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IT & Investition – Zeitmanagement
Effiziente Zeiterfassung
Kleinvieh bringt auch Geld
Geringe Arbeitsaufwände werden bei der Projektabrechnung oft vergessen.
Der Einsatz einer Zeiterfassungs-Software schafft Abhilfe und spart Ressourcen.
VON STEFAN GNEITING
Das Telefonat mit dem Kunden dauerte
nur zehn Minuten, dann war alles
geklärt. Der Fachmann des IT-Dienstleisters
konnte das Problem schnell
lösen, der Kunde war zufrieden. Ist der
Auftragnehmer gut organisiert, dann
vermerkt er diese zehnminütige telefonische
Hilfestellung in seinem Projektprotokoll.
Versäumt er dies, fällt das
Telefongespräch bei der Abrechnung
unter den Tisch, und die Firma hat honorarfrei
gearbeitet.
Auf den ersten Blick erscheinen zehn
Minuten als Kleinigkeit, für die sich
der Abrechnungsaufwand nicht lohnt.
Doch das stimmt nicht. Ein Beispiel:
Arbeitet ein Mitarbeiter nur 30 Minuten
pro Tag an Projekten, die er nicht
in die Fakturierung einbringt, dann ergeben
sich im Jahr zirka 110 Stunden
unbezahlte Arbeit. Bei einem Stundenhonorar
von 50 Euro entgehen dem Unternehmen
5.500 Euro. Für die meisten
Selbstständigen und Kleinunternehmen
ist dieser Betrag keine Kleinigkeit. Die
meisten Unternehmer wissen das – und
verlangen konsequenterweise von ihren
Mitarbeitern die Aufteilung der gesamten
Arbeitszeit auf Projektkonten.
Doch diese Vorgabe allein führt meist
noch nicht zum Ziel. Das Problem:
Weil die detaillierte Aufzeichnung ohne
eine intuitiv und schnell zu bedienende
Software sehr zeitaufwändig sein kann,
schätzen die Mitarbeiter den Aufwand
am Ende des Tages oder vielleicht sogar
der Woche. „Die Erfahrung zeigt, dass
die Mitarbeiter dann meistens deutlich
weniger als die tatsächlich geleistete
Arbeitszeit berechnen“, sagt Alexander
Greisle, Trainer und Experte für
„Die Lösung muss so einfach zu bedienen sein,
dass die Mitarbeiter keine Ausrede haben.“
WOLFGANG BRANDHUBER, TROII SOFTWARE GMBH, BRAUNAU
Zeit- und Selbstmanagement aus Obertraubling.
Vor allem kurze Arbeitsaufwände,
wie die eingangs erwähnte
Telefonberatung, gehen bei der Schätzmethode
häufig verloren und werden
dem Kunden nicht in Rechnung gestellt.
Greisle empfiehlt seinen Kunden daher
den Einsatz einer Software-Lösung für
die Projektzeiterfassung. Damit kann
man aufzeichnen, wie lange wer an
welchem Projekt gearbeitet hat; außer-
dem erfasst die Software, welche Art
von Arbeit geleistet wurde. Bei einigen
Programmen kann sogar der jeweilige
Stundensatz hinterlegt werden, was
den Zeitaufwand beim Erstellen einer
Rechnung reduziert. Komplexere Lösungen
bieten außerdem verschiedene
Auswertungsmöglichkeiten oder erlauben
sogar eine integrierte Fakturierung
direkt aus der Anwendung heraus bei
Projekten ohne sonstige Aufwände,
etwa für Material oder Auslagen.
Disziplin gefordert
Aber sogar die Software-Unterstützung
garantiert nicht, dass die Mitarbeiter die
geleistete Arbeitszeit vollständig einem
bestimmten Projekt oder Kunden zuordnen.
Die konsequente Erfassung von
Arbeitszeiten und die korrekte Zuordnung
verlangen von den Mitarbeitern
ein hohes Maß an Disziplin. „Deshalb
ist es für die Akzeptanz einer Lösung
wichtig, dass sie einfach zu bedienen
ist und die Mitarbeiter die Arbeitszeit
mit wenigen Mausklicks erfassen und
dem entsprechenden Projekt zuordnen
können“, sagt Souheil Manaa von der
Haufe-Lexware GmbH in Freiburg. Der
Business-Designer ist für die kürzlich
vorgestellt, kostenfreie Lösung Lexware
Zeitmanagement verantwortlich.
Diese erlaubt nicht nur die Projektzeiterfassung
am PC, sondern bietet außerdem
die Möglichkeit, Daten über
80 ProFirma 12 2011