Strategien und Tools zur Strukturierung und ... - Know-Center

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1 Themenbeschreibung Diese Arbeit beschäftigt sich mit der Problematik, wie ein komplexer Bestand an Dokumenten verwaltet werden kann, so dass zum einen der Informationslieferant die Dokumente einfach ablegen, zum anderen der Informationssuchende schnell und zielgerichtet zu den gewünschten Informationen gelangen kann. Mit der steigenden Anzahl von Dokumenten stellt sich die Frage, in welche Kategorien beziehungsweise Unterordner ein Dokument abgelegt werden soll. Häufig werden Dokumente auf eigenen Laufwerken nach dem subjektiven Ermessen in einer beliebigen Struktur ablegt. Arbeiten mehrere Personen am selben Thema oder sollen Kollegen, Dienstleister oder andere Personen Zugang zu diesen Dokumenten haben, dann stellt sich die Frage, wie die Dokumente zu strukturieren sind. Ziel dieser Arbeit ist es, Strategien und Hilfsmittel aufzuzeigen, mit deren Hilfe man auch in komplexen und heterogenen Datenbeständen effektiv arbeiten kann. Unter komplex und heterogen ist in diesem Zusammenhang zu verstehen, dass es eine Menge an Dokumenten gibt, die sich nach Herkunft, Inhalt und Format unterscheiden. Dabei soll es keine Rolle spielen, auf welchem Weg versucht wird, zu einem Dokument zu gelangen. Es gibt inzwischen eine Reihe an Softwareprodukten, die es sich zum Ziel gesetzt haben, Wissen in Unternehmen zu verwalten. In dieser Master Thesis wird als Umgebung zur Realisierung der Anforderungen die Software der Firma Hyperwave vorausgesetzt. 1 1.1 Abgrenzung In der folgenden Arbeit werden Szenarien zugrunde gelegt, wie sie typischer Weise in mittelständischen Unternehmen der IT- und Telekommunikationsbranche mit circa 500 Mitarbeitern auftreten. Abhängig von der Branche und der Größe eines Unternehmens werden eventuell andere Methoden zum Zug kommen müssen, um zu einem befriedigenden Ergebnis zu gelangen. Die Schwierigkeiten, die sich bei der Einführung oder Änderung von Prozessen ergeben, sind dem Verfasser bekannt. Dieses sogenannte ” Changema- 1 Informationen zu Hyperwave unter http://www.hyperwave.de 7
nagement“ wird in dieser Arbeit nicht oder nur in Auszügen behandelt. Das soll aber nicht bedeuten, dass dieses Thema unterschätzt werden sollte. Vielmehr ist eine kontinuierliche Betreuung aller Beteiligten im gesamten Prozess der Einführung eines Wissensmanagementsystems von großer Bedeutung. 1.2 Problembeschreibung Unternehmen sind ab einer gewissen Größe in Abteilungen beziehungsweise Divisionen organisiert. Die Unterteilungen entsprechen bestimmten Prozessen und Abläufen, aber auch Tätigkeiten, die zur Bereitstellung eines Produktes führen. Dabei gibt es zwar Unterschiede zwischen zum Beispiel Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes und der Dienstleistungsbranche, ihnen ist aber im Zusammenhang mit der Themenstellung dieser Master Thesis eines gemeinsam: Informationen werden nicht nur von Kollegen innerhalb der eigenen Abteilung benötigt, sondern auch von Kollegen anderer Abteilungen, anderer Standorte oder auch von Partnern und Kunden. Dies bezieht sich nicht nur auf Dokumente, die im Haus erstellt werden, wie Bedienungsanleitungen, Stücklisten, Broschüren oder Pressemitteilungen. Auch extern recherchierte Dokumente sind von großer Wichtigkeit. Sie liefern Hintergrundinformationen zum Entstehungsprozess, sie zeigen, mit welchen Themen sich die Entwickler beschäftigten, um sich selbst zu einer Thematik weiterzubilden oder in eine Technik einzuarbeiten. Das Internet bietet inzwischen eine unüberschaubare Fülle an Informationen, Weiterbildungs- und Recherchemöglichkeiten, die gerade im IT-Bereich intensiv genutzt werden 2 . Inzwischen gibt es zu vielen Themen so genannte eBooks, die ganze Bücher mit einer elektronischen Stichwortsuche zugänglich machen. Nicht zu vergessen die vielen Präsentationen, White Papers und so weiter, die man ohne große Mühe finden kann. Daneben hat auch das klassische Informationsmedium Buch nach wie vor seine Bedeutung für Informationssuchende. An dieser kurzen Aufzählung wird deutlich, dass es diverse Medienformate gibt, die in Zukunft evtl. noch durch Audio- beziehungsweise Videoformate ergänzt werden, die aber an verschiedenen Stellen im Unternehmen verteilt sind und für die es keinen gemeinsamen Zugang gibt. 2 Ein bekanntes Beispiel ist selfhtml, das als das zentrale deutschsprachige Nachschlagewerk zum Thema HTML gelten darf; siehe http://teamone.selfhtml.de 8
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