V5.1 Manual de Procedimientos para Verificadores e Inspectores de ...

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• Política por escrito de no discriminación en materia de empleo y ocupación • Política por escrito que prohíbe el trabajo forzado • Evidencia de un plan de pensiones • Evidencia de representación de los trabajadores (p. ej. actas de reunión) • Evidencia de que se colabora con las iniciativas/instalaciones médicos y/o educativos locales para lograr mejoras médicas y/o educativas • Plan para emergencias médicas • Registro de actividades de capacitación • Plan de evacuación en caso de emergencias o incendios • Registros escritos de accidentes/lesiones Liderazgo Ambiental - Cultivo del Café • Plan (o planes) de manejo de la finca • Mapas actualizados de los caminos, de las áreas productivas, los arroyos o quebradas, las áreas de conservación, etc. • Plan de manejo integrado de plagas • Plan de contingencia de derrame de agroquímicos, incluso un plan de contingencia para el control de accidentes, derrames o contaminación si se mezclan los agroquímicos en el campo • Plan de manejo de suelo y foliar • Evidencia de análisis del suelo y análisis foliar • Plan de manejo de sombra • Inventario de plantas de café y de árboles de sombra • Listas de especies endémicas a la región • Historial legal de las áreas de conservación • Evaluación de ‘áreas valoradas como de alta conservación’ • Registro de aplicación de agroquímicos • Registros del consumo de agua (si hay irrigación mecánica) • Anotaciones sobre el uso de productos químicos y mapas que señalen dónde se aplican • Índice ponderado de toxicidad • Planes para la implementación y el monitoreo de C.A.F.E. Practices • Evidencia del programa de poda • Evaluación escrita de riesgos de cambio climático; plan para minimizar los impactos del cambio climático Liderazgo Ambiental – Procesamiento del Café • Sistema documentado para la trazabilidad de productos • Copia de las leyes que aplican • Resultados de las pruebas de agua • Plan de manejo de las aguas residuales • Plan de manejo de desechos • Registros de consumo de energía • Registros de consumo de agua • Registros de la compra de compensaciones de carbono Organización de Apoyo al Productor • Sistema documentado para la trazabilidad de productos • Lista de productores participantes en el programa C.A.F.E. Practices • Registros de verificaciones anteriores de C.A.F.E. Practices, si aplica • Registro de actividades de capacitación • Plan de manejo del suelo • Plan de manejo de suelo y/o foliar • Plan de manejo de sombra Versión 5-1 Marzo 2013 Página 24 de 60
• Listas de especies endémicas a la región • Registros de pesticidas, incluso compras, distribución y ventas • Plan (o planes) de manejo de la finca, incluso documentación de soporte • Evidencia de la reunión para desarrollar el plan anual de trabajo (p. ej. actas de reunión) • Evaluación escrita de riesgos de cambio climático; plan para minimizar los impactos del cambio climático 6.4 Actividades Previas a la Inspección in situ 6.4.1 Preparar el Plan de Verificación y de Inspección Como algunas de las cadenas de suministro que deben evaluarse para C.A.F.E. Practices son muy grandes y complejas y cubren un ámbito geográfico considerable, los verificadores deben preparar un plan de verificación antes de comenzar la verificación in situ, y que lo distribuyan tanto entre los inspectores como entre los representantes de la cadena de suministro que se va a evaluar. Además, se debe de proporcionar un plan de inspección para cada entidad que se va a visitar, proporcionando descripciones detalladas de las actividades que se llevarán a cabo durante las inspecciones in situ. El plan de verificación global debe proporcionar un resumen de todas las actividades que se llevarán a cabo durante las inspecciones in situ, incluyendo el ‘qué, el cuándo y el dónde’ de todas las actividades de inspección in situ. Como complemento al plan de verificación global, planes de inspección de campo detallados que son específicos a cada tipo de entidad ayudan a guiar el inspector en el campo. También, informan a las entidades que se está inspeccionando sobre la necesidad para hacer entrevistas a trabajadores, qué documentos serán revisados, qué áreas se visitarán, y aproximadamente cuánto tiempo se requerirá para cada actividad. Las organizaciones verificadoras podrían elegir a desarrollar una lista de actividades y documentos a revisar que son específicos para cada tipo de entidad (p.ej. una lista para OAPs, fincas, y beneficios) que serán incorporados a sus planes de verificación globales que se mandan a los clientes. La preparación y la distribución del plan de verificación global al cliente se deben de hacer al comienzo del proceso de la verificación, incluyendo la distribución de los planes de inspección en el momento de la inspección in situ por parte del inspector haciendo el trabajo. 6.4.2 Determinar el Tamaño de la Muestra Dado el tamaño, la complejidad y la diversidad de las actividades relacionadas con el cultivo, el procesamiento y la exportación del café, es necesario adoptar un enfoque basado de muestreo para evaluar a redes de fincas pequeñas y medianas que desean participar en C.A.F.E. Practices. Luego de obtener la lista completa de todos los beneficios y productores que componen la cadena de suministro del aplicante, se espera que los verificadores e inspectores construyan muestras estratificadas semi-aleatorias de la “población” de beneficios y productores. 6.4.2.1 El Tamaño de la Muestra en el Caso de las Fincas Grandes y los Procesadores Todas las fincas grandes (≥50ha) y procesadores empleados por las fincas que conforman la muestra deben ser verificados en una cadena dada de suministro para todas las aplicaciones con 20 fincas o menos. Cuando hay una cadena de suministro que cuenta con 20 fincas grandes o más, los inspectores deben usar un enfoque basado de muestreo para las fincas grandes. El tamaño de la muestra para fincas grandes (≥50ha) cuando la cadena de suministro contiene 20 o más fincas grandes es 1.5 veces la raíz cuadrada del número total de fincas grandes. En los términos estadísticos, el número total de fincas (ya sean pequeñas o medianas) para ser muestreado es n. Versión 5-1 Marzo 2013 Página 25 de 60
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