Strategien und Tools zur Strukturierung und ... - Know-Center

Redaktionssitzung notwendig, um die strittigen Punkte zu klären.
Auch beim Publizieren eines neuen Dokumentes wird eine E-Mail an den
Abteilungsredakteur geschickt und dieser auf das neue Dokument aufmerksam
gemacht. Dieser muss dann im Einzelfall entscheiden, was mit dem Dokument
zu tun ist.
Die Gefahr bei dieser Vorgehensweise ist, dass die Beobachtung durch die
Abteilungsredakteure mit der Zeit nicht nachlassen darf. Dies erfordert ein
hohes Maß an Zuverlässigkeit und auch Durchsetzungsvermögen.
8.2.2 Doublettencheck
Beim Anlegen eines neuen Ordners wird geprüft, ob es diesen Ordner an einem
anderen Ort bereits gibt. Dabei spielt es keine Rolle, an welcher Stelle
innerhalb der Struktur der Ordner schon angelegt wurde. Ist dies nicht der
Fall, kann der Ordner einfach angelegt werden.
Falls es schon einen Ordner mit der selben Bezeichnung schon gibt, wird
angezeigt, an welcher Stelle der Ordner schon existiert. Nach einer Abfrage
ist es möglich, dennoch einen Ordner gleichen Namens ein zweites Mal anzulegen.
In beiden Fällen wird eine E-Mail an den Verantwortlichen geschickt.
Mit Hilfe der Checksumme ist es möglich, festzustellen, ob es ein Doku-
Abbildung 24: Toolunterstützung beim Publizieren
ment bereits in der Datenbank gibt. Die Checksumme ist ein statistisches
Verfahren, das den Inhalt eines Dokumentes in Zahlen umsetzt und für jedes
Dokument eine eindeutige Summe ermittelt. Nur wenn zwei Dokumente
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