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16 Mitteilungen aus den rheinland-pfälzischen und saarländischen Archiven entscheidungsrelevante Informationen zu liefern. Die Finanzbuchhaltung (FiBu) als zentrales Element erfasst alle Zahlungs- und Beschaffungsvorgänge für immaterielles Vermögen, Sachanlagen und Verbrauchsgüter. Die Erfassung der betrieblichen Aufwendungen und Erträge, die sich aus dem Einsatz des Personals und des Sachvermögens sowie des Verbrauchs des Sachvermögens wie z. B. Personalkosten, Wartungskosten oder Abschreibungen ergeben, erfolgen ebenfalls in der Finanzbuchhaltung. Die KLR spiegelt in einem ersten Schritt die Kostenseite der Fach- und Verwaltungsprodukte sowie die kostenmäßige Auswirkung der behördeninternen Geschäftsprozesse wider. Die Abbildung der Leistungsseite, derzeit noch in der Vorbereitung, erfolgt durch quantitative und qualitative Indikatoren. Diese Informationen sind Grundlage für die Kalkulation von Produkten und Projekten sowie für eine spätere Budgetierung. Über die Titel wird die Haushalts- und Vermögensrechnung als reine Finanzmittelzu- und Finanzmittelabflüsse abgebildet (Liquiditätsrechnung). Seit März 2003 arbeitet das Bundesarchiv mit einer flächendeckenden Vollkostenrechnung. Das heißt alle entstehenden Kosten und Erlöse werden den Produkten und Kostenstellen verursachungsgerecht zugeordnet. Personalkosten werden auf Basis von produktbezogenen Zeitaufschreibungen, Sachkosten und Infrastrukturkosten als Einzel- oder Gemeinkosten Produkten und/oder Kostenstellen zugeordnet. Die Kosten interner Produkte werden über Verrechnungsschlüssel auf die externen Produkte weiterverrechnet. Die kalkulatorischen Kosten wie Abschreibungen und Zinsen fließen über die Anlagenbuchhaltung ein. Die Erlöse bzw. Einnahmen aus der Leistungserstellung, wie z. B. der Benutzung von Archivgut werden ebenfalls verursachungsgerecht Produkten und Kostenstellen zugeordnet. Regelmäßige Berichte bündeln die Informationen der kostenmäßigen Auswirkungen der Geschäftsprozesse oder auch der individuell und zeitnah benötigten Kosteninformationen für eine Produkt- bzw. Projektkalkulation. Damit auch die dritte Sicht, die Vermögensrechnung, im Bundesarchiv implementiert werden konnte, wurden alle Vermögensgegenstände mit einem Wert größer als 150,00 € (§§ 73 Abs. 1 BHO, § 28 VBRO) inventarisiert. Für alle Vermögensgegenstände, deren Anschaffungszeitpunkt 10 Jahre nicht übersteigt, wurden die Anschaffungswerte ermittelt und in der Anlagenbuchhaltung erfasst und fortgeschrieben. Der Vermögenswert des Archivgutes wurde bisher aufgrund der Bewertungsproblematik und fehlender Marktwerte (Basis für Anschaffungsbzw. Herstellkosten und der Frage Wertzu- oder -abschreibung im Zeitablauf) nicht berücksichtigt. Eine Ausnahme hiervon gilt für den entgeltlichen Erwerb von Nachlässen. Diese werden mit den Anschaffungskosten bewertet und erfasst. Aus den Daten der Anlagenbuchhaltung werden die für eine Vollkostenrechnung benötigten kalkulatorischen Kosten wie Abschreibungen, kalkulatorische Zinsen auf gebundenes Kapital und kalkulatorische Mieten ermittelt. Last but not least: die zurzeit in der Bundesverwaltung führende Rechnungswesensicht – der Haushalt – ist ebenfalls über die Verknüpfung von Titel, Sachkonten, Produkten und Kostenstellen in die Kostenleistungsrechnung eingebunden. Die gesamte Haushaltsdurchführung wird bis auf Titelebene mit Erläuterungen systemseitig abgebildet und alle Auszahlungsanordnungen über den Einsatz der F15- Schnittstelle, eine vom Bundesfinanzministerium genehmigte Schnittstelle zum HKR-Verfahren des Bundes, digital an die Bundeskasse übermittelt und verbucht. Gleiches gilt für die Annahmeanordnungen. Die Überwachung des Zahlungseingangs erfolgt ebenfalls digital über den Einsatz der so genannten ZÜV-Schnittstelle (zentrales Überwachungsverfahren des Bundes). Durch den Einsatz dieser Schnittstellen ist zeitnah, d. h. mit einem Tag Verzögerung, der aktuelle Verfügungsbetrag der Haushaltsmittel titelgenau verfügbar. Statistische Auswertungen für interne Zwecke oder für Meldungen an das Bundesfinanzministerium sind ohne nennenswerten Aufwand abrufbar. Die Informationen aus Sicht der Kostenrechnung unterstützen das jährliche Haushaltsaufstellungsverfahren. Die hierfür erforderlichen Informationen können von allen an der Haushaltsaufstellung Beteiligten, vom Beauftragten für den Haushalt bis zum Sachbearbeiter im Fach- und Verwaltungsbereich, für die vergangenen Jahre aus dem System abgerufen und als Planungsgrundlage verwendet werden.
