Geoinformationssysteme
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078 Alltag<br />
nachgefragt<br />
nachgefragt@hw-medien.de<br />
Grundlage Workflow<br />
‚Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung’<br />
hat unter dem Kürzel DOMEA in der öffentlichen<br />
Verwaltung eine wechselvolle Vergangenheit. Einst als Rahmenkonzept<br />
für DMS-Lösungen gedacht, durften in der<br />
Folge auch die Hersteller ein DOMEA-Zertifikat auf ihre<br />
Systeme kleben. Wirklich wichtige Komponenten blieben<br />
von der Zertifizierung jedoch unberührt. Heute weiß niemand<br />
so recht, was DOMEA jetzt und in der Zukunft leisten<br />
kann und soll.<br />
Dennoch hat DOMEA in der Vergangenheit durchaus<br />
seinen Sinn gehabt, so wie beim Bundesamt für Migration<br />
und Flüchtlinge in Nürnberg. Im Rahmen größerer Infrastrukturmaßnahmen<br />
wurden dort ab 2001 die Mitarbeiter<br />
flächendeckend mit PCs ausgestattet. Das gesamte Projekt<br />
war einen zweistelligen Millionenbetrag schwer und beinhaltete<br />
unter anderem die Einführung von Workflows für die<br />
Bearbeitung der Akten.<br />
Von Asylon zu DOMEA<br />
„Das war das größte Projekt, das wir jemals durchgeführt<br />
haben“, sagt Marc Niedenzu, der heute Referatsleiter für<br />
Softwareproduktion und -weiterentwicklung ist. Als man<br />
1998 entschied, das Altprodukt ‚Asylon’ abzulösen, war<br />
Niedenzu als Referatsleiter IT-Services an der Evaluation<br />
und Implementierung des neuen Systems beteiligt. Asylon<br />
war veraltet und ließ sich nicht mehr ausbauen, geschweige<br />
denn warten. „Asylon hatte eine zentrale Struktur, wir<br />
aber sind dezentral organisiert“, beschreibt Niedenzu einen<br />
wesentlichen Nachteil des alten Systems. Da ab 1993 die Bearbeitung<br />
der Anträge flächendeckend in die Außenstellen<br />
verlagert wurde, war eine strukturelle Änderung dringend<br />
notwendig. „Es gab eine rein elektronische Akte, die sehr<br />
rudimentär gestaltet war. Das war´s. Das System war parallel<br />
zur gesamten Bürokommunikation entstanden.“<br />
Kunde ... Bundesamt für Migration und Flüchtlinge<br />
Dienstleister ... Siemens Business Service<br />
System ... Open Text<br />
Projektdauer ... ca. 4 Jahre<br />
.<br />
Anzahl Anwender ... ca. 1.500 Arbeitsplätze<br />
Kontakt ... www.sbs.de<br />
‚Soft-Start‘ für die Außenstellen<br />
DOMEA wurde damals nicht als Rahmenkonzept gewählt,<br />
sondern es ging um die Suche nach einem zertifizierten<br />
Produkt. Insbesondere das Workflow-Modul stand im<br />
Vordergrund. Die Ausschreibung des Projektes ging an<br />
Siemens Business Service (SBS), das Workflow-Modul<br />
kam, DOMEA-zertifiziert, von Open Text, frisch von SER<br />
eingekauft. Stellvertretend für die gesamte Organisation<br />
ließ das Bundesamt eine seiner Außenstellen ihre Verfahren<br />
beschreiben.<br />
Heraus kam ein Pflichtenheft, das SBS als Grundlage für<br />
einen Prototypen der Anwendung diente, der wiederum in<br />
der Außenstelle getestet wurde. „Nach diesem Soft-Start haben<br />
wir schrittweise das System in den anderen Außenstellen<br />
implementiert“, sagt Niedenzu. „Zwar war angedacht, zu<br />
einem Zeitpunk x einfach nur einen roten Schalter umzulegen,<br />
doch diese Variante war die bessere.“<br />
Dass die Workflow-Komponente von Open Text eigene<br />
Modifikationen zuließ, kam dem Bundesamt entgegen. „Es<br />
war damals das einzige Produkt, was diese Möglichkeit bot.<br />
Und genau das haben wir später gebraucht, denn die Außenstellen<br />
haben aufgrund ihrer örtlichen Gegebenheiten<br />
ihre eigenen Ausprägungen in den Abläufen.“<br />
Workflow, der bleibt<br />
2003 war der flächendeckende Einsatz, zurzeit werden die<br />
Gerichte online in die Abläufe mit eingebunden. 2004 dann<br />
wurde das neue System, für das es zum damaligen Zeitpunkt<br />
keine Vorlage gab, auf der CeBIT vorgestellt. In der Folge<br />
kamen sogar ausländische Delegationen nach Nürnberg,<br />
um sich die Lösung vorführen zu lassen. Grundlage dafür<br />
ist weiterhin das von SBS entwickelte System mit der Workflow-Komponente<br />
von Open Text. Marc Niedenzu über den<br />
Verlauf des Projektes: „Im Nachhinein hätte sicher einiges<br />
einfacher gelöst werden können, in der Summe aber ist das<br />
Resultat positiv. Wir können heute auch viele Bausteine<br />
selbst programmieren, ein Gewinn für unsere Mitarbeiter.<br />
Aus unserer Sicht ist das Produkt zukunftsfähig. Deshalb<br />
wollen wir von DOMEA 3.1 auf 4.0 umstellen.“<br />
Die Verbesserungen, die mit der Einführung des Systems<br />
kamen, sind bis heute geblieben: ein beschleunigtes Verfahren,<br />
Akteneinsicht über die Außenstellen hinweg und generell<br />
mehr Information über die Vorgänge. Marc Niedenzu:<br />
„Das Projekt hat insgesamt vier Jahre gedauert. Es gab den<br />
einen oder anderen Rückschlag. Aber wir hatten keinen Datenverlust,<br />
keinen Ausfall während der Implementierung.<br />
Und die Mitarbeiter arbeiten produktiv mit dem System.“