Entwicklung eines Integrierten Managementsystems für ...

6 Integriertes Managementsystem des ILT und LLT 85
Die Checkliste "Akquisition von Industrieprojekten" [Bild 6-8] ist unterteilt in die verschiedenen
Abschnitte Kundenanfrage, Kundenforderungen, Technisches Konzept, Grobplanung, Angebotsunterlagen
zusammenstellen, Prüfung und Abgabe des Angebots, Prüfung und Bestätigung
des Auftrags sowie Auftragsbestätigung. Diese Abschnitte entsprechen den Teilaufgaben in Bild
4-15, wobei sie teilweise detaillierter ausgeführt sind.
Die Checkliste "Akquisition von Industrieprojekten" soll insbesondere jungen, unerfahrenen
ILT/LLT-Mitarbeitern als Hilfestellung bei der Erstellung ihrer ersten Angebote für Industriekunden
dienen. Aber auch erfahrene ILT/LLT-Mitarbeiter werden durch die Bereitstellung von Dokumentenvorlagen
und Formularen unterstützt.
Ein vollständiges Angebot an einen Industriekunden umfaßt ein Anschreiben und eine sogenannte
Anlage A. Das Anschreiben wird nicht von den akquirierenden Mitarbeitern, sondern
von den Sekretariaten erstellt. Damit diese alle notwendigen Informationen zur Erstellung des
Angebotes erhalten, wurde ein Formular "Angebotslaufzettel" entwickelt, das als pdf-
Dokument in den Prozeß "Industrieprojekte" eingebunden ist. Der akquirierende Mitarbeiter
druckt den Angebotslaufzettel aus und füllt die Angaben aus. Die ausgefüllten Angebotslaufzettel
werden in den Sekretariaten aufbewahrt und regelmäßig ausgewertet. Daraus werden
Kennzahlen, wie z.B. Anzahl abgegebener Angebote, Anteil erteilter Aufträge an abgegebenen
Angeboten oder Zeit zwischen Kundenanfrage und Abgabe des Angebots, abgeleitet, die weiteres
Verbesserungspotential bei der Akquisition von Industrieprojekten aufzeigen.
Als Hilfestellung wurden Dokumentenvorlagen "Anlage A für eine Verfahrensentwicklung" und
"Anlage A für eine Produktentwicklung" erstellt, die eine Gliederung vorgeben und wichtige
Hinweise zur inhaltlichen Gestaltung einer Anlage A enthalten. Die Dokumentenvorlagen sind
von erfahrenen ILT/LLT-Mitarbeitern, Abteilungsleitern und der Institutsleitung gemeinsam erstellt
worden. Dabei wurden langjährige Erfahrungen berücksichtigt, die auf diesem Wege an
junge, unerfahrene ILT/LLT-Mitarbeiter weitergegeben werden.
Zur erfolgreichen Abwicklung eines Projektes ist es erforderlich, das Projekt in der geplanten
Form durchzuführen, so daß die Prüfung von Angebot und Auftrag, die als Vertragsprüfung bezeichnet
wird, eine kritische Größe darstellt. Um die akquirierenden Mitarbeiter und Abteilungsleiter
bei der Vertragsprüfung zu unterstützen und Erfahrungen aus früheren Projekten zu
berücksichtigen, wurde die Checkliste "Prüfung Angebot und Auftrag" [Bild 6-9] entwickelt
und in den Prozeß "Industrieprojekte" integriert. Die Checkliste fragt die wichtigen Größen eines
Angebots und eines Auftrags ab. Bevor ein Angebot an einen Industriekunden übergeben
wird, überprüft der Abteilungsleiter das Angebot anhand der Kriterien, die im Abschnitt "Prüfung
Angebot" vorgegeben werden, und bestätigt die Freigabe per Unterschrift auf der Checkliste.
Erteilt der Industriekunde den Auftrag, vergleicht der akquirierende Mitarbeiter den erteilten
Auftrag mit dem abgegebenen Angebot anhand des Abschnitts "Prüfung Auftrag" und
bestätigt die Freigabe per Unterschrift. Die Auftragsbestätigung an den Industriekunden führt
der Projektkaufmann durch und dokumentiert dies im Abschnitt "Auftragsbestätigung".