V5.1 Manual de Procedimientos para Verificadores e Inspectores de ...

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5.3.2 Recursos Necesarios para Llevar a Cabo una Verificación para C.A.F.E. Practices Los verificadores y los inspectores que deseen llevar a cabo verificaciones in situ deben estar conscientes de los recursos con que deben contar para poder cumplir con sus compromisos a clientes. Entre esos recursos figuran, pero no se limitan a ello, los siguientes: • Recursos financieros y tiempo necesario para llevar a cabo las verificaciones; • Recursos técnicos para llevar a cabo las verificaciones (equipos de telecomunicación, destrezas computacionales y de manejo de Internet, medios de transporte confiables, unidades de GPS, etc.); • Capacidad de personal suficiente para asegurar que inspectores y verificadores poseen habilidades y capacitación apropiadas; • Un dominio del idioma que les permita desenvolverse con soltura y darse a entender durante las auditorías y las revisiones de la documentación. 5.3.3 Protocolo para las Verificaciones de C.A.F.E. Practices Las organizaciones que llevan a cabo verificaciones para C.A.F.E. Practices necesitan establecer procedimientos para: • Programar las verificaciones y hacer el cronograma respectivo; • Garantizar que todas las actividades relacionadas con C.A.F.E. Practices se van a gestionar de forma competente; • Garantizar que la capacitación en C.A.F.E. Practices ocurra para todos los empleados/contratistas pertinentes; • Mantener archivados los reportes de verificación, incluso las notas de campo; • Monitorear el desempeño de las verificaciones y hacer las mejoras respectivas; • Garantizar la calidad y la fiabilidad de los reportes que se hacen para C.A.F.E. Practices. Para una discusión más detallada de los procedimientos requeridos de las organizaciones verificadoras, favor de ver el Procedimiento de aprobación de organizaciones verificadoras de C.A.F.E Practices. 5.4 Manejo de Documentación para las Verificaciones de C.A.F.E. Practices A las organizaciones verificadoras que trabajan en C.A.F.E. Practices se les pide que lleven un archivo completo y confiable de todas las actividades y personal relacionado con la verificación. Estos archivos deberán conservarse por lo menos por tres años. Los documentos que se mencionan a continuación deberán guardarse en la oficina de la organización verificadora aprobada para trabajar en el programa. Además, las organizaciones verificadoras deben mantener copias de los documentos más recientes del programa y comunicaciones de SCS relacionadas a la interpretación de indicadores y actualizaciones de programa. • Un archivo de todas las verificaciones que se realicen para C.A.F.E. Practices: se espera que todos los verificadores de C.A.F.E. Practices mantengan un registro completo y fiable de todas las actividades de verificación que realicen para C.A.F.E. Practices, entre las que se incluyen, pero no se limitan a ello, notas de campo, notas de entrevistas, contratos para verificaciones, apelaciones y resoluciones de disputas; • Resultados de las auditorías que le haga SCS: los reportes enviados por medio del SRV, los reportes de las auditorías de sombra o de chequeo; • Un archivo del personal que participa en las verificaciones de C.A.F.E. Practices: debe llevarse un archivo con los currículos de los inspectores y de los verificadores, una lista de las actividades y certificados de capacitaciones internos y externos de C.A.F.E. Practices, y un registro de las evaluaciones del desempeño del personal, y también declaraciones de confidencialidad, conflicto de interés, acuerdo de no divulgación. Versión 5-1 Marzo 2013 Página 18 de 60
• Documentos del programa: Manual de procedimientos para verificadores e inspectores, Procedimiento de aprobación de las organizaciones verificadoras de C.A.F.E. Practices, las Tarjetas de puntuación de C.A.F.E. Practices (genérica y para pequeños productores), Notas de campo, Actualización Guía para Verificadores (VGUs), y Sistema de Reportes del Verificador (SRV) Manual del usuario del verificador e inspector. Todos los documentos del programa se deben mantener en su versión actual. Si un verificador no está seguro si una versión de un documento dado es lo más reciente, él o ella debe referir al sitio de web de SCS, www.scsglobalservices.com/starbucks-cafe-practices. 6.0 Las actividades de Verificación 6.1 Resumen El proceso de verificación incluye actividades que se realizan antes, durante, y después de estar in situ. Las actividades principales asociados con el proceso de verificación se detallan a continuación abajo. Proponer el alcance y firmar el contrato Actividades Planificación Previa Inspección in situ Proceso de reportaje Figura 3: Resumen de actividades de verificación Seleccionar el equipo de inspección Solicitar aplicación en el SRV Preparar el plan de inspección Completar reportes en el SRV Completar revisión interna Aprobación de reportes de cliente Entregar reportes finales a Starbucks/SCS Realizar la reunión de apertura Completar inspecciones y notas de campo Recopilar los resultados Realizar la reunión de cierre Versión 5-1 Marzo 2013 Página 19 de 60
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