EasyLinux Einstieg in Linux (Vorschau)

Workshop
LibreOffice Writer
Gemeinsam Dokumente bearbeiten
Auf gute
Zusammenarbeit!
Ioannis Kounadeas, Fotolia
Franz Böhm
Wenn Sie in einer Arbeitsgruppe Texte verfassen und bearbeiten möchten, sollten Sie ein
paar Grundregeln beachten, damit am Schluss nicht viele verschiedene Dokumente vorliegen.
LibreOffice Writer bietet eine Reihe von Hilfsmitteln fürs Teamwork an.
Ioannis Kounadeas, Fotolia
Der eine arbeitet im Kölner Büro,
der andere in der Münchner Niederlassung,
und der dritte Kollege
sitzt im Homeoffice in Berlin. Wenn
Sie als verstreutes Team gemeinsam Officedokumente
bearbeiten und nicht auf
Cloud-Dienste wie Google Docs [1],
Zoho [2], Etherpad [3] und Co. zurückgreifen
möchten, dann ist LibreOffice
Writer vielleicht eine Alternative. Die
Textverarbeitung bietet jede Menge
Teamwork-Funktionen, die offline auf
dem eigenen Rechner zur Verfügung stehen.
Voraussetzung für einen reibungslosen
Ablauf ist, dass alle Mitarbeiter
die gleiche Programmversion verwenden.
Der Datenaustausch mit Microsoft
Office und anderen Officeprogrammen
klappt – gerade bei aufwendigen Formatierungen,
Tabellen oder Kästen – eben
nur einge-
schränkt, auch wenn viele gern das Gegenteil
behaupten.
Zuständigkeiten
Besonders wichtig ist zunächst einmal, zu
klären, wer die finale Verantwortung für
die Textformatierungen trägt. Es darf
nicht passieren, dass ein Bearbeiter einzelne
oder alle Formatierungen des Dokuments
überschreibt, weil sie ihm persönlich
nicht gefallen. Daher sollten Sie die
Arbeit in Abschnitte unterteilen: Zuerst
gilt es, den Inhalt zu erfassen und zu bearbeiten,
und erst dann ist die formale
Auszeichnung dran. Wenn das Layout
steht, darf kein Mitarbeiter kreativ hineinpfuschen.
Selbst wenn sich alle Teammitglieder an
diese Spielregeln halten, gibt es noch genügend
Stolpersteine auf dem Weg zum
fertigen Dokument. Wie alle Textverarbeitungen
formatiert LibreOffice seine
Dokumente abhängig vom Druckertreiber.
Das bedeutet, dass ein Ausdruck
auf verschiedenen Geräten immer
zu anderen Seitenumbrüchen
und zu einem anderen Layout
führen kann. Writer arbeitet
mit den Randeinstellungen
und Druckbereichen des im
Dokument aktiven Druckers.
Verschobene Grafiken und
andere Ärgernisse sind bei einem
Gerätewechsel also vorprogrammiert.
Vermeiden können Sie solche
Probleme, indem Sie im Vorfeld
abklären, in welchem Format und
auf welchem Drucker das Dokument
später landen soll. Sie formatieren und
speichern es dann auf Ihrem Rechner mit
den Druckereinstellungen und ‐treibern
des Ausgabegeräts (Datei / Druckereinstellung).
Alternativ exportieren Sie die Endfassung
in LibreOffice als PDF-Datei. Das
Portable Document Format speichert die
Dokumente unabhängig vom ursprünglichen
Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem
oder von der Hardware.
Bilder einfügen
Bilder betten Sie in Writer entweder direkt
in das Dokument ein oder Sie verknüpfen
sie mit der Datei. Beides hat Vorund
Nachteile. In der Entwurfsphase ist
es besser, die Bilder getrennt vom Text zu
verwalten und sie einfach nur zu verknüpfen.
Möchten Sie die Grafiken noch
einmal ändern oder austauschen, dann ist
es leichter, wenn diese in eigenen Dateien
vorliegen und nicht ins Dokument eingebettet
sind. In der Voreinstellung bettet
Writer Bilder ein. Um ein Bild zu verknüpfen,
wählen Sie Einfügen / Bild /
Aus Datei, suchen im Auswahldialog die
Grafik aus und aktivieren die Checkbox
Verknüpfen (auf einigen Systemen Link).
Geben Sie ein solches Dokument weiter,
vergessen Sie nicht, auch das Verzeichnis
mit den Bildern beizulegen. Der
Empfänger sollte zudem die Pfadangaben
überprüfen, falls er anstelle der Bilder
nur Rahmen als Platzhalter im Dokument
sieht. Dazu öffnet er aus dem
Menü Bearbeiten / Verknüpfungen den
Dialog Verknüpfungen bearbeiten, markiert
die gewünschten Links mit den Pfaden
und klickt auf Ändern (Abbildung
1). Im folgenden Fenster wählt er das
Verzeichnis mit den Grafiken aus und
EasyLinux
01/2014