Rapport Ontdek!Citymarketing - Leiden

Elk bestuur houdt z’n eigen begroting, verantwoording naar financiers,
opdrachtgevers en achterban. In het eindbeeld zou het mooi zijn wanneer
alle beleidsstukken gebundeld beschikbaar komen (bijvoorbeeld alle
jaarverslagen en jaarrekeningen in mei gereed); maar de bestuurlijke
pluriformiteit blijft de komende jaren bestaan: belangenbehartiging,
deskundigheidsbevordering, ontmoeting, marketing, opbouwwerk,
cultuurmakelaardij en topsportbevordering zijn te verschillende takken van
bedrijvigheid om in een bestuur te verenigen. Een verenigd back office naast
een bestuurlijke pluriformiteit is in de Nederlandse verhouding een normaal
verschijnsel. Om de analogie met het adviesbureau door te trekken: dat een
adviesbureau voor verscheidene klanten werkt, wil niet zeggen dat die
klanten moeten fuseren.
De vorming van het gedeelde back office van centrummanagement en
Leiden Marketing kan onmiddellijk beginnen. Conform de regel dat er aan
de Stationsweg alleen met wel-willers wordt gewerkt, worden andere
organisaties uitgenodigd om zich erbij te voegen, maar wordt er niet op
voorhand een overall-plan gemaakt waar ook andere besturen zich aan
moeten committeren.
4. Een ‘shared service centre’
We werken de gedachte van een fusie tussen de back offices iets verder uit.
We sluiten daarbij – nogmaals - nauw aan bij de oorspronkelijke visie op het
pand van de kamer van koophandel aan de Stationsweg als het
ondernemershuis van Leiden.
Een mogelijkheid zou zijn om de centrummanager, de directeur van Leiden
Marketing en al hun ondersteuning in dienst te laten komen van de kamer
van koophandel. De besturen van CML en LM zouden daartoe een contract
kunnen aangaan met de kamer. Er bestaat in Leiden ervaring met deze
constructie (ondernemersfonds). Maar deze mogelijkheid ligt minder voor
de hand, zolang de kamer zelf in een reorganisatiediscussie verkeert. Het
alternatief zou zijn een beheersstichting ‘Shared Service Centre Leiden’ op
te richten (dan wel een passende Nederlandstalige naam). Het personeel
komt in dienst van die stichting. Het wordt inhoudelijk aangestuurd door de
afzonderlijke besturen. De namen ‘centrummanager’ en ‘directeur
marketing’ kunnen blijven bestaan, maar dat wil niet zeggen dat ze een
eigen toko hebben. Ze maken deel uit van een ploeg functionarissen die
onderling samenwerken en elkaar ook onderling vervangen. Het shared
service centre is nooit met vakantie en de telefoon wordt altijd
aangenomen.
De directeur van de kamer van koophandel kan gevraagd worden om het
management van het shared service centre op zich te nemen. Zijn taak is in
66