Entwicklung eines Integrierten Managementsystems für ...

6 Integriertes Managementsystem des ILT und LLT 72
6.2 Vorgehen bei der Einführung des Managementsystems
Als Ansatz für das Managementsystem wurde ein prozeßorientierter Ansatz [Kap. 5.2] gewählt.
Beim prozeßorientierten Ansatz stehen strukturierte Prozeßbeschreibungen, in denen sich sämtliche
Forderungen der ISO 9001 wiederfinden, anstelle von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen
beim elementorientierten Ansatz. Die Forderungen der ISO 9001 stellen Mindestanforderungen
an die Prozesse dar. Darüber hinaus definieren Prozeßbeschreibungen, welche Aktivitäten
und Tätigkeiten notwendig sind, um Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erzielen und
die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Der Grundgedanke beim prozeßorientierten Ansatz ist,
daß jede Art von Produktion und Dienstleistung in Prozesse untergliedert werden kann, die
entweder parallel oder hintereinander geschaltet ablaufen können.
Das dem Managementsystem zugrunde liegende Prozeßmodell ist aus dem Wissensmanagementmodell
für technologieorientierte Forschungsinstitute [Kap. 4.3] abgeleitet. Aufgrund der
hohen Komplexität der Prozesse und starken Verknüpfung untereinander ist das Managementhandbuch
elektronisch aufgebaut. Darüber hinaus bietet ein elektronisches Managementhandbuch
den Vorteil, daß der Änderungsaufwand gegenüber einem konventionellen Managementhandbuch
in Papierform stark reduziert ist.
Ein elektronisches Managementhandbuch kann technisch unterschiedlich realisiert werden. Die
verschiedenen Möglichkeiten wurden von den Qualitätsbeauftragten mit den IuK-Spezialisten
untersucht und beurteilt. Die einfachste und am schnellsten zu realisierende Lösung besteht
darin, ein Dateisystem mit verlinkten MS Word-Dateien aufzubauen, da Dokumente in der Regel
in MS Word erstellt werden und die Software auf fast jedem Personal Computer installiert ist,
so daß keine Investitionen in Software und Schulung der Anwender erforderlich sind. Allerdings
eignet sich diese Lösung nur für eine homogene Netzwerkarchitektur und eine geringe Verlinkung
der Dokumente untereinander. Beide Voraussetzungen waren am ILT und LLT nicht erfüllt,
so daß diese Alternative ausschied. Eine auf Lotus Notes basierende Lösung passte nicht in die
derzeitige und geplante EDV-Struktur von ILT und LLT. Die Anschaffung der Software Lotus Notes
ist sehr kostenintensiv, außerdem müssen die Anwender geschult werden. Daher schied
auch diese Alternative frühzeitig aus. Die ausgewählte Alternative ist eine Intranet-Lösung aufgrund
der bereits vorhandenen EDV-Struktur und der hohen Funktionalität eines Intranets. Jeder
ILT/LLT-Mitarbeiter verfügt über einen modernen Personal Computer mit Netzwerkanschluß und
Internetzugang. Internetbrowser und email-Systeme werden von den ILT/LLT-Mitarbeitern regelmäßig
genutzt. Außerdem sind Internetbrowser kostenlos und plattformunabhängig. Großer
Vorteil einer Intranet-Lösung ist die einfache Zugriffsmöglichkeit auf externe Dokumente und
über Institutsgrenzen hinweg.
Ein zentraler Punkt beim Aufbau des Managementsystems bestand darin, die wesentlichen Prozesse
im ILT und LLT herauszuarbeiten und klare Schnittstellen zu definieren. Dabei wurden in
einigen Bereichen und Abläufen Schwachstellen und unklare Schnittstellen festgestellt, die beseitigt
werden mußten. Da die Prozesse teilweise horizontal verlaufen, werden herkömmliche
Organisationsstrukturen, wie z.B. Abteilungen, durchbrochen. Damit steht der Prozeßgedanke
insbesondere bei komplexen Geschäftsprozessen in Konflikt mit gewachsenen organisatorischen
Strukturen, da diese Geschäftsprozesse mehrere Abteilungen betreffen, aber ein Prozeßeigner
die Prozeßverantwortung trägt.