Strategien und Tools zur Strukturierung und ... - Know-Center

Diesen Vorteilen stehen aber auch Nachteile gegenüber:
• Der Gesamtüberblick über die vorhandenen Informationen in einem
Unternehmen geht verloren. Themen, die von verschiedenen Abteilungen
behandelt werden, sind in der Struktur mehrfach vorhanden, ohne
dass es der Suchende erkennen kann.
• Dokumente zu einem Thema können von verschiedenen Abteilungen
mit ganz unterschiedlichen Titeln abgelegt werden. Es ist für den Suchenden
nicht klar, in welchem Bereich er sich bewegen soll und ob er
tatsächlich alle Dokumente zu einem Thema gefunden hat. Auch die
Volltextsuchmachine wird dies nicht beheben können. Vor allem wenn
ein populäres Thema gesucht wird, tritt das Problem der langen Trefferliste
auf.
4.5 Mischformen
Um die Vor- und Nachteile der zentralen und dezentralen Sichtweisen auszugleichen,
sind Mischformen möglich. Zum Beispiel, dass beide Sichtweisen
parallel angeboten werden und der Benutzer sich aussuchen kann, in welchem
Bereich er nach Informationen sucht. Dies setzt aber einen großen Wartungsaufwand
und eine sehr intelligente Verlinkung der Ordnerstrukturen voraus.
Voraussetzung für eine gute Struktur sind strikte Regeln und ein immer
wiederkehrender Aufbau innerhalb der Struktur. Dies kann entweder durch
verbindliche Regeln oder durch eine kleine Anzahl von Redakteuren sichergestellt
werden. Die Erfahrung zeigt, dass strikte Regeln häufig zu Ablehnung
oder Umgehung des Systems führen und in Nischen Parallelstrukturen entstehen.
Ein bekanntes Beispiel hierfür sind die Gruppenlaufwerke.
Ein kleines Redaktionsteam, das die Struktur - in Zusammenarbeit mit
den Anwendern - pflegt, Änderungen vornimmt und eventuell auch selbst
Dokumente publiziert, ist im Zusammenhang mit den hier dargestellten Usecases
anderen Lösungen vorzuziehen.
Im betrachteten Fall wurde das Problem so gelöst, dass nur ein Mitarbeiter
pro Abteilung das Recht hat, die Struktur zu ändern und dieser für die
Koordination innerhalb seines Bereiches zuständig ist.
Es gibt eine zentrale Ansicht, die sich aus den Strukturen der einzelnen
Bereiche zusammensetzt. Damit es nicht zu Überschneidungen kommt, wird
41