IFRS - MVV Investor

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MVV ENERGIE Konzernlagebericht
Internes Kontrollsystem zum Rechnungslegungsprozess
nach §§ 289 Abs. 5, 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB
Ziele
Im Rahmen der Finanzberichterstellung besteht das Risiko, das
ein unentdeckter Fehler in einem rechnungslegungsrelevanten
Prozess zu einer Falschaussage im Abschluss der MVV Energie
Gruppe führen kann. Um diesem Risiko entgegenzuwirken,
ist innerhalb der MVV Energie Gruppe ein internes Kontrollsystem
(IKS) eingerichtet, das zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit
und Verlässlichkeit der internen und externen
Rechnungslegung (einschließlich Anhangerstellung und Lageberichterstattung)
dient. Des Weiteren ist ein konzerneinheitliches
Risikomanagementsystem (RMS) zur Risikoidentifikation,
-analyse, -bewertung und -berichterstattung implementiert.
Das rechnungslegungsbezogene IKS erstreckt sich auf die
Finanzberichterstattung im gesamten MVV Energie Konzern und
beinhaltet Grundsätze, Verfahren, Regelungen und Maßnahmen
zur Sicherstellung einer vollständigen, richtigen und zeitnahen
Erfassung von Geschäftsvorfällen unter Einhaltung der gesetzlichen
Vorgaben. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
wird zudem durch einen Compliance-Managementbericht jährlich
bestätigt. Weiterhin ist von Geschäftsführern der Tochtergesellschaften
sowie von ausgewählten Bereichsleitern der
MVV Energie Gruppe ein jährlicher interner Bilanzeid zu leisten.
Grundlagen
Das interne Kontrollsystem ist integraler Bestandteil des
Rechnungslegungsprozesses der MVV Energie Gruppe. Grundlage
innerhalb der Aufbau- und Ablauforganisation bilden das
Vier-Augen-Prinzip und die konsequente Umsetzung von Funktionstrennungen
sowie Richtlinien, Verfahrensanweisungen und
Genehmigungsprozesse, die durch das interne Informationsund
Kommunikationssystem unterstützt werden.
Fehlerverhindernde und -aufdeckende Maßnahmen sind in
Form von systemunterstützten und manuellen Kontrollen in
den Prozessen integriert oder als Überwachungskontrollen im
Verantwortungsbereich von Gruppenleitern, Abteilungsleitern
und Vorstand eingerichtet.
Aufbauorganisation
Das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem (IKS)
ist Bestandteil der Rechnungslegungs- und Finanzberichterstattungsprozesse
der MVV Energie AG. Der kaufmännische
Bereich der MVV Energie AG ist für die Erstellung des
MVV Energie 2009/10
Einzelabschlusses der MVV Energie AG, des Konzernabschlusses
der MVV Energie Gruppe sowie für das rechnungslegungsbezogene
interne Kontrollsystem verantwortlich. Die MVV Energie
Gruppe verfolgt das Ziel, die internen Kontrollsysteme auf einen
konzernweit einheitlichen Standard zu bringen. Um der Forderung
eines dokumentierten und jederzeit nachvollziehbaren
IKS nachzukommen, wurde bei der MVV Energie AG bereits
erfolgreich eine standardisierte Vorgehensweise zur Prozessund
Kontrolldokumentation implementiert. Die Teilkonzerne
Stadtwerke Kiel AG und Energieversorgung Offenbach AG
haben im Mai 2010 ebenfalls damit begonnen, das interne
Kontrollsystem nach diesem standardisierten Verfahren zu
dokumentieren. Die MVV Energie AG unterstützt beide Teilkonzerne
bei der Einführung und Umsetzung des IKS. So
können das Know-how und die gewonnenen Erfahrungen
der mit IKS betrauten Mitarbeiter der MVV Energie AG bei
den Tochtergesellschaften in Kiel und Offenbach sinnvoll und
kostensparend genutzt werden. Die Projektorganisation für
die Einführung eines konzerneinheitlichen IKS wird von der
MVV Energie AG gesteuert. Bis zum 30. September 2011 soll
die Umsetzung sowie die Dokumentation der Kontrollhandlungen
abgeschlossen sein.
Die Ablauforganisation ist in den abschlussrelevanten Bereichen
der MVV Energie AG durch eine spezielle Software visualisiert
und im Intranet veröffentlicht. Einzelfallbezogene Regelungen,
die detaillierter den Prozessablauf beschreiben, sind als zusätzliche
Informationen in dem visualisierten Prozessablauf
hinterlegt. Die Abschlusserstellung erfolgt unter Einhaltung
eines Terminplans, der alle Bereiche berücksichtigt, die Daten
für die Erstellung des Finanzberichts zur Verfügung stellen
müssen. Die permanente Überwachung der rechtzeitigen
Anlieferung von Informationen zu den jeweiligen Terminen
sowie die Dokumentation der angelieferten Daten erfolgt
standardisiert und ist jederzeit nachvollziehbar.
Unterstützt wird das Rechnungswesen durch ein integriertes
Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System). Durch im
ERP-System hinterlegte Validierungen, die Daten auf ihre Gültigkeit
prüfen, sollen systemseitig Fehler im Vorhinein vermieden
werden. Gleichzeitig soll mit einem im ERP-System hinterlegten
Benutzerberechtigungskonzept ein unberechtigter Zugriff auf
Daten und Systeme beziehungsweise Systemeinstellungs-,
Buchungs- und Berichtsfunktionen ausgeschlossen werden.