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44 Mitteilungen aus den rheinland-pfälzischen und saarländischen Archiven
ren komplett umstrukturiert. Zur Zeit versuchen
wir, alle Akzessionen vor der endgültigen Einlagerung
ins Magazin zu entmetallisieren und in
Kartons zu verpacken. Dabei finden wir relativ
häufig Disketten und CD-ROMS. Die Feststellung,
ob diese Daten archiviert werden sollen,
kann dann das Fachdezernat wenigstens ohne
größere technische Probleme festlegen. Zur Zeit
werden diese Unterlagen in unserem Netz auf
entsprechende Speichermedien kopiert, bis die
Abteilung 2 das gesamte Verfahren festgelegt
hat.
Durch Aussonderung und Bewertung der zu übernehmenden
Akten kann nur dann erfolgreich eine
gute Überlieferung gebildet werden, wenn
man redundante Informationen möglichst vermeidet.
Berücksichtigt man die technischen
Probleme, stellt sich die Frage, ob man wirklich
jedes Medienwerk in all seinen Publikationsformen
sowohl in gedruckter Form als auch in
elektronischer Form überliefern muss. Die Nationalbibliothek
muss es, die Archive nicht. Diese
können sich stärker der Bewertung und Sicherung
des Inhalts widmen. Wie schwer dieses
Problem ist, will ich an einem Beispiel verdeutlichen.
Das Landesarchiv hat ein Bewertungsmodell
für den Bereich Polizei erarbeitet, mit
dem heute im Landesarchiv Erfahrungen gesammelt
werden. Druckschriften wurden darin
auch erwähnt, aber ziemlich am Rande. Aufgrund
einer Anfrage nach den Periodica aus diesem
Bereich habe ich zwei Listen erstellt, mit
denen, die wir besitzen und denen, die wir nicht
besitzen. Abgesehen davon, dass letztere bei
weitem nicht vollständig war, konnte ich nachweisen,
dass auch die Pflichtexemplarbibliotheken
diese keineswegs vollständig besaßen. Die
zuständige Dezernentin in unserem Hause konnte
in Verhandlungen mit dem Innenministerium
erreichen, dass alle Polizeistellen ihre Druckschriften
unserem Hause zuschicken sollten. Sogar
ich selbst war erstaunt, welche Mengen dann
hereinkamen. Gerne hätte ich diese Überlieferungen
komplett bearbeitet, aber aufgrund ihrer
Menge ist das bis heute nicht abgeschlossen. Die
Kapazitäten im Bereich Druckschriften sind dafür
zu gering! Die Umsetzung des Archivierungsauftrags
wird meines Erachtens auch ohne
zusätzliches Personal kaum durchführbar sein.
Dabei sehe ich die Bibliotheken und Archive als
Partner für eine gemeinsame Aufgabe.
In unserem Beruf hat man seit jeher weniger über
die Form, in der man Informationen und Daten
archiviert, als über die Frage nachgedacht, wo
man sie am besten archivieren kann. An der
elektronischen Form hängen auch technische
Probleme, die man in der Zukunft bekommen
wird, wenn man die heutige Form überliefern
will und nicht nur den Inhalt. Wenn man die Daten
in XML-Instanzen umsetzt, gehören auch
dazu Formatierungsangaben, um die Form umzusetzen.
Diese Daten sind meines Erachtens
nicht mit den sog. Metadaten zu verwechseln,
die zur Beschreibung der Dokumente dienen. Zu
den Metadaten gehören zum Beispiel: wann, von
wem angelegt, wann und von wem geändert
usw. In dem eingangs erwähnten Beispiel der
Reichskammergerichtserschließung wäre die
Veränderung der Ausgangsdaten anzugeben gewesen.
Ursprünglich wurden diese Daten auf einem PC
erfasst, dann auf einer Großanlage verarbeitet.
Die Daten selbst haben wir ohne Probleme in
andere Systeme überführt, und sie dürften auch
ebenso in andere Systeme überführbar sein. Es
fehlt aber an der Protokollierung der Veränderungen.
Der EDV-Katalog der Bibliothek und
dynamische Systeme
Das Erschließungssystem Bibliotheca2000, das
unser Haus im Bereich Bibliothek einsetzt, protokolliert
die Anlage eines Katalogisats und
auch seine Veränderungen. Im Jahre 1964 wurden
die Druckschriften aus der Bibliothek ausund
1995 wieder eingegliedert. Seit dem Jahre
2000 verwenden wir diese Software. Zur Zeit
sind über 120.000 Bände in diesem System
nachgewiesen. Unsere Bibliothek ist Mitglied in
dem Bibliotheksverbund der Landesbehörden
Nordrhein-Westfalen. Die Daten des Verbundes
sind auch im Internet zu finden. Der Gesamtverbund
hat die Millionengrenze der nachgewiesenen
Bände erreicht. Die Bibliotheken des Landesarchives
konvertieren ihre bisherigen Kataloge
und führen dieses mit Studenten (nicht mit
Fachkräften) durch. Der Korrekturaufwand ist
hoch, da in den Archiven erst sehr spät bibliothekarische
Fachkräfte eingestellt wurden. Der
Verbund schreibt auch die Verwendung von
Normdaten wie SWD, GKD und PND vor. Die
beiden ersteren sind von großer Bedeutung,
wenn man einheitliche Titelansetzung anstrebt.
Die Bibliothekskataloge in den Archiven wurden
nicht nach diesen Gesichtspunkten angelegt,
so dass noch erhebliche Korrekturen in der Zukunft
durchzuführen sind. Abgesehen von den
Korrekturen wächst der Bestand dieses Verbundes
rapide. Sucht man über das Internet in den
entsprechen Pools der Pflichtexemplarbiblio-