Strategien und Tools zur Strukturierung und ... - Know-Center

5.2.4 Anpassungen am Publizieren-Dialog
Bei der Standardauslieferung des Hyperwave Information Servers IS/6 wird
mit dem Publizieren-Dialog ein neues Dokument auf dem Server abgespeichert.
In diesem Dialog können alle Standardattribute verwaltet und beliebig
neue Attribute hinzugefügt werden. Dieser große Funktionsumfang ist in der
Regel nicht nötig, da einige Attribute ohnehin vom System befüllt werden
und nur ein bestimmter Ausschnitt tatsächlich relevante Informationen für
den Benutzer enthält. Deswegen wurde dieser Dialog angepasst, auch um die
unterschiedlichen Dokumenttypen getrennt voneinander publizieren zu können.
Der neue Dialog berücksichtigt auch die Anpassungen, die sich aus der
Übernahme des Dublin Cores ergeben.
5.3 Automatisches Publizieren
Der Hyperwave Information Server IS/6 bietet die Möglichkeit, Software der
Firma Autonomy einzubinden. Diese Software hat die Funktion, Dokumente
nach vorher festgelegten Regeln automatisch in der Struktur an die passende
Stelle abzulegen. So erspart man sich die manuelle Suche des Platzes in der
Struktur und vermeidet - im Idealfall - Inkonsistenzen, da die Software ja
immer nach den gleichen Regeln arbeitet.
In Abbildung wird der Prozess des automatischen Publizierens deutlich.
Grundlage für das automatische Publizieren ist das Erstellen sogenannter Regelsets.
Regelsets bestehen aus Ordnern mit vorbildhaften Dokumenten zu
einem Thema. Sie geben vor, mit welchem Inhalt ein Thema definiert wird.
Zur Abgrenzung wird eine weitere Regel festgelegt, die das Verhalten für die
Ausnahmen steuert. Ist dies geschehen, erstellt Autonomy einen Kategorisierer,
der das Zuordnen der Dokumente in die in dem Regelset definierten
Ordner übernimmt. Es ist möglich, für verschiedenste Themen Regelsets beziehungsweise
Kategorisierer anzulegen.
Bei verschiedenen Tests hat sich allerdings gezeigt, dass das automatische
Publizieren für diese Anwendung nicht geeignet ist. Der Aufwand, die Regelsets
zu erstellen, ist sehr hoch, dadurch wird auch die Wartung schwierig.
Ein weiteres Problem besteht in der Definition der Ausnahmeregeln. Dokumente,
die in diese Kategorie fallen, müssen per Hand der Struktur zugewiesen
werden. Das setzt eine Kenntnis der Struktur voraus.
Grundvoraussetzung für die Anwendung einer automatischen Kategorisierung
ist die permanente Überwachung der Inhalte, um schnell auf neue
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