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58 | Gedruckt & Zugestellt | Jahrbuch Dialogmarketing 2013 |
Angela te Neues
ist Produkt-Managerin
bei PORTICA GmbH
in Kempen.
E-Mail:
ateneues@portica.de
Mehr Effizienz dank Webshop
mit Web-to-Print
Dank neuer Medien und Technologie lassen sich Kosten sparen
Broschüren, Schulungsunterlagen, Visitenkar-
ten, Displays, Plakate, Flyer, Geschäftsunter-
lagen, Messe-Material, Banner – die meisten
Unternehmen organisieren die Verwaltung
und Bestellung ihrer Kommunikationsmittel
von Fall zu Fall unterschiedlich und setzen von
der Excel-Liste über ein Warenwirtschafts-
system bis zum Webshop viele Systeme für
ihre diversen Werbemittel ein.
Oft sind die Administration und die Bestellung
der Werbemittel für alle Beteiligten – vom Mar-
keting-Mitarbeiter über den Außendienst bis hin
zum Händler – zeitaufwändig und komplex. Übli-
cherweise hangelt sich der Besteller zwischen
Plattformen, Portalen und Bestelllisten durch,
je nachdem, welche Art von Werbeartikel er
bestellen möchte. Web-to-Print-Anwendungen
werden oft nicht eingesetzt und wenn doch, dann
als „Stand alone“-Applikation: Die Besteller ver-
walten weitere User-Profile und Kennwörter, die
Bestellungen laufen separat zu den Standard-
werbemitteln und der Versand kostet zusätzlich
Geld.
Alte Systeme kosten Zeit und Geld
Nehmen wir als Beispiel Axel Müller, Versiche-
rungsvertreter für die Maxima Versicherung AG.
Axel möchte selbstständig tätige Handwerker
von den Leistungen seiner Versicherung über-
zeugen. Die Maxima AG bietet eine Menge an
Werbematerial an. Axel Müller mailt ein Formular
mit seiner Werbemittelbestellung an die Marke-
tingabteilung der Versicherung: eine zwölfseitige
Hochglanzbroschüre, Antragsunterlagen und ein
zweiseitiges Anschreiben, natürlich personalisiert
und mit seiner Unterschrift. Außerdem braucht er
Visitenkarten, diesmal allerdings mit einer neuen
Adresse, da er umgezogen ist. In der Marketing-
abteilung kümmert sich Rita Muster um seine
Bestellung: Die Broschüre und die Antragsunter-
lagen werden ihm schon mal zugesendet. Das
Anschreiben lässt sie bei einer Druckerei produ-
zieren, nachdem Axel Müller ihr per Excel-Liste
die Adressen der in Frage kommenden Hand-
werker geschickt hat (da einige Adressen keine
korrekte PLZ hatten, musste Rita sich erst einmal
um eine Korrektur der Liste kümmern). Die Ände-
rung und der Druck der Visitenkarten werden
von der Agentur der Maxima AG durchgeführt.
Diese sendet an Axel Müller eine Mail mit PDF
zur Prüfung und Freigabe. Leider hat die Agentur
aus seiner Angabe „Bergstraße“ die „Burgstraße“
gemacht. Axel Müller mailt noch mal die korrekte
Adresse an die Agentur; diese mailt ein neues
PDF zur Freigabe zurück. Nachdem Axel das
neue PDF freigegeben hat, geht die Visitenkarte
in den Druck.
Von der Bestellung bis zum Erhalt aller Werbe-
mittel sind zehn Tage vergangen. Der Aufwand
für Axel lässt sich mit rund zwei Arbeitstagen
überschlagen. Auch Rita und die Agentur müs-
sen jeweils einen kompletten Arbeitstag für das
Handling von Axels Bestellung einrechnen.
Per Mausklick zum Werbematerial
In der Zwischenzeit ist Axels Konkurrent Sven
Schuster von der Optima Versicherung ebenfalls
tätig. Auch er braucht Unterlagen zur Akquise.
Sven möchte 400 Steuerberater von dem Nutzen
einer Rechtsschutzversicherung bei der Optima
überzeugen. Außerdem braucht er noch Büro-
material. Er loggt sich auf den Werbemittel-Web-
shop seiner Versicherung ein. Zunächst bestellt
er die Standardbroschüre, einige Kugelschreiber
und Tonerkassetten für seinen Drucker. Dann
klickt er im Webshop-Menü auf die Web-to-
Print-Anwendung und individualisiert Text und
Bilder eines vierseitigen Folders. Da alle Cor-
porate Design-Elemente in der Folder-Vorlage