(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
3.2.2 Tiltaksutløsende behov
Det fremgår av første setning i kapittel 1.1.4 (KVU del 1) at det prosjektutløsende behov er at
Arkivverket (Riksarkivet, Statsarkivene og Norsk helsearkiv) de nærmeste årene, skal motta
ca 120 000 hyllemeter papirarkiver. Dette er arkiver som det i dag ikke er plass til i Arkiv-
verkets magasiner, og materialet må skaffes en oppbevaring som er arkivfaglig forsvarlig
eller digitaliseres og deretter kasseres. Materialet kan på denne måten bevares trygt i et
langtidsperspektiv.
Den vanlige måten å løse plassbehovene på, har vært å bygge ut de enkelte enheter i
Arkivverket hver for seg. De siste 30 årene er det gjennomført 14 slike nybygg eller
utvidelser av eksisterende bygninger. Sammenfall i tid for så mange likeartede bygge-
prosjekter gjør det nødvendig å vurdere dem i et samlet perspektiv. Det bør vurderes om
dette kan løses bedre gjennom et samlet bygningsmessig grep, enn gjennom fortsatt
desentralisert utbygging. Prosjektet skal også klargjøre hvilke rammevilkår som er nødvendig
for at Arkivverket skal løse oppgavene i forbindelse med digitalisering og digital arkivdanning.
Digitalt materiale innebærer at fysiske volumer og arealbehov erstattes av elektronisk
arkiver. Forvaltning og datavedlikehold skal sikre at den digitale informasjonen er lesbar i et
tusenårsperspektiv, og dokumentere at den blir opprettholdt i autentisk form.
Det fremgår av KVU (kapittel 1.2 om prosjektutløsende behov) at prosjektet også skal
klargjøre hvilke rammevilkår som er nødvendig for at arkivverket skal løse oppgavene i
forbindelse med digitalisering og digital arkivdanning. Dette gjelder både digitalisering av
papirmateriale for kassasjon, digitalisering for tilgjengeliggjøring, og mottak av digitalt skapt
materiale. Behovsanalysen omhandler således både tilførsel av papirbasert og digitalt skapt
materiale, og tre ulike situasjoner knyttet til digitalisering:
Materiale som digitaliseres for kassasjon
Materiale som digitaliseres for tilgjengeliggjøring
Digitalt skapt materiale
Det er som nevnt over gjort en avgrensning i alternativanalysen, ved at den kun er knyttet til
mottak av papirarkiver. Vi har i vår kvalitetssikring forholdt oss til denne avgrensningen og er
kun knyttet til mottak av papirbasert arkivmateriale.
Arkivverket er arkivdepot for alle statlige organer, og skal motta arkiv som ikke lenger er i
administrativt bruk. Normalt skjer dette når materialet er 25-30 år. Det er av arkivverket
stipulert en årlig avlevering utenom Norsk helsearkiv på 11 200 hyllemeter i perioden frem til
2025. For perioden 2025 til 2045 er det stipulert at avleveringstallet halveres som en årlig
gjennomsnittsvurdring.
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 17 av 62 5. august 2011