SPROG TIL TIDEN RAPPORT FRA ... - Kulturministeriet

KAPITEL 6
SPROG TIL TIDEN
3. Tonen
Som udgangspunkt skal tonen være venlig og hensynsfuld, men det
er ikke nødvendigvis hensigtsmæssigt i alle tilfælde. Ved f.eks. gentagne
rykkere, henstillinger, påtaler osv. vil det ofte være nødvendigt
at skærpe tonen og gøre opmærksom på eventuelle konsekvenser og
sanktionsmuligheder.
4. Meddelelsens struktur
Dokumenternes struktur har stor betydning for forståeligheden og
har været i fokus i de seneste års sprogrevisioner hos bl.a. Domstolsstyrelsen
og Ombudsmanden. Især meddelelser om afgørelser, som
kræver omfattende henvisninger til sagsforløb og retsgrundlag, kan
blive meget komplekse og vanskelige at følge. I hovedreglen bør
konklusionen, dvs. afgørelsen, fremgå som det første. Dernæst kan
der følge en uddybende forklaring og siden både sagsfremstilling og
retsgrundlag eventuelt i særskilte bilag.
Kravene til teksternes struktur kan dog variere afhængigt af modtager
og kontekst, og man bør derfor tage udgangspunkt i en grundig
analyse af de teksttyper og – genrer, man kan identifi cere i den
enkelte institution. En særlig genre er de mange blanketter, der skal
udfyldes i forskellige sammenhænge. Her må man konstatere store
forskelle i både stilleje og sværhedsgrad. Selvom mange institutioner
gør sig umage med at forklare de regler, der ligger til grund for
blanketterne, er der store forskelle på, om oplysningerne på blanketterne
gives i form af spørgende eller konstaterende sætninger, eller
om man er dus eller Des med borgerne:
”Er De eller har De været medlem af en A-kasse i Danmark?
(Sæt kryds)” 4
”Jeg har fået tilkendt en social pension. (Sæt kryds)” 5
Og desværre fi nder man stadig vigtige tekster, som f.eks. nedenstående
erklæring, der kan være vanskelig at forholde sig til som
almindelig borger:
”Undertegnede arbejdsgiver erklærer at ville se bort fra bestemmelser
i lovgivning, overenskomster eller i ansættelseskontrakten
om, at ovennævnte ansatte skal fratræde på et bestemt tidspunkt
i måneden, når den ansatte opsiger arbejdet til fratræden, samtidig
med at retten til supplerende dagpenge bortfalder, jf. arbejdsløshedsforsikringslovens
§ 60”. 6
4 Ansøgning om attest E 301 DK eller N 301 DK (Arbejdsdirektoratet)
5 Blanket til fravalg af efterlønsbidrag eller -ordning (Arbejdsdirektoratet)
6 AR 230 – Frigørelsesattest og Erklæring om fratræden (Arbejdsdirektoratet)
91