Strategien und Tools zur Strukturierung und ... - Know-Center

Diese Punkte sind nicht nur für den Benutzer wichtig, sie sind auch die
Grundlage für die Administration eines Systems. Eine Verzeichnisstruktur
muss so aufgebaut sein, dass sie personenunabhängig verwaltet werden kann
und dem mentalen Modell der Benutzer entspricht. Dieses Modell ändert sich
selbstverständlich im Lauf der Zeit, da sich auch die Mitarbeiter verändern.
Bei der Bearbeitung der Master Thesis hat sich gezeigt, dass es unterschiedliche
Vorstellungen zu den Strukturen zwischen den Abteilungen gegeben
hat. Dies ist auch nachvollziehbar, hat doch jede Abteilung eine, jeweils sich
- wenn auch leicht - unterschiedliche Sichtweise. Beim Aufbau einer neuen
Verzeichnisstruktur gibt es die Möglichkeit, die Differenzen zu überwinden,
da es ein gemeinsames Ziel gibt. Im laufenden Betrieb darf es aber nicht wieder
zur Verselbstständigung der Bereichsstrukturen kommen, da sonst das
mentale Modell des Gesamtunternehmens in Teilmodelle aufgelöst wird.
3.3.2 Usecase: Verbesserung des Inhalts
Dieser Punkt ist eng mit dem Publizieren von Dokumenten verwandt, da es
hier darum geht, die Qualität des Inhalts zu garantieren und zu verbessern.
Es muss möglich sein, neue Dokumente einfach zu publizieren. Die Bedingungen,
die sich daraus ergeben, sind eng mit dem Usecase Publizieren (siehe
Kapitel 3.1) verbunden, gehen aber noch darüber hinaus, da es hier um
ein kontrolliertes Wachstum geht. Die Tendenz, für immer neue Inhalte neue
Ordner anzulegen, ist die Hauptschwierigkeit. Es muss einen abgestimmten
Prozess geben, der definiert, wer die Erlaubnis hat, die Struktur zu erweitern.
Nur so wird sichergestellt, dass es ein organisches und kein unkontrolliertes
Wachstum der Struktur gibt.
3.3.3 Usecase: Verbesserung der Bedienbarkeit
Neue Systeme haben Grundannahmen als Basis für die Bedienbarkeit. Der
Erfolg eines Systems hängt auch - wie oben erwähnt - von der Usability ab. Es
ist sehr wichtig, auf die Bedürfnisse der Benutzer einzugehen. Vor allem nach
dem Going live gilt es, berechtigte Anforderungen schnell umzusetzen, um
die Zufriedenheit mit dem System auf einem akzeptablen Niveau zu halten.
3.4 Zusammenfassung der Anforderungen
In den Usecases werden umfangreiche Anforderungen definiert, die sich auch
zum Teil widersprechen. Es gibt aber einige Punkte, die durchgehend für alle
Prozesse gelten. Dies sind:
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