Geoinformationssysteme

074 Alltag
Kommunaler Schadensausgleich
Elektronische Schadensbearbeitung
– unbürokratisch
und effizient
Mit der Einführung der elektronischen Schadenbearbeitung
sind die Aktenberge von den Schreibtischen der
Sachbearbeiter verschwunden, die einzelnen Prozessschritte
der Schadenbearbeitung weitestgehend automatisiert
und optimiert.
Das papierlose Büro verwirklichen
Je nach Schadenaufkommen des Kommunalen Schadenausgleich
(KSA) der Länder Brandenburg, Mecklenburg-
Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen
fallen jährlich bis zu mehrere Millionen ein- und ausgehende
Dokumente an. Um eine revisionssichere und
gleichzeitig Platz sparende Aufbewahrung der Dokumente
zu gewährleisten, führte der KSA bereits im Jahr 2000 ein
elektronisches Archiv von SER ein. Die Behörde löste das
Papierarchiv auf. Die Bearbeitungsprozesse in der Schadenbearbeitung
blieben jedoch papiergebunden, da die Akten
erst archiviert wurden, nachdem die Vorgänge abgeschlossen
waren. 2001 entschieden sich die Verantwortlichen dann
auch für die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung,
dem sogenannten „Schaden-Workflow“.
Integrierte Lösung überzeugt
„Das reibungslose Zusammenspiel zwischen den Softwarelösungen
für Dokumenten-Eingangsbearbeitung und
Workflow überzeugte uns. Insbesondere durch die Nutzung
der intelligenten SERbrainware-Technologie, die auf der
Technik neuronaler Netze basiert, ist es möglich, maschinengeschriebene
Eingangspost zu erfassen, zu erkennen,
zu klassifizieren und dem richtigen Schadensachbearbeiter
zuzuordnen“, beschreibt Jörn Poerschke, EDV-Gruppenleiter
KSA, den Entscheidungsprozess. Hinzu kam die positive
Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit SER-Mitarbeitern
im bereits erfolgreich durchgeführten SER-Archiv- und
-DMS-Projekt. Die Anforderungen des KSA:
(1) Automatische Erfassung der gesamten Eingangspost
mit revisionssicherer Archivierung.
(2) Weitgehend automatisierte Erkennung des Inhaltes der
Eingangspost und darauf basierend Weiterleitung der Post
an den entsprechenden Schadensachbearbeiter.
(3) Zentraler Ausdruck der Briefe mit revisionssicherer
Archivierung.
(4) Höchstverfügbarkeit des Systems nach Abschluss des
Projektes.
(5) Für die Anwender sollte sich an der gewohnten Kommunikationsplattform
nichts ändern. Anstatt eines neuen
Clients mit zusätzlichem Schulungsbedarf sollten die Prozesse
in Outlook abgebildet werden.
„Die SER-Mitarbeiter haben uns von Anfang an hervorragend
betreut“, erinnert sich Jörn Poerschke. „Nach der
Erstellung detaillierter Feinkonzepte begannen wir mit
dem Inbound-Projekt zur Erkennung und Klassifizierung
des Posteingangs. Hierfür wurden vorhandene Dokumente
eingescannt und dem System zum „Lernen“ gegeben.“