Kann hier auch als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

April 2007 Unsere Archive Nr. 52 39
Erfahrungsbericht über die Archivierung elektronischer Unterlagen
im Hauptstaatsarchiv Düsseldorf
von Paul Hoffmann
Beispiele von frei einsehbaren elektronischen
Amtsdruckschriften
Unter Amtsdruckschriften versteht man die von
Behörden und Einrichtungen herausgegebenen
Publikationen. Nicht nur Behörden geben Amtsdruckschriften
heraus. Der Begriff Behörden
verliert durch die Umwandlung von Behörden in
landeseigene Einrichtungen an Schärfe. Als Beispiele
aus unserem Land Nordrhein-Westfalen
seien hier nur das Landesvermessungsamt und
das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung
genannt.
Beide erstellen elektronische Publikationen.
Nach dem Archivgesetz des Landes Nordrhein-
Westfalen hat das Landesarchiv Nordrhein-
Westfalen die Aufgabe, Unterlagen von Behörden,
Gerichten und sonstigen Stellen des Landes
auf ihre Archivwürdigkeit hin zu bewerten und
die als archivwürdig erkannten Teile als Archivgut
zu übernehmen, zu verwahren und zu ergänzen,
zu erhalten und instand zu setzen, zu erschließen
und für die Benutzung bereitzustellen
sowie zu erforschen und zu veröffentlichen.
Darunter fallen auch die sogenannten Amtsdruckschriften,
die heute in unterschiedlicheren
Formen publiziert werden als noch vor 30 Jahren.
Ich nenne hier nur die bekanntesten Formen,
nämlich Druckwerk, CD-ROM, DVD oder
im Internet. Im Folgenden will ich einen Erfahrungsbericht
zu den elektronischen Publikationsformen
liefern.
Ich beginne mit einer Darstellung unserer eigenen
Publikationen. Das Hauptstaatsarchiv Düsseldorf
ist sicherlich unter dem Begriff „sonstige
Stellen des Landes“ zu subsumieren.
Die Erschließung unseres Reichskammergerichtsbestandes
wurde zunächst in zehn Bänden
gedruckt. Da die Erfassung und Formatierung
mit EDV-Einsatz erfolgte, war und ist die Aufbereitung
für eine Präsentation im Internet relativ
einfach. Die Daten liegen bis heute auf einem
Server der Uni-Köln und sind im Internet abrufbar.
Bei der Aufbereitung wurden die Word-Dateien
in XML-Instanzen umgewandelt, wobei Fehler
unterliefen und eine abweichende Darstellung
gewählt wurde, die meiner Meinung nach völlig
unsinnig ist. Lange Zeit waren diese – vom
Druck abweichenden – Daten im Internet zu lesen.
Durch einige Recherche im Internet stieß
ich zufällig auf diese Daten und stellte ihre Unvollständigkeit
fest. Bedenkt man, dass ich die
von der DFG finanzierte Erschließung komplett
für die Drucklegung überarbeitet habe, ist das
auch nicht verwunderlich. Bei der Umsetzung
und Kontrolle dieser Umsetzung für das Internet
war ich nicht beteiligt, und da ich für Recherchen
meine eigenen Dateien benutzt habe, blieben
die unvollständigen Daten relativ lange im
Internet in Gebrauch. Niemand hat diese Fehler
bemerkt, obwohl sie keineswegs marginal waren.
Systematische Fehlersuche brachte zwei
Fehler bei der Umsetzung zu den XML-
Instanzen zu Tage, die danach durch eine erneute
Umsetzung beseitigt wurden. Wer beseitigt
eigentlich Fehler in dieser Erschließung?
In einer Druckfassung lassen sich Fehler kaum
mehr korrigieren, anders in einer elektronischen
Form. Es muss auch festgelegt werden, wer Fehler
korrigiert, wenn man nicht im Chaos enden
will. Obwohl ich diese Drucklegung durchgeführt
habe, ist das Dezernat 2 in unserem Hause
der Meinung, dass ich keine Korrekturen mehr
durchführen darf, sondern diese dem Dezernat 2
anzeigen soll, das dann entscheidet, ob sie dem
folgt oder nicht. Wann diese Korrekturen im Internet
zu sehen sind, ist noch ein eigenes Thema.
Bei dem Projekt fehlen noch die vorgeschriebenen
Indices. Die Frage, ob diese überhaupt erstellt
werden sollten angesichts der Möglichkeiten
der EDV-Unterstützung bei der Recherche,
beeinflusste die Entscheidung, dass man nach
Möglichkeit auf die Druckversion verzichten
will und nur eine Publikation auf CD-ROM
plant. Im Internet dürften diese Indices zu benutzen
sein.
Der Zeitraum, in dem dieses Projekt abgewickelt
wird, führt zu den hier erwähnten Brüchen oder
dem Wechsel der Publikationsformen.
Die „systematische Sammlung aller geltenden
Gesetze und Verordnungen des Landes NRW
(SGV.NRW.)“ und die „systematische Sammlung
aller geltenden und in Teil I des MBL.
NRW. veröffentlichten Erlasse (MBL.NRW.)“