(KS1) - Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst

KS 1-rapport, Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og digitaliseringsutfordringer
3.2.4 Kvalitetssikrers samlede vurdering av behovsanalysen
Det er gitt en god beskrivelse av Arkivverket og dets hovedoppgaver gjennom de to
hovedaspektene; bevaringsoppgaven og de bruksrettede oppgavene. Videre er det gitt en
grei opplisting av sentrale politiske føringer knyttet til Arkivverkets hovedutfordringer, og en
kartlegging av interessenter/ aktører i en interessentanalyse.
Det tiltaksutløsende behovet er knyttet til mottak av papirbasert materiale og begrensninger i
dagens magasinkapasitet. Det er dokumentert at dagens kapasitet ikke er tilstrekkelig, men
usikkerheten knyttet til den årlige tilveksten i arkivmateriale burde vært drøftet nærmere.
Arkivverket vil i økende grad motta digitalt skapt materiale, og behovsanalysen inneholder
behov knyttet til dette. Siden denne problemstillingen ikke er vurdert videre i
alternativanalysen, ville det vært naturlig med en drøfting av denne avgrensningen.
Det er vår vurdering at behovsanalysen er tilstrekkelig grunnlag for videre kvalitetssikring og
underlag for strategidokumentet
3.3 Strategikapitlet
Strategikapitlet utgjør kapittel 3 i rapporten om Arkivverkets håndtering av arkivtilvekst og
digitaliseringsutfordringer. Her gis en beskrivelse av overordnet strategi, samfunnsmål,
effektmål og suksesskriterier.
Vår kvalitetssikring omfatter kontroll av dokumentet med hensyn på indre konsistens og
konsistens mot behovsanalysen. Videre skal det gis en vurdering av hvorvidt oppgitte mål er
presist nok angitt til å sikre operasjonalitet.
3.3.1 Samfunnsmål
Med samfunnsmål menes den verdiskapning som investeringstiltaket skal gi samfunnet, og
samfunnsmålene skal beskrive hvilken samfunnsutvikling prosjektet skal bygge opp under.
Samfunnsmålet skal vise eiers ambisjon med tiltaket.
Følgende samfunnsmål er definert:
”Målet for den videre utbygging av Arkivverket er at både den papirbaserte og den digitale
arkivbestanden blir bevart og sikret for fremtiden og at alle får god og enkel tilgang til
kulturarv og samfunnsdokumentasjon.”
Samfunnsmålet har tatt utgangspunkt i etatens strategiplan:
”Arkivverket skal sørge for at arkiver som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi,
eller som ivaretar administrative, rettslige eller velferdsmessige dokumentasjonsbehov, blir
bevart og gjort tilgjengelig for bruk.”
Kvalitetssikrers vurdering
Samfunnsmålet skal være et uttrykk for den nytte eller verdiskaping som et investeringstiltak
skal føre til for samfunnet, og vi mener at det oppgitte samfunnsmålet er i tråd med denne
definisjonen. Samfunnsmålet henviser til både bevaringsoppgaven og til de bruksrettede
oppgavene til Arkivverket. Samfunnsmålet er således generelt og kan gjelde for flere tiltak for
Arkivverket.
Terramar, Oslo Economics og Promis Side 20 av 62 5. august 2011