V5.1 Manual de Procedimientos para Verificadores e Inspectores de ...

Las únicas discrepancias de aplicación que no requieren que se siga el procedimiento arriba
indicado son cambios menores al tamaño de finca (p. ej. 8ha a 10ha). Si el cambio resulta en el
cambio de categoría de tamaño o el cambio es más grande que el 50% (p. ej. una finca de 60ha
que realmente es de 113ha), favor de seguir el procedimiento explicado arriba.
6.5 La Inspección in situ
6.5.1 La Recopilación y la Verificación de la Información
Durante las inspecciones, los inspectores deberán utilizar, siempre, las notas de campo
específicas de la entidad, la cual se encuentra disponible en:
http://www.scsglobalservices.com/starbucks-cafe-practices. No se pueden sustituir las notas de
campo por otros documentos, tampoco es aceptable solo tomar apuntes en un cuaderno para la
documentación de los resultados de la verificación. Todas las notas de campo deben tener
evaluaciones completas, con la información de la portada y evidencia cualitativa. Los verificadores
también guardarán las notas de campo del inspector y documentación de entrevistas, además de
cualquier notas o materiales suplementarios usados por el inspector durante la inspección, en sus
oficinas respectivas como parte del registro de la verificación, como se especificó en la Sección
5.4.
6.5.2 La Reunión de Apertura
Realizar una reunión de apertura al principio de cada inspección es necesario para definir las
expectativas del proceso de verificación, establecer un cronograma para las actividades de
verificación y la presentación de reportes, dar más explicaciones sobre el plan y la metodología
que se van a seguir, y responder a las primeras preguntas de la entidad que se va a verificar. En
esta reunión debería explicarse el plan de inspección, así como la política de confidencialidad de
la organización verificadora y la necesidad de entrevistar a los trabajadores en privado. Además
es importante mencionar que no es permitido dar ningunas recomendaciones, tampoco una
consultaría con respecto al cumplir con los requisitos del programa.
Esta reunión inicial también le ofrece al inspector la oportunidad de hacer preguntas sobre el
manejo de la finca y beneficio, le permite tener una idea general acerca de las actividades que se
llevan a cabo en el lugar y examinar documentos que se habían preparado pero que no se
entregaron antes de la verificación in situ. Una buena forma de comenzar un proceso de
inspección y de clarificar la agenda que se van a seguir es revisar un mapa del lugar para
conversar sobre las áreas que habría que visitar en el curso de la inspección. Esta forma de
aproximarse le permitirá al inspector comprender mejor el tamaño y dimensión de la operación,
incluyendo la ubicación de las instalaciones y sitios de desechos, y en el caso de fincas, la servirá
para identificar áreas esenciales de observación como cuerpos de agua y áreas de alta
pendiente.
Durante la reunión de apertura, los inspectores siempre deben pedir permiso a recopilar evidencia
fotográfica u observaciones durante el curso de la inspección como evidencia de soporte para
evaluaciones de indicadores o datos de la hoja de portada.
6.5.3 El Papel de los Guías y de los Observadores
Los guías y observadores designados por la entidad bajo inspección de C.A.F.E. Practices son
permitidos, pero no deben participar en las entrevistas de trabajadores ni dictar los términos de la
inspección. Los inspectores deben recibir acceso sin restricción a las instalaciones, al menos que
este acceso presentaría un riesgo legítimo de seguridad personal. Los inspectores deben
abstenerse de compartir información específica de las evaluaciones de indicadores con los guías
y observadores y hacer claros los términos de su participación durante la reunión de apertura.
Sin embargo, la colaboración de los administradores es esencial para la buena marcha de la
Versión 5-1
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