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April 2007 Unsere Archive Nr. 52 11
Vorgängerbehörden weitergeführt oder solche
an Nachfolgerbehörden übergeben und
dort weitergeführt wurden.
– eine Angabe des Umfanges der Überlieferung
in laufenden Metern und in Einheiten
und des Verzeichnungsstandes,
– eine Angabe der Findmittel,
– eine Kurzbeschreibung der Behörde und von
Besonderheiten des Bestandes, wenn der Inhalt
nicht schon aus dem Bestandsnamen
hervorgeht,
– eine Kurzbeschreibung des Inhalts des Bestandes,
die sich an der Gliederung des Findbuches
orientiert,
– einen Verweis auf die wichtigste Literatur
zum Bestand,
– einen Hinweis auf die Herkunft des Bestandes,
– einen Verweis auf andere Bestände im Landesarchiv
und
– einen Verweis auf einschlägige Bestände in
anderen Archiven.
Die Recherche des Benutzers muss innerhalb
dieser Informationen erfolgen. Diese Ordnung
der Archive entspricht nicht der Fragestellung
des Benutzers, sondern sie liegt quer zu diesen
Fragestellungen. Dies ist etwas, was sich nicht
ändern lässt, da das Archiv Material für unendlich
viele Benutzerfragen zur Verfügung stellen
muss – und dies auch noch für eine noch nicht
bekannte Zukunft.
Im Frühsommer des Jahres 2006 wurde von der
Archivverwaltung Nordrhein-Westfalens eine
DFG-Vorstudie zur „Retrokonversion archivischer
Findmittel“ vorgelegt – also zur Übertragung
der Findmittel in eine elektronische Form
und die anschließende Veröffentlichung im Internet.
In diesem Text heißt es:
„Archivische Informationen – ob analog oder
digital – erschließen sich über einen doppelten
Zugang: Zum einen bieten Indizes (in der Papierwelt)
oder Volltextrecherchen (in den digitalen
Findmitteln) über Stichworte einen punktgenauen
Zugang zum Archivgut. Zum anderen
aber ermöglicht eine nicht selten während der
archivischen Verzeichnung eingearbeitete Klassifizierung
(also eine Gliederung des Gesamtbestandes
in meist thematisch abgegrenzte Einzelbereiche)
einen systematischen Zugriff auf die
Archivinformationen.“
„Folgerichtig wird auch bei der Einführung von
Dokumentenmanagementsystemen dieser Suchform
ein bedeutender Raum reingeräumt, reicht
doch auch in diesem Sektor die „Google“-artige
Volltextsuche allein nicht aus: ‚Selbst die Volltextrecherchefunktion,
wie sie viele elektronische
Systeme ermöglichen, kann diese Ordnungsinstrumente
nicht ersetzen. Denn die Suche
nach bestimmten Stichworten oder thesaurierten
Schlagwörtern fördert mitunter eine unüberschaubare
Trefferzahl zu Tage. Zudem fehlt
die Kontextualisierung einzelner Dokumente, so
dass weder die Arbeitsabläufe noch die Entscheidungsfindung
in hinreichender Weise
nachvollziehbar sind.’“
„Diese Form des Zugriffes wird sowohl den
Suchansprüchen vieler, gerade wissenschaftlich
arbeitender Nutzer wie auch der Archivare gerecht,
denn nur sie entspricht der Genese des
Materials und ermöglicht so ein Verständnis der
Aussagen des jeweiligen Stückes im Sinn- und
Entstehungszusammenhang.“ (S. 73).
Bei der Volltextrecherche können folgende Einschränkungen
vorgenommen werden:
– Die Fundstellenzahl kann begrenzt werden.
– Eine Sortierung nach der Systematik des
Strukturbaums oder nach der Trefferhäufigkeit
kann ausgewählt werden.
– Es kann ein Suchbereich festgelegt werden:
von der gegenwärtigen Position im Strukturbaum
aus oder nach Archiven.
– Es kann nur in Titel/Signatur oder im gesamten
Eintrag gesucht werden.
– Weitere Auswahlmöglichkeiten nach
Beständeübersicht oder Findbüchern, nach
Archivalientypen und Laufzeit werden für
das Landesarchiv erst nach Einstellung der
Findbuchdateien relevant.
Die zu bevorzugende Recherchemöglichkeit ist
jedoch die systematische, wie sie im Folgenden
erläutert wird. Aus den Angaben zu den Beständen
kann der Benutzer entnehmen, ob darin Informationen
zu seiner Fragestellung zu erwarten
sind. Die Volltextrecherche wird dabei nur in
einem Teil der Fälle zu einem Ergebnis führen,
da viele der möglichen Suchbegriffe und sachbezogenen
Schlagworte in den Beschreibungstexten
nicht enthalten sind. Vor allen die Volltextsuche
nach Orten ist wenig Erfolg versprechend.
Der Benutzer muss systematisch suchen:
Zuerst regional:
Zu welcher größeren regionalen Verwaltung gehörte
mein Ort?
Dann sachbezogen:
Mit welchem Thema will ich mich befassen:
Landwirtschaft, Bergbau, Häuser, Bewohner?
Daran muss sich die nächste Frage anschließen: