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22 Titel_Auslandsentsendung
Sechs Schritte zur Vorbereitung
Handlungsanleitung. Aufgrund der hohen Komplexität von Entsendungen ist eine
gründliche Vorbereitung essenziell. Wir zeigen, was Unternehmen tun müssen.
Von Jürgen Heidenreich
Was es bei Auslandsentsendungen
alles zu bedenken
gibt, ist nicht immer auf
den ersten Blick ersichtlich.
In sechs Schritten kommen Sie von
der ersten Planung bis zur Entsendung.
Schritt eins: Frühzeitig planen
Geben Sie sich ausreichend Zeit für
ein umfassendes Reise- und Risikomanagement.
In einem mittelständischen
Unternehmen mit rund 150 Reisenden
(Geschäftsreisende und Expatriates) ist
ein Jahr Projektdauer nicht ungewöhnlich,
bei größeren Unternehmen kann es proportional
mehr werden. Dabei sind kleine
Schritte besser als gar keine Aktivitäten.
Schritt zwei: Informationen sammeln
Am Anfang steht die systematische Erfassung,
welche Personen oder Bereiche
im Unternehmen für die folgenden
Themen zuständig sind: Personal, Versicherungen,
Recht, Sicherheit, Reisemanagement
und Gesundheit. Diese
Bereiche müssen einige Grundinformationen
zusammentragen.
• Personalbereich: Wie viele Reisende
mit welchen Hauptreisezielen gab es im
Vorjahr; wie viele werden in Zukunft erwartet;
welche Länder sind betroffen?
•Versicherungsexperten: Name und Sitz
der (Auslands-) Krankenversicherung(en),
die Zahl eventueller Versicherungsfälle
im Vorjahr und die Probleme der letzten
drei Jahre mit Versicherern, Versicherten
oder Kassen
• Security-Bereich: Welche Verträge be-
stehen mit (externen) Sicherheits- oder
medizinischen Assistance-Unternehmen;
wie viele Sicherheitsfälle welcher
Art wurden im Vorjahr gemeldet; wie
waren externe Dienstleister involviert?
• Reisemanagement: Name und Sitz der
Reisebüros sowie Kooperationen mit Hotel-Buchungsportalen;
Reiserichtlinien
• Betriebsärztlicher Dienst: Einhaltung
der Impfvorschriften für die Zieldestinationen;
Durchführung der G-35-
Untersuchungen; Evakuierungsfälle beziehungsweise
Repatriierungsfälle
• Rechtsbereich: Musterverträge für alle
möglichen arbeitsvertraglichen Regelungen
(Ein- und Zweivertragsmodell,
Übertritts- und Mehrvertragsmodell).
Schritt drei: Workshop zum Status quo
In einem Workshop mit mindestens drei
der oben genannten Personen oder Bereichen
wird eine Status-quo-Analyse erstellt.
Ziel dieses Workshops ist ferner:
• Eine Risiko-Länderkategorisierung einzuführen
(medizinisches und Sicherheitsrisiko
in den Zielländern einschätzen)
• Reiserichtlinien (auch zu eingeschränkter
Reisetätigkeit in Risiko-Zielgebiete
und Impfvorschriften) anzupassen
• Reisebuchung und Visabeantragung
zu optimieren
• Versicherungsverträge mit einer weltweit
tätigen medizinischen Assistance
abzuschließen, die auch eine Datenbank
mit Krankenhäusern und Ärzten vorhält.
Schritt vier: Projektgruppe einsetzen
Eine Projektgruppe aus mindestens drei
der am Workshop beteiligten Personen
oder Bereichen kann das Delta an nicht
vorhandenen Maßnahmen aufbereiten.
Bausteine, die intern abgebildet werden
können, sollten Sie sofort in Angriff nehmen.
Dazu zählen die Einrichtung einer
7/24-Notrufnummer für alle Reisenden,
die Veröffentlichung von Informationen
und Informationsquellen zum Thema
Sicherheit und die medizinische Versorgung
auf Reisen (im Intranet oder
in einer Broschüre). Auch Medizin- und
Sicherheitsrisikoprofile der jeweiligen
Zielgebiete, ein Krisenhandbuch oder
Krisenleitfaden gehören dazu.
Schritt fünf: Ausschreibung an Externe
Für alle weiteren Maßnahmen bietet sich
eine Ausschreibung an externe Dienstleister
an. Dabei sollten Sie gerade vor
einer Erstentsendung Unternehmen der
gleichen Branche, Größe und Region kontaktieren
und eine Benchmark-Analyse
durchführen. Auch eine externe (Ausschreibungs-)Beratung
kann sinnvoll
sein.
Schritt sechs: Versicherungen
Zu den notwendigen Versicherungen
zählen neben der Auslandskrankenversicherung
eine Gruppenreiseversicherung
und eine spezielle Auslandsunfallversicherung,
wenn der Mitarbeiter zeitlich
unbegrenzt im Ausland eingesetzt wird
oder nur wegen des Auslandseinsatzes
eingestellt wurde.
Jürgen Heidenreich
ist Fachreferent bei der
Techniker Krankenkasse und
Fachbuchautor.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de
personalmagazin 12 / 12