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April 2007 Unsere Archive Nr. 52 15
zur Standard-KLR in der Bundeshaushaltsordnung
(§ 7 Abs. 3) gebunden.
Mit der Grundsatzentscheidung zur Einführung
eines Controllingsystems mit integrierter Kosten-Leistungsrechnung
im Januar 1999 wurde
auch die für die Umsetzung zuständige Projektgruppe,
bestehend aus einem Kernteam und
temporären Projektmitarbeitern aus den einzelnen
Fachbereichen des Bundesarchivs, eingerichtet.
Ziel der Projektgruppe war es, die Einführung
der Kosten- und Leistungsrechnung unter Berücksichtigung
der Ziele
– Transparenz der Kosten und Leistungen des
Verwaltungshandelns
– Erhöhung des Kostenbewusstseins bei den
Beschäftigten
– Steigerung der Wirtschaftlichkeit
– Grundlage für ergebnisorientierte Haushalte
(Produkthaushalte)
– Unterstützung der Leitung durch Bereitstellung
von KLR-Daten zur Planung und
Steuerung (Controlling)
– Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen
zur Identifizierung von Optimierungspotentialen
(Geschäftsprozessoptimierung)
– Ermittlung kostendeckender Gebühren und
Entgelte
– Prüfung von Make-or-Buy-Entscheidungen
– Schaffung der Voraussetzungen für die
Durchführung interner und externer Vergleiche
(Benchmarking)
– Schaffung der Grundlagen für die Ermittlung
und Verrechnung zwischenbehördlicher
Kosten und Leistungen
flächendeckend bis zum Jahr 2003 zu realisieren.
Diese Zielsetzung implizierte die Anforderung,
dass die produktbezogenen Kosten- und Leistungsdaten
zu Informationen aufbereitet werden
können, die von der Haus- und der Abteilungsleitung
für Steuerungszwecke und zur Entscheidungsfindung
verwendet werden können.
Begleitet wurde die Projektarbeit durch den eingesetzten
Lenkungsausschuss, der alle Richtungsentscheidungen
traf und die Ergebnisverantwortung
trug.
Im Zeitablauf wurde das fachliche Feinkonzept
mit Produktkatalog, Kostenstellenplan, Kostenartenplan
und Kostenrechnungssystem bis März
2000 fertig gestellt.
Im Anschluss wurde die Auswahl und Einrichtung
der einzusetzenden Software, inklusive
Schulung der Anwender bis zum Mai 2001 in
zwei Fach- und zwei Querschnittsabteilungen im
Bundesarchiv umgesetzt.
Die Entscheidung für den Einsatz einer Software,
die auch von einer Vielzahl anderer Behörden
eingesetzt wurde, führte zu vielfältigen
Synergieeffekten. Bei der Implementierung der
Software und des fachlichen Feinkonzeptes
konnte auf ein vorhandenes IT-Referenzmodell
(Struktur der Datenbank), das auf die spezifischen
Anforderungen im Bundesarchiv angepasst
wurde, sowie auf eine breite Erfahrungsbasis
aus den anderen Behörden zurückgegriffen
werden.
Als kritische Erfolgsfaktoren bei der Konfiguration,
Implementierung und der späteren
technischen und fachlichen Administration der
Software sind das vorhandene bzw. aufzubauende
Know-how der Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnen
sowie eine ausreichend und zukunftsorientiert
dimensionierte IT-Infrastruktur zu nennen.
Vor dem flächendeckenden Einsatz der KLR in
allen Abteilungen im Januar 2003 wurde der
Produktkatalog unter Berücksichtigung der Erfahrungen
aus dem Pilotbereich überarbeitet und
gestrafft. Der Produktkatalog ist kein statisches
Werk, sondern er ist an veränderte Aufgabenstellungen
und an erworbenes Erfahrungswissen
anzupassen. Dies ist umso wichtiger, weil die
Produkte nicht nur Basis für die Zuordnung von
Kosten- und Leistungen sind, sondern auch
Grundlage für Zielvereinbarungen und Kennzahlensysteme
und die hieraus ggf. resultierenden
Prioritätensetzungen bei der Aufgabenerledigung
sein können.
Integriertes Rechnungswesen
Die KLR erhält ihre Informationen aus den Geschäftsprozessen
der Beschaffung, der Lagerhaltung,
des Haushalts, der Anlagenwirtschaft
und der produktbezogenen Zeiterfassung.
Die drei Rechnungswesensichten Haushalt, Kostenrechnung
und Vermögensrechnung, miteinander
verknüpft durch Produkte, Sachkonten
und Haushaltstitel, führen im Ergebnis zu einem
integrierten Rechnungswesen, welches in der
Lage ist, je nach Informationsbedarf spezifische,