Geoinformationssysteme
Geoinformationssysteme
Geoinformationssysteme
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
075<br />
SER Solutions Deutschland GmbH, Dirk Sveistrup, dirk.sveistrup@ser.de • KSA Kommunaler Schadensausgleich, Jörn Poerschke, info@ksa.de<br />
Im zweiten Schritt entwarfen die Projektverantwortlichen<br />
den eigentlichen Workflow. Er ermöglicht die elektronische<br />
Kommunikation zwischen Posteingang, Registratur, Sachbearbeiter,<br />
Schreibbüro, Abteilungsleiter, Mitglieder des KSA,<br />
Gutachter und dem Postausgang sowie die Einbindung des<br />
Output-Managements für die Druckausgabe. Bei der Konzeption<br />
der elektronischen Akte musste die unterschiedliche<br />
Aktenstruktur der drei Abteilungen Allgemeine Haftpflicht,<br />
Kraftfahrt und Heilwesen berücksichtigt werden. Der komplette<br />
Datenbestand des KSA, pro Jahr ca. 60.000 Akten mit<br />
chronologischem Aktenteil und Farbfoto-Register, wird<br />
seitdem vollständig in das System übernommen. Dabei<br />
erfüllt die elektronische Akte alle Anforderungen bezüglich<br />
Vollständigkeit, Integrität und Authentizität wie die herkömmlichen<br />
Papierakten. Geplant ist, diese Akten auch im<br />
Internet im nur für Mitglieder des KSA zugänglichen Online-<br />
Mitgliederservice (OMS) bereitzustellen.<br />
Die neue Schadenbearbeitung: alles elektronisch!<br />
Vor Einführung des SER-Workflows wurde der Dokumenteneingang<br />
von der Poststelle in die entsprechenden<br />
Registraturen gebracht. Diese legten entweder Neuschäden<br />
mit entsprechenden Akten an oder brachten die Schreiben<br />
(Nachgänge) zum Sachbearbeiter und zogen ihm die entsprechende<br />
Akte dazu. Die Zustellung der Post dauerte innerhalb<br />
des KSA schon mal ein bis zwei Tage. Anschließend<br />
diktierte der Sachbearbeiter zu dem Vorgang ein Schreiben.<br />
Wenn das Band voll war, brachte der Schreibdienst das Band<br />
in den Schreibdienst, wo die Schriftstücke geschrieben,<br />
ausgedruckt und mit Anlagen versehen über die Poststelle<br />
wieder dem Sachbearbeiter vorgelegt wurden. Hatte dieser<br />
noch Änderungen, wiederholte sich das Prozedere.<br />
Sachbearbeitung am Telearbeitsplatz<br />
Heute sind die Prozesse des internen Postverkehrs vollständig<br />
abgeschafft. Die Poststelle bringt die Post zur<br />
IMG (Input-Management-Group). Dort werden die Briefe<br />
geöffnet, entklammert, eingescannt und revisionssicher archiviert.<br />
Automatisch erkannte Post wird in Realtime dem<br />
zuständigen Sachbearbeiter zugestellt. Dabei spielt es keine<br />
Rolle mehr, wo sein Schreibtisch tatsächlich steht. Sachbearbeitung<br />
am Telearbeitsplatz ist nun genauso effizient wie<br />
Sachbearbeitung im KSA in Berlin. Automatisch klassifiziert<br />
wird die Eingangspost nach Sparten und Risiko. Nicht erkannte<br />
Dokumente gelangen zur Registratur, die die Dokumente<br />
manuell der entsprechenden elektronischen Akte<br />
zuordnet.<br />
Schnellere Durchlaufzeiten<br />
Mittlerweile 50 Schadenbearbeiter öffnen die elektronischen<br />
Akten im DOXiS Outlook-Client von SER und<br />
nehmen anhand der Schadenmeldung die Bearbeitung vor.<br />
Zumeist wird der Sachbearbeiter eine Mitteilung an den Anspruchsteller<br />
diktieren. Der Schreibdienst erstellt zum digitalen<br />
Diktat ein digitales Dokument, das der Sachbearbeiter<br />
der elektronischen Akte hinzufügt. Um das Dokument an<br />
den Anspruchsteller zu versenden, leitet der Sachbearbeiter<br />
das Dokument per Knopfdruck weiter. Sekunden später ist<br />
das Schreiben in der Druckstelle. Dort werden die Dokumente<br />
zentral gesammelt und gedruckt - täglich bis zu 1.500<br />
Schreiben. „Für den KSA heißt Fortschritt im Büro heute,<br />
die papiergebundene Organisation zu überwinden. Die<br />
elektronische Verteilung von Dokumenten und Vorgängen<br />
führt zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität,<br />
Effizienz und Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen. Die<br />
Durchlaufzeiten werden durch den Wegfall der Transport-,<br />
Liege- und Wartezeiten erheblich beschleunigt, was auch einen<br />
wesentlichen Vorteil im Bereich der Telearbeit darstellt“,<br />
erläutert Dr. Bernd Kathe, Abteilungsleiter KSA, den Nutzen<br />
der SER-Lösung.<br />
Durch die Einführung des Workflows kann der KSA<br />
außerdem die Telearbeit (Homeworking) ausweiten, was<br />
weitere Bürofläche einspart und somit einem Anstieg der<br />
Verwaltungskosten entgegenwirkt. Die Mitarbeiter können<br />
noch flexibler mit ihrer Zeit umgehen. Vordergründig ist<br />
jedoch die Verbesserung der Schadenbearbeitung in qualitativer<br />
und quantitativer Hinsicht, die bessere Betreuung<br />
der Mitglieder, die sich in der Endausbaustufe ihre Akten<br />
sogar im Online-Mitgliederservice ansehen können.<br />
Vollintegrierte Lösung<br />
Bei dem KSA hat SER eine ganzheitliche, integrierte Lösung<br />
geschaffen, die den gesamten Prozess vom Posteingang bis<br />
zur Druckausgabe der Ausgangspost umfasst. Die Lösung<br />
integriert die Module der DOXiS iECM-Suite von SER zur<br />
Dokumentenerfassung, Posteingangsbearbeitung, Archivierung<br />
und Vorgangsbearbeitung mit verschiedenen KSA-<br />
Systemen wie die Diktiersoftware und die KSA-Datenbank<br />
zur Schadenbearbeitung. Über den DOXiS Outlook Client<br />
erreichen die Sachbearbeiter alle benötigten Funktionen.<br />
Bärbel Heuser-Roth<br />
SER Solutions Deutschland