V5.1 Manual de Procedimientos para Verificadores e Inspectores de ...

6.2.7 Ponerse en Contacto con las Entidades que se Van a Verificar
Para que una verificación sea eficiente y rentable hay que asegurarse de que la entidad que se va
a verificar se ha preparado y esté lista para la verificación. Además, los administradores de la
finca y/o beneficio deberían estar presentes en la reunión inaugural. Las necesidades para el
transporte y todas las otras consideraciones logísticas deberán hacerse con antelación a la
verificación.
En el de caso cadenas de suministro de los pequeños productores muchas veces es posible
comunicarse con el productor individual de antemano de la inspección in situ. Si fuera posible, se
espera la notificación de antemano de actividades de inspección para productores que tienen que
participar, pero esto no debe restringir las inspecciones. A la vez, los productores deben estar
disponibles todo el tiempo durante la inspección in situ para asegurar que la información
necesaria, como el número de trabajadores o las prácticas del uso de agroquímicos, se toma en
cuenta para que los inspectores puedan hacer evaluaciones informadas. En el evento de que los
productores no estén disponibles a la hora de la inspección, es esencial la reconfiguración del
muestreo de la finca para incluir fincas con productores disponibles para asegurar que la
información presentada en el reporte final es representativa de las condiciones en la cadena de
suministro.
Donde el trabajo subcontratado (o ‘trabajo contratado’, en otras palabras, trabajadores que son
subcontratados y empleados formalmente a través de una agencia de empleo de terceros o
agente) se usa en la cadena de suministro, la organización verificadora tiene que informarle al
cliente que toda la documentación relacionada a las prácticas de contratación, compensación, y
beneficios para trabajadores subcontratados deben estar disponibles al momento de la
inspección.
Si el proveedor ha solicitado una verificación ‘en cosecha’, el verificador debe confirmar con su
cliente que las condiciones de ‘en cosecha’, como se define en la Sección 6.6.3, se cumplirán al
momento de la inspección.
6.3 La Revisión de Documentos
La revisión de documentos empieza cuando el aplicante de C.A.F.E. Practices le entrega a la
organización verificadora una copia de su solicitud (aplicación) para participar como proveedor en el
programa C.A.F.E. Practices. La revisión de documentos forma parte importante de la primera etapa del
proceso de verificación porque conduce a una verificación in situ más eficiente.
Por esta razón, los inspectores deben pedir con antelación, para revisarlos antes y durante la
verificación, todos los documentos (como los que se listan seguidamente) que les ayuden a
verificar la conformidad de la cadena de acuerdo con las tarjetas de puntuación del programa
C.A.F.E. Practices. La lista abajo incluye ejemplos de documentos que pueden ser usados para evaluar
conformidad, pero no representa todos los documentos posibles, ni están requeridos todos los
documentos enumerados abajo en todas las circunstancias.
Responsabilidad Económica
• Comprobantes de las ventas/compras de café en la cadena de suministro de C.A.F.E. Practices, o
bien, libros de contabilidad (el libro mayor) o bitácoras en los que se detallen las ventas/compras
de café de C.A.F.E. Practices
Responsabilidad Social
• Expediente salarial/registro contable del pago de los trabajadores
• Manual de políticas laborales
• Archivos de empleados o personal, incluyendo archivos de los empleados despedidos
Versión 5-1
Marzo 2013 Página 23 de 60