ACADEMY Magazine 2018-2019

COLUMN
‘U bent geen voorzitter, u bent een dictator!’
Over verwachtingen van een bijeenkomst en hoe die te overtreffen
Tekst: Arend de Geus
Wanneer je een evenement
of bijeenkomst
organiseert, heb je
verreweg het meeste
zelf in de hand: van de
keuze van de locatie, de sprekers die je uitnodigt,
tot het publiek voor wie je het organiseert.
Als je die zaken op orde hebt, kan er
niet veel misgaan, wel?
En toch: verwacht iedereen hetzelfde van
de dag? Komt wat jij wil bereiken overeen
met wat het publiek denkt te gaan ervaren?
Pas als je precies weet wat je doel is, welke
sprekers daar bij passen en welke vorm vervolgens
voor de meeste samenhang zorgt,
heb je het grootste kans op succes. Een ervaren
dagvoorzitter helpt daarbij, als je die in
een vroeg stadium mee laat denken.
Ik sta aan het begin van de avond de
agenda toe te lichten, als die ene boze aanwezige
het al te lang vindt duren voor hij aan het
woord mag komen. Hij interrumpeert me en
begint op hoge toon kritiek te uiten op het
onderwerp waarover de bijeenkomst belegd
is. Ik geef hem niet het woord en leg uit dat
het gesprek met de zaal op een later moment
plaatsvindt. Dat doet hem al snel woedend
uitroepen: “U bent geen voorzitter, u bent
een dictator!” Deze meneer kwam duidelijk
met een bepaalde verwachting naar de bijeenkomst
en moet dat nu bijstellen. Het kost
hem moeite.
Een andere gelegenheid: ik word kort van
te voren gevraagd de avond te leiden. Alles is
geregeld, ik hoef er alleen maar voor te zorgen
dat een en ander soepel aansluit. Aanleiding
voor de avond is de presentatie van een rapport.
De zaal is gemêleerd; zijdelings betrokken
mensen, die benieuwd zijn
naar de uitkomsten die bekendgemaakt
worden. Om de gelegenheid
aan te kleden zijn twee
sprekers gevraagd als voorprogramma.
En hier gaat het mis.
De eerste spreker verwacht van
de zaal weinig kennis van het
onderwerp en houdt een algemeen
betoog. Sommige aanwezigen zeggen
hardop dat ‘we dat allemaal wel weten’. De
tweede spreker benadert de aanwezigen als
collega’s. Hij verwacht van hen interesse in
de details van zijn werkveld en gaat voorbij
aan het feit dat zijn presentatie bedoeld
is om kader te geven aan het hoofddoel van
de avond: de presentatie van het rapport.
Resultaat: een afgehaakte zaal. In dit voorbeeld
zijn het juist de sprekers die verkeerde
verwachtingen hebben van de avond.
M’n handen jeuken: was ik maar eerder
bij het samenstellen van de avond betrokken
geweest, dan had ik met beide sprekers de
avond door kunnen nemen, hen erop kunnen
wijzen dat ze schakels waren in een groter
geheel en hoe ze, door beter te weten
wie het publiek was, de rapportpresentatie
hadden kunnen optillen. En nog liever
was ik geraadpleegd vóór de extra sprekers
gevraagd werden. Dan hadden we misschien
een heel andere vorm gekozen.
Het is zo zonde om al die uren, al dat geld
en al die energie te steken in je mooie bijeenkomst
en die pas op in de laatste fase te
delen met de dagvoorzitter. Want die kan
veel meer zijn dan die persoon die op je bijeenkomst
alles gladjes aan elkaar praat. Hij is
de specialist die al veel bijeenkomsten heeft
© PR4ALL
meegemaakt, die ervaren
heeft wat werkt en wat
niet.. Die helpt je doel helder
te krijgen, door je kritisch
te bevragen tijdens
het ontwikkelen van je programma.
Die je verder laat
kijken dan de koker van je
eigen werkveld en meedenkt
vanuit de mensen voor wie je alle moeite
doet: de aanwezigen, de deelnemers.
Mijn advies: maak de dagvoorzitter in een
vroeg stadium deel van je team. Het werkt!
En dat kan wat voor bijeenkomst dan ook
zijn; van een zware sessie tot een feestelijk
evenement. Het meedenken betaalt zich uit
in een hogere kwaliteit van je bijeenkomst.
En dat verdienen de aanwezigen, toch?
Met de meneer uit de inspraakavond en mij
is het goed gekomen. Hij berust in zijn boosheid,
nadat ik hem verzeker dat hij als een
van de eersten van mij het woord krijgt, op
het moment dat we daar in het programma
aan toe zijn. Uiteindelijk levert hij een waardevol
aandeel aan de discussie. Na afloop ga
ik nog even bij hem staan, om te vragen of we
nog iets moeten uitpraten. Hij lacht en verontschuldigt
zich voor zijn emotionele uitbarsting.
Tot mijn verbazing complimenteert
hij mij zelfs. Hij heeft zich gehoord gevoeld
en mijn leiding van de avond als integer en
onbevooroordeeld ervaren.
Boek Arend de Geus bij
Speakers Academy ®
info@speakersacademy.nl
Arend de Geus rondde zijn opleiding aan de Toneelschool Amsterdam af, speelde ruim tien jaar in diverse theater-, film en tvproducties
en werkt als programmamaker bij NH Media, de regionale omroep van Noord-Holland. Zijn veelzijdige achtergrond voor
en achter de camera maakt Arend tot een geheel eigen en doelgerichte moderator.
SPEAKERS ACADEMY® MAGAZINE 2019 75