Guía de calidad para complementos alimenticios - Phyto-ESP

Guía de calidad para complementos alimenticios
e) los documentos en los que tengan que introducirse datos deberían:
- contar con suficiente espacio para introducir los datos, lo que incluye
el espacio necesario para anotar las acciones preventivas y correctivas
emprendidas tras una posible inspección;
- dejar un interlineado adecuado entre los datos a introducir;
- mostrar los epígrafes con claridad, indicándose los datos que tienen
que introducirse;
f) las personas que introduzcan datos los deberían introducir por escrito, de forma
clara y legible, y deberían confirmar los datos introducidos añadiendo sus
iniciales o firmas. Es preferible introducir observaciones firmadas que el mero
hecho de marcar una casilla;
g) los datos introducidos a mano se deberían escribir a tinta o con otro medio
indeleble;
h) el tamaño y la forma de los documentos, así como la calidad y el color del papel
empleado deberían determinarse en función de los sistemas de mecanografía /
impresión, reproducción y archivo disponibles;
i) los documentos reproducidos deben ser claros y legibles.
Debe formarse de forma suficiente al personal implicado sobre cómo cumplimentar
los documentos, y se debe evaluar con regularidad la idoneidad de dicha formación.
Los documentos deberían contener todos los datos necesarios, no datos
superfluos. Todos los epígrafes o espacios previstos para la introducción de datos
que dejen de utilizarse deberían eliminarse tan pronto como sea posible.
Si se comete o detecta un error en un documento, éste debería corregirse de forma
que no se pierda el dato original introducido y la persona que ha realizado la
corrección debe fecharla y adjuntar sus iniciales. Cuando resulte oportuno se debe
anotar el motivo de la corrección. No se permite utilizar líquido corrector.
Los documentos deberían mantenerse al día. Toda enmienda debería ser autorizada
formalmente y firmada. En caso de que se realicen enmiendas permanentes,
debería sustituirse tan pronto como sea posible el documento enmendado por
un documento de nueva redacción.
El sistema de documentación debería incluir procedimientos de publicación,
autorización, análisis periódico y revisión.
Debería dejar de utilizarse de forma activa todo documento obsoleto o anulado, y
debe guardarse a efectos de referencia una copia de éste en la que se indique que
ha sido anulado. La realización rutinaria de auditorías internas contribuye a asegurar
que se utilicen las versiones correctas de los documentos.
Puede resultar útil redactar un manual en el que se describa el sistema general
de Garantía de Calidad, los procedimientos empleados y los documentos utilizados.
Dicho manual debería estar plenamente integrado en la documentación APPCC
y estar disponible para todo el personal pertinente.
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