Na úvod - Ústav pamäti národa

jednotka rozdelí na jednotlivé dokumenty, pričom
sa každý z nich ukladá do samostatného súboru
(môže obsahovať niekoľko strán).
K súborom sa pripája popis, ktorý je uložený
v databáze. Podľa neho je možné vyhľadať digitalizované
dokumenty. Ideálne by bolo, keby základný
popis dokumentov obsahoval údaje z archívneho
inventára a dokumenty v digitálnom archíve
by sa dali dohľadať podľa rovnakého kľúča
ako originály v archíve ÚPN.
Žiaľ, zdĺhavý proces delimitácie, ako aj
(ne)usporiadanosť prevzatého materiálu zdržuje
vytvorenie štruktúry fondov archívu, ktorá by sa
dala nazvať konečnou. Preto sme zvolili kompromis
a zachytili základné údaje o spise (pôvodca,
registračné číslo, archívne číslo, krycie meno
atď.), ktoré postačujú na jeho nájdenie, ale podľa
iného kľúča ako v Archíve ÚPN. Postupne, ako
bude prebiehať usporiadavanie fondov Archívu
ÚPN, budeme aj my prispôsobovať základný (primárny)
popis dokumentov.
Po naskenovaní archívnej jednotky, vytvorení
primárneho popisu a kontrole, sa digitálna kópia
uloží do systému správy dokumentov. Dáta sú
bezpečne uložené centrálne v pamäťovom poli.5)
Pred samotným uložením sú dáta zašifrované a
následne sú prístupné len oprávneným používateľom.
Pre prípad zlyhania alebo poškodenia systému
správy dokumentov sa dáta zálohujú aj na
magnetických páskach a optických médiách
(DVD). Magnetické pásky majú výhodný pomer
kapacity a ceny, navyše ide o desaťročiami overenú
technológiu, kde je garantovaná trvanlivosť
záznamu. Výhodou optických médií je ich operatívnosť
– ak je potrebné obnoviť len konkrétny sú-
Resume
bor dát, je to oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako
pri magnetickej páske. Nevýhodou je ich relatívna
nespoľahlivosť a nestálosť.
Kvôli obmedzeniam vyplývajúcim zo zákona
o pamäti národa v súčasnosti nemôžeme poskytnúť
kópie archívnych dokumentov bez znečitateľnenia
osobných údajov.6) Takto upravené dokumenty
sú tiež uložené v systéme správy dokumentov.
Znečitateľnenie, prípadne iné anotácie
neupravujú pôvodný dokument, ale pridajú sa až
pri jeho zobrazení, príp. tlači.
K jadru systému správy dokumentov pristupuje
aj báza znalostí, ktorá značne rozširuje možnosti
práce s elektronickým archívom. Báza znalostí
sa stále rozširuje. Obsahuje údaje z dostupných
evidencií a registratúrnych pomôcok ŠtB,
pričom spája údaje o osobách, objektoch,
súčastiach ŠtB atď. so zväzkami a spismi. Postupne
sa bude rozširovať o indexy archívnych
fondov a o sekundárny popis dokumentov, ktorý
bude obsahovať ďalšie údaje dôležité pre plnenie
poslania Ústavu pamäti národa. Tým sa podstatne
rozšíria možnosti práce s dokumentmi. Archívny
dokument, vyhľadaný podľa zadaného
kľúča, je možné okamžite prezerať, podrobnejšie
popisovať, prípadne použiť na rekonštrukciu.
Budovanie elektronického archívu ÚPN je dlhodobý
proces. V súčasnosti prebieha skenovanie
dokumentov a ich popis. Všetky činnosti sa snažíme
priebežne zefektívňovať. Začíname s podrobnejším
popisom archívnych dokumentov, v budúcnosti
uvažujeme aj o nasadení technológií na rozpoznávanie
textu. Projekt je svojím spôsobom unikátny
a jeho ďalší rozvoj ovplyvnia naše skúsenosti,
aktuálne potreby a vývoj informačných technológií.
The digitalization of the documents administered by the Archive of the Nation’s Memory Institute
is one of the fundamental tasks of the Section of IT. Its objective is to create an online archive
making available in electronic form searchable documents ready for further description and processing.
The article presents the requirements that the electronic archive has to comply with to
meet the standards set for personal data protection and the securing of the data. The majority of
the documents stored at the Archive of the NMI has been drawn up by secret services and other
security authorities, which prompts for a specific approach to the organization and description of
the documents with respect to the original mechanisms of documents classification. The objective
for today is to connect the isolated facts into a unity of information, previously available only to the
supreme commanders of the State Security (ŠtB) or the Federal Ministry of Interior. The electronic
archive is used during the disclosure of the files to individual applicants, the reconstruction of
discarded documents and research. In connection with the database which comprises the description
of the digitalized documents and the ŠtB registration, it also makes possible an analysis
and reconstruction of the managing and decision making structures within the ŠtB. The article concludes
with a brief technical overview of the digitalization (scanning) of the documents and their description,
as well as with the principles guiding their storing and processing within the system of
documents administration a few pitfalls of the process and the prospects of its future development.
5) Pamäťové pole tvorí niekoľko pevných diskov. Dáta sú ukladané na dva disky súčasne. Pri prípadnej poruche niektorého disku sa dáta
nestratia, načítajú sa z jeho „zrkadla“ a koncový užívateľ si nič nevšimne. Výmena disku je možná za plnej prevádzky.
6) Výnimkou je Národný bezpečnostný úrad a súdy.
PAMÄŤ NÁRODA ÚPN interne
( 57 )