zur Bilanzerstellung der TU Graz abgebildet werden
können. Mittlerweile können in der Vertragsdatenbank in Summe ca. 550 F&E- sowie Kooperations-Verträge (zu
insgesamt ca. 1000 Projekten und Abkommen) recherchiert werden.
TU Graz Einkaufskonzept
Im Rahmen des TU Graz Einkaufskonzeptes werden die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse der TU Graz
optimiert. Als quantitative Ziele sollen die Entlastung bzw. bessere Ausnutzung des Budgets der TU Graz und die
Verbesserung der Einkaufs- und Wartungskonditionen der Zulieferer erreicht werden. Als qualitative Ziele werden
Vorschläge für die künftige Einkaufspolitik und –organisation der TU Graz und die Identifizierung bereits
vorhandener interner Möglichkeiten und deren Nutzung erarbeitet. Basis hierfür bildet eine Analyse der Ist-
Situation über alle einkaufenden Organisationseinheiten der TU Graz (inkl. Volumen und Art der Güter bzw.
Dienstleistungen).
TU Graz Facility Management Konzept
Das TU Facility Management Konzept fokussiert auf eine Optimierung bzw. optimierte Nutzung der Infrastruktur
der TU Graz. Dies soll erreicht werden durch die Klarlegung der Beziehung der TU Graz zu ihrem Vermieter (um
z.B. die Betriebskosten zu senken), die Untersuchung der Energieeffizienz der TU Graz und deren Verbesserung
(zur Kostensenkung), die Schaffung von Entscheidungsgrundlagen für die Nutzung der bestehenden Infrastruktur
(z.B. bei Übersiedelung von Organisationseinheiten) sowie die Identifizierung und Dokumentation von
Gefahrenquellen zur zielgerichteten Gestaltung von Arbeitnehmerinnen- bzw. Arbeitnehmerschutzmaßnahmen.
Dem Projekt zugrunde liegen die Ergebnisse einer speziell für die TU Graz durchgeführten Diplomarbeit. Darauf
aufbauend wurden entsprechende Maßnahmen entwickelt, die für die Reinigung der TU Graz eine Ersparnis von
ca. € 700.000,-/p.a. und für den Fernwärmeverbrauch eine Ersparnis von ca. € 150.000,-/p.a.
(temperaturnormiert) bedeuten.