Strategien und Tools zur Strukturierung und ... - Know-Center

arbeiter ermöglicht, innerhalb seiner Struktur ein beliebiges Dokument zu
publizieren. Dies hat auch einige nicht zu unterschätzende Vorteile:
• Qualität
Die Qualität der Dokumente innerhalb einer Bereichsstruktur ist hoch,
da die Fachleute dieses Themengebietes sehr genau Bescheid wissen,
welche Dokumente sie benötigen und an welcher Stelle diese abzulegen
sind.
• Zufriedenheit
Die Möglichkeit, selbst Dokumente zu publizieren, macht aus Betroffenen
Beteiligte, weil Verantwortlichkeiten an einzelnen Personen direkt
festgemacht werden können. Es gibt keine Diskussionen mit einer übergeordneten
Stelle, bürokratischer Aufwand entfällt.
Dennoch ist diese Variante nur dann sinnvoll umzusetzen, wenn mit entsprechenden
Tools Unterstützung angeboten wird.
8.2 Unterstützung durch Tools
Für die gewählte organisatorische Einbettung der Pflege der Struktur und der
Inhalte ist es wichtig, unterstützende Tools zu verwenden, damit die Qualität
der Daten gewährleistet werden kann. Dazu wurden zwei Hilfsmittel gewählt:
• Benachrichtigung
Veränderungen an der Struktur sollen an einen fest definierten Benutzer/Administratorkreis
gemeldet werden.
• Doublettencheck
Bereits vorhandene Strukturpunkte beziehungsweise Dokumente sollen
beim Erstellen erkannt werden und nur nach einer Sicherheitsabfrage
publiziert werden können.
8.2.1 Benachrichtigung
Weil die Variante des verteilten Redaktionsteams gewählt wurde, ist es wichtig,
dass Veränderungen in der Struktur überwacht werden. Dies geschieht
dadurch, dass beim Anlegen eines neuen Ordners eine E-Mail an eine fest
definierte Person geschickt wird, die anschließend überprüft, ob der Strukturpunkt
notwendig ist und falls ja, gegebenenfalls die Bezeichnung und den
gewählten Ort prüft. Ist dies nicht der Fall, muss der Strukturpunkt - nach
Absprache selbstverständlich - wieder gelöscht werden. Brisant wird diese
Abstimmung bei abteilungsübergreifenden Themen. In diesem Fall ist eine
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