April 2007 Unsere Archive Nr. 52 17 Kosten- Leistungsrechnung im Bundesarchiv Ziel des Bundesarchivs ist es, den behördeninternen Entscheidungsträgern zeitnah führungsrelevante Informationen zur Verfügung zu stellen sowie die vorhandenen Abläufe zu optimieren. Die Kosten- Leistungsrechnung hat sich durch die Ergänzung der kameralistischen Haushaltsrechnung als ein Instrument zur nachhaltigen und zuverlässigen Wirtschaftlichkeitssteuerung im Bundesarchiv herausgebildet. Sie liefert valide Daten über die tatsächlichen Ressourcenverbräuche und schafft Transparenz über die Intensität der produkt-, prozess- oder organisationsbezogenen Ressourcenbindung. Auf Basis dieser Informationen wird die jährliche Ressourcenplanung im Rahmen der operativen Zielvereinbarungen mit den damit einhergehenden Prioritätensetzungen für Ziele und Maßnahmen zur Zielerreichung unterstützt. Leistungsbeeinflussende Faktoren In der Rückschau auf das Projekt wird der Erfolg des Projektes durch nicht-materielle und durch materielle Erfolgsfaktoren beeinflusst. Als nicht-materielle Erfolgsfaktoren sind die Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter/-innen und der Führungskräfte, die das Projekt begleiteten, unterstützt und umgesetzt haben, zu nennen. Hiervon geht eine nicht zu unterschätzende Wirkung auf die Akzeptanz des Projektes aus. Eine auf die Aufgabenerledigung ausgerichtete Organisation der Prozesse und positive Außenbeziehungen zur vorgesetzten Behörde und auch zu Behörden im Geschäftsbereich anderer Ressorts trugen zum Erfolg des Projektes bei. Die materiellen Erfolgsfaktoren konkretisierten sich in der Verfügbarkeit finanzieller Mittel für das Projekt und in der materiellen Ausstattung und Ausrüstung, z. B. der IT-Infrastruktur im Bundesarchiv. Wichtigster Erfolgsfaktor war die Unterstützung der Hausleitung, die den positiven Ansatz der Kosten- und Leistungsrechnung gegenüber den Mitarbeitern/-innen vertreten hat und den Mitarbeitern/-innen vermittelte, dass in der Kostenund Leistungsrechnung kein Kontrollinstrument für die Leistungen der Mitarbeiter/-innen zu sehen ist. Mit der Einbindung aller Mitarbeiter/innen in die fachliche Entwicklung der KLR, insbesondere in die Entwicklung der Produkte, bilden diese doch die Leistungen der Mitarbeiter/innen ab, konnten viele Mitarbeiter/-innen überzeugt werden, die KLR mit zu tragen. Ausblick Ziel des Bundesarchivs ist es, den behördeninternen Entscheidungsträgern zeitnah führungsrelevante Informationen zur Verfügung zu stellen sowie die vorhandenen Abläufe zu optimieren. Grundlage hierfür und für die Wirksamkeit eines ganzheitlichen Controlling ist die Verknüpfung aller steuerungsrelevanter Informationen. Erst aus der Integration von Leistungs- und Kostenrechnung, Budgetierung, Personal- und Organisationsentwicklung kann eine zielbezogene Steuerungsfunktion gewonnen werden. Neben der Finanzperspektive sind die Kundenund Mitarbeiterperspektive sowie die interne Prozessperspektive weitere wichtige strategische Bezugsfelder, die in die Steuerungsfunktion eingebunden werden müssen. Ein Instrument, das die strategischen Ziele und Messgrößen der Bezugsfelder miteinander verbindet, ist die Balanced Scorecard. Sie ermöglicht die Darstellung und Betrachtung der vereinbarten Ziele hinsichtlich ihrer Ausgewogenheit („Balanced“) und führt zur Vergleichbarkeit der Zielerreichung mit Hilfe von Kennzahlen im Rahmen eines Punktesystems („Score“). Somit kann die Balanced Scorecard der übersichtlichen und knappen Darstellung des Bearbeitungsstandes und des Realisierungsgrades von Zielen und Maßnahmen dienen. Hauptproblem bei der Bildung einer nutzbaren Balanced Scorecard ist die Festlegung von aussagefähigen Kennzahlen, die die Kontrolle der Zielerreichung ermöglichen.
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Seite 3 und 4: April 2007 Unsere Archive Nr. 52 5
Seite 13: April 2007 Unsere Archive Nr. 52 15
Seite 65:
April 2007 Unsere Archive Nr. 52 67
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