V5.1 Manual de Procedimientos para Verificadores e Inspectores de ...

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Cualquier pregunta relacionada con el otorgamiento del estatus de inspección de ‘en cosecha’ a una entidad o a una aplicación deberá dirigirse a: cafepractices@scsglobalservices.com. 6.6.4 Confirmación del Volumen Como parte de su trabajo de inspección de campo y de recopilación de información para las portadas, los inspectores deben reportar la cantidad total de café oro producido o procesado anualmente para cada finca y beneficio inspeccionado. Para las inspecciones que se realizan a punto medio de la estación de la cosecha y/o de procesamiento, los inspectores deben revisar los registros actuales documentando el total de café oro cosechado/procesado hasta la fecha de la inspección y, refiriéndose a registros pasados y a través de entrevistas con el gerente de la finca o del beneficio, aproximar el volumen total de café oro que se espera durante el periodo que queda de la estación de la cosecha o de la estación de procesamiento. Las portadas de las entidades en el SRV siempre deben reflejar la cantidad total del café oro producido o procesado anualmente por una entidad, sin excepción. Es importante mencionar que la mayoría de los registros que se encuentran durante inspecciones de campo no contendrán información sobre los kilogramos de café oro producido o procesado. Para llegar a esta información, los inspectores tendrán que convertir café cereza a café oro o café pergamino a café oro. Los inspectores también deben revisar rigurosamente los volúmenes totales de café oro producido y procesado como parte de la inspección, teniendo en mente el área de producción de la finca o la capacidad del beneficio. Asimismo, como parte del proceso de revisión interna de los reportes, los verificadores deben corroborar que los datos de volúmenes registrados por los inspectores son las correctos, utilizando para ello datos actualizados sobre la producción de café en cada uno de los países y regiones en donde se llevan a cabo las verificaciones (si los verificadores no pueden acceder a esta información, pueden contactar a SCS). Si los verificadores o los inspectores descubren que uno de los beneficios o fincas incluidos en una aplicación no entregó café al proveedor en todo el año anterior, deberán notificar al proveedor, a Starbucks y a SCS del cambio en la aplicación, siguiendo el procedimiento descrito en la Sección 6.4.5. Al elaborar los reportes en el SRV, es importante recordar que los rangos para la producción y el procesamiento de café oro en las portadas del SRV se llenan automáticamente usando la información incluida en la aplicación del proveedor (si está disponible). Los verificadores e inspectores deben independientemente determinar el volumen de producción/ procesamiento para cada entidad inspeccionada. Cuando hay discrepancias significativas entres las observaciones en campo y la aplicación del proveedor, el verificador deber seguir el procedimiento que se explica en la Sección 6.4.5. El volumen de producción/procesamiento observado por el inspector siempre se debe de ingresar en la portada de la entidad. 6.6.5 Sobre los “Movimientos del Café” en el SRV Los verificadores o inspectores deben ingresar información sobre el movimiento del café; es decir, deben informar acerca de dónde se procesa el café de C.A.F.E. Practices y quién lo hace) cuando recopilan información durante inspecciones in situ para completar reportes en el SRV. El término “movimiento” alude a la cantidad de café en kilogramos de café oro que una finca envía a un beneficiador húmedo o seco o que un beneficiador húmedo o seco envía a otro beneficiador. Es fundamental que los inspectores hagan una revisión cruzada del movimiento del café que se reporta entre entidades. La revisión de los libros de contabilidad o de los recibos resulta de gran utilidad para determinar con certeza el movimiento de café. Los inspectores pueden modificar (editar) el movimiento del café en base a la información que recojan en las visitas de campo. El SRV automáticamente calcula el volumen de cada movimiento basado en los volúmenes de producción para la finca que se ingresan en las portadas de las entidades. Versión 5-1 Marzo 2013 Página 34 de 60
6.7 La Evaluación de las Entidades Según los Criterios de C.A.F.E. Practices Las siguientes son las áreas temáticas que deben abordarse durante las actividades de inspección. Para una lista completa de los indicadores, favor referirse a la Tarjeta de puntuación genérica de C.A.F.E. Practices. Los pequeños productores (
